Gazdasági Ismeretek | Vállalkozási ismeretek » Tózsáné Talyiga Anikó - Gyakorlócég működése

A SIKER RÖGÖS ÚTJAIN – VÁLLALKOZZUNK EURÓPÁBAN A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A 11.-12 ÉVFOLYAM SZÁMÁRA Írta: Tózsáné Talyiga Anikó Vízi Izabella 2003. A projektet támogatja az Európai Unió és a Magyar Köztársaság Tózsáné Talyiga Anikó – Vízi Izabella: A gyakorlócég működése Lektorálta: Tusnádiné Kiss Erzsébet Széchenyi István Közgazdasági Szakközépiskola Kiadásért felelős: dr. Sipos Mihály igazgató Megjelent a Neumann János Középiskola és Kollégium gondozásában. Készült: Molnár és Társa "2001" Nyomda és Kiadó Kft Igazgató: Molnár György Szaktanácsadó: Szabó Alpár A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE TARTALOMJEGYZÉK 1. 2. A SZIMULÁLT VÁLLALKOZÁSOK MŰKÖDTETÉSE .10 MENEDZSMENT .11 2.1 A vezetés lényege 12 2.2 A vezetői képességek, szerepek, vezetési funkciók 13 2.21 Vezetői képességek 13 2.22 Vezetői szerepek 14 2.23 Vezetési funkciók 15 2.3 A vállalkozás, a vállalkozóvá

válás 16 2.4 Döntés, döntéshozatal 16 2.5 A tulajdonosi és munkaszervezet 18 2.51 A munkaszervezet típusai 19 2.6 Motiváció, vezetési stílusok 20 2.61 A motiváció lényege 20 2.62 Motivációs elméletek 20 2.63 Motivációs stratégiák 22 2.7 Kommunikáció, kontrolling Ellenőrzés 23 2.71 Tárgyalás 23 2.72 Értekezletek, megbeszélések 26 2.73 Írott kommunikáció 27 2.74 Kontrolling - eredménymenedzsment 28 2.75 Ellenőrzés 29 2.8 Üzleti tervezés 30 3. MARKETING .32 3.1 Piackutatás 33 3.11 Kérdőív 33 3.2 Marketingkommunikáció 34 3.21 Reklám 35 3.22 Értékesítés-ösztönzés 37 3.23 Személyes eladás 40 3.24 Propaganda, közönségkapcsolatok (PR) 40 4. TITKÁRSÁG .42 4.1 A titkárság feladatköre a gyakorlóirodában 42 4.11 Különféle iratfajták, levelek készítése 43 4.12 Iratkezelés 49 4.13 Egyes irodatechnikai eszközök használata, ezekkel történő ügyintézés. 58 4.14 Bizonylatok kezelése, nyilvántartása,

igénylése 61 5. BESZERZÉS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS .66 5 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 5.1 Piaci információk gyüjtése, piackutatás 68 5.2 Ajánlatkérés, a szállító kiválasztása 68 5.3 A beszerzési igény megtervezése 69 5.4 A szállítási szerződések megkötése, megrendelések nyilvántartása 70 5.41 Szerződések, keret-megállapodások 71 5.42 Megrendelés, megrendelések visszaigazolása 73 5.43 Termékfelelősség 75 5.44 Megrendelések nyilvántartása 76 5.5 Áruátvétel 76 5.51 A szállítólevél 76 5.52 A számla 77 5.6 Minőségi, mennyiségi kifogások, rendezésük 78 5.7 Készletnyilvántartás 79 5.8 Feladások 79 5.81 Napi feladás a pénzügyi csoport felé 79 5.82 Havi feladás a pénzügyi csoport felé 80 5.9 Adatszolgáltatás 80 5.10 Készletgazdálkodás, készletelemzés 80 6. ÉRTÉKESÍTÉS .83 6.1 A piaci információk gyűjtése, marketingtevékenység 84 6.2 Ajánlatadás 84 6.3 Az árak kialakítása 85 6.4 A

megrendelések elfogadása, visszaigazolása, nyilvántartása 86 6.41 Megrendelés 86 6.42 Megrendelés visszaigazolása 86 6.43 Megrendelések nyilvántartása 87 6.5 A vevők nyilvántartása 87 6.6 Kiszállítás, számlázás 87 6.61 Szállítólevél 88 6.62 Számla 88 6.7 Készletnyilvántartás, készletgazdálkodás 89 6.8 Feladások készítése 90 6.81 Napi feladás a pénzügy felé 90 6.82 Havi feladás a pénzügy felé, aki továbbítja a számviteli csoport felé . 90 6.9 Az áruforgalom elemzése 90 6.10 Adatszolgáltatás 90 6.11 A logisztika 91 7. PÉNZÜGY .93 7.1 Bankszámla-nyitás, pénzforgalom lebonyolítása 94 7.11 Bankszámla-nyitás 94 7.12 A pénzforgalom 97 6 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 Bejövő számlák nyilvántartása, kiegyenlítése. 102 Szállítói folyószámlák vezetése, törzsadatok nyilvántartása. 103 Kimenő számlák nyilvántartása, ellenőrzése . 104 Vevői folyószámlák vezetése,

vevők törzsadatainak nyilvántartása. 105 Egyenlegközlő levelek küldése, fogadása, egyeztetés . 106 Fizetési határidőn túli vevő i illetve szállítói állományok kimutatása 106 Fizetési felszólítás, kamatterhelés . 107 Fizetendő adók számítása, bevallása, nyilvántartása, pénzügyi rendezése. 107 7.91 Adóbevallások 108 7.92 Adóbefizetések 108 7.10 Munkabérrel kapcsolatos elszámolások pénzügyi rendezése 108 7.11 Egyeztetés a számvitellel, a beszerzéssel, az értékesítéssel, a munkaügyi csoporttal. 109 8. HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS .109 8.1 Munkaerő-gazdálkodás: 110 8.11 Munkaerő-szükséglet 111 8.12 Önéletrajz, pályázat, pályáztatás 111 8.2 Munkaviszony létesítésével, a munkaviszony megszűnésével és megszüntetésével járó feladatok elvégzése . 116 8.21 Munkaviszony 116 8.22 Munkavállaló 117 8.23 Munkáltató 117 8.24 Munkaviszony - munkaszerződés 117 8.25 Pályázat 118 8.26 Próbaidő 119

8.27 Munkaszerződés módosítása 119 8.28 Kollektív szerződés 119 8.29 Érdekképviseleti szervek: 119 8.210 Munkaviszony megszűnése 119 8.211 A munkaviszony megszüntetése 120 8.212 Rendes felmondás 120 8.213 Teendők a munkaviszony megszűnésekor 121 8.214 Munkavégzés 121 8.215 Munkaidő: 122 8.216 Pihenőidő 122 8.217 Szabadság 122 8.218 Rendkívüli munkavégzés 123 8.219 Ügyelet és készenlét 123 8.220 Munka díjazása, munkabér 124 8.3 A havi bérek és egyéb juttatások számfejtése, előkészítése a tényleges bérfizetéshez. 124 7 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.4 Társadalombiztosítási és járulékfizetési kötelezettség, valamint az erre vonatkozó nyilvántartások. 126 8.41 A társaság tevékenységében személyesen közreműködő tagja 127 8.42 Kiegészítő tevékenységet folytató tag járulékfizetési kötelezettsége . 128 8.43 Megbízási díj utáni járulékfizetés 129 8.44 A társas vállalkozás, mint

foglalkoztató járulékfizetési kötelezettsége . 129 8.45 Járulékbevallás és befizetés határideje 130 8.46 Egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettség 130 8.47 Munkaadói és munkavállalói járulékkal kapcsolatos feladatok 133 8.48 Nyilvántartások 133 8.49 A gazdasági társaság, mint társadalombiztosítási kifizetőhely 134 8.410 Társadalombiztosítási ellátások 134 8.5 Az előírt adatszolgáltatások teljesítése 134 8.51 Az adatszolgáltatással kapcsolatos kifizetői és munkáltatói feladatok . 135 9. SZÁMVITEL .137 9.1 A számviteli törvény 137 9.11 Beszámolási kötelezettség 138 9.12 Nyilvánosságra hozatal, közzététel 139 9.13 Számviteli szolgáltatás 140 9.14 Könyvvizsgálat 140 9.2 A számviteli politika és a hozzákapcsolódó szabályzatok elkészítése és folyamatos frissítése . 141 9.3 A vállalkozás vagyonrészeiben bekövetkezett változások folyamatos vezetése- a könyvvezetés . 143 9.31

Könyvvezetési kötelezettség 143 9.32 A könyvelés technikája 143 9.33 A könyvelés menete 144 9.4 Üzleti év végén zárás, leltár, a beszámoló elkészítése 144 9.41 Az éves beszámoló részei 145 9.5 A tárgyi eszközök és immateriális javak nyilvántartása 148 9.6 Elemzések készítése a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. 149 9.61 A vagyon- és tőkestruktúra mutatók 150 9.62 A hatékonyság mutatói 151 9.63 Jövedelmezőségi mutatók 152 9.64 Likviditási mutatók 153 9.65 A pénzügyi struktúra mutatói 153 9.66 Piaci mutatók 154 8 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 10. A TÁRSADALMI ÉS HIVATALOS ÉRINTKEZÉS NORMÁI, A MUNKAHELYI VISELKEDÉS SZABÁLYAI .154 11. FELHASZNÁLT IRODALOM 163 9 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 1. A SZIMULÁLT VÁLLALKOZÁSOK MŰKÖDTETÉSE A szimulált vállalkozásunkat korlátolt felelősségű társasági formában működtetjük. A cég megalapítása után az egyes funkcionális

területeken, az alapszinten elvégzendő feladatok megismertetése, bemutatása a célunk Az egyes munkaterületeken elvégzendő feladatok elméleti ismeretanyagát minden esetben kiegészíti a konkrét kitöltött bizonylatok, bevallások, ügyiratok, stb. bemutatása Az egyes részterületekhez kapcsolódó elméleti ismeretanyagot azért tartjuk fontosnak, s azért ismertetjük, mert az üzleti gazdaságtan tantárgy keretében csak a későbbiekben tanul ezekről a diák, illetve esetlegesen nem is tartalmazza a tananyag a szükséges ismeretet. Természetesen az érettségi utáni szakképzésben a hallgató ezen ismeretek döntő részével már rendelkezik. A 11 évfolyamos osztályban csak a marketing tantárgy keretében tanultakra tudunk építeni, így erről nem is szólunk nagyon részletesen. A szimulált vállalkozásunk szervezeti felépítését a következő oldal ábrája mutatja be. A szervezeti sémából adódó funkcionális területek az alábbiak: •

Menedzsment, • Marketing, • Titkárság, • Beszerzés, • Értékesítés, • Pénzügy, • Humán erőforrás gazdálkodás, • Számvitel. Az értékesítési és a pénzügyi terület a cégnél egy alrendszer, az irányítást végző középszintű vezető minkét területért felelős, s a feladatból adódóan viszont két felettes vezetőnek is alárendelt. Az egy munkaterülethez való telepítést az a gondolat vezérelte, hogy itt döntően csak az értékesítés számlázással kapcsolatos feladatai vannak, a marketinghez és a készletgazdálkodáshoz kapcsolódó feladatokat nem itt végzik. A szervezeti felépítésből eredően ismertetjük az egyes alrendszerek lényegét, alap elméleti ismeretanyagát, feladatait, kapcsolatait más alrendszerekkel, illetve külön, egy dokumentumtárban bemutatjuk a készítendő iratokat, bizonylatokat, dokumentumokat, stb. A készített segédanyagot kiegészítettük a társadalmi és hivatalos érintkezés normáinak,

a munkahelyi viselkedés szabályainak, az önéletrajz és pályázatírás, pályáztatás legfontosabb tudnivalóinak bemutatásával. Úgy érezzük a siker eléréséhez a szakmai ismereteken túl ezek is fontosak 10 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Ügyvezető Kereskedelmi manager Beszerzési csoport vezető Gazdasági igazgató Pénzügyi és értékesítési csoport vezető Számviteli csoport vezető Titkárságvezető Személyzeti vezető Marketing Asszisztens Titkárnő Beszerzési munkatárs Pénzügyi , értékesítési munkatárs Kontírozó könyvelő Bér és TB ügyintéző Az alapított vállalkozás szervezeti felépítése 2. MENEDZSMENT A vállalkozásunk menedzsmentjét az ügyvezető, a gazdasági igazgató, a kereskedelmi manager alkotja. Rajtuk kívül vezetői feladatokat látnak el az egyes munkaterületek csoportvezetői, illetve a titkárságvezető is. Legfontosabb feladatuk eddig az első ötlettől indulva a cég megalapítása volt,

innentől kezdve pedig a vállalkozás sikeres működtetése. Az eredményes vezetői munka igényel bizonyos ismereteket, kívánatos bizonyos tulajdonságokkal rendelkezni. Ebben a részben ebben próbálunk segítséget, iránymutatást nyújtani A történelmi fejlődés, a munkamegosztás kiszélesedése eredményeként a gazdálkodó egységekben határozottan megjelent az igény a folyamatok irányítására, koordinálására, tervezésére, ellenőrzésére, személyes felügyeletére. Ez automatikusan életre hívta a vezető és a beosztott viszonyt A modern szervezetek fontos jellemzője, hogy meghatározott célja van, amiért tevékenykedik, s ezt a célt, s az ennek érdekében folytatott folyamatos tevékenységet az erre szakosodott vezetők biztosítják, irányítják. 11 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Vezető az, aki a szervezet tagjaival együttműködik a szervezet és az egyének céljainak szervezett módon történő megvalósítása érdekében. 2.1 A

VEZETÉS LÉNYEGE A vezető a munkája során három feladatcsoporttal találja magát szemben: 1. Feladat és szervezet vezetése 2. Emberek vezetés 3. Munkafolyamat vezetése Munkáját - a szervezet céljainak megvalósítása során - alapvetően négy erőforrás kombinálásával végzi: − Anyagi erőforrások − Emberi erőforrások − Pénzügyi erőforrások − Információs erőforrások Vezetési szintek: A legtöbb szervezetben minimálisan három eltérő feladatkört és ebből adódóan három vezetői szintet különböztetünk meg. 1. Felső vezetés – stratégiai szint: jellemzője, hogy meghatározza a szervezet hosszú és középtávú céljait, válaszol a környezeti kihívásokra. 2. Középvezetés – vezetői szint: a célkitűzésekben megfogalmazott kimenethez készítenek terveket, programokat, normákat, szabályokat. 3. Alsó szintű vezetés – operatív szint: ők a munkahelyi vezetők, akik a közvetlen beosztottak irányítását végzik

Természetesen egy kisebb gazdálkodó egységnél, az egyéni vállalkozásnál, egy családi vállalkozásnál ezek a vezetői szintek nem különülnek el. Az általunk alapított vállalkozásban az ügyvezető, a gazdasági igazgató, a kereskedelmi menedzser alkotják a felső vezetés szintjét, az egyes funkcionális alrendszerek csoportvezetői jelentik együtt a közép és az alsó, ún. munkahelyi vezető szintet A vezetés - ha jellemezni akarjuk, azt mondhatnánk, hogy – szakma, tudomány és művészet. Szakma, mert mint minden szakmai tevékenységnek megvannak a mesterségbeli fogásai, s ezeket el lehet sajátítani, tanulás során lehet fejleszteni. Tudomány, mert mostanra már kialakultak általános elvei, törvényszerűségei, s különböző vezetési irányzatok léteznek Művészet jellege pedig abban áll, hogy a vezető sajátos környezeti feltételek között, saját tehetségének és képességének megfelelően alkalmazza a megszerzett elméleti

ismereteit. 12 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 2.2 A VEZETŐI KÉPESSÉGEK, SZEREPEK, VEZETÉSI FUNKCIÓK 2.21 Vezetői képességek A vezetői munka tehát tanulással, gyakorlással elsajátítható, azonban az emberek különbözőek, más-más képességekkel rendelkeznek. A hatékony vezetőképzés során nagy hangsúlyt kell helyezni a vezetői munkához szükséges képességek fejlesztésére (Az egyes vezetői szinteken más-más képességek a fontosabbak) A cél kitűzése: reális, elérhető, mérhető, meghatározott célok kitűzése, mely ösztönzi a teljesítményt. Vezetői működés: a vezető munkája során arra ösztönzi az embereket, hogy tegyék meg azt, amit tőlük elvárnak. Problémamegoldás és döntéshozatal: meghozza a szükséges döntéseket, megoldja a problémákat, munkája során fontos kérdésekre összpontosít. Változások és konfliktusok kezelése: a változás az élet ténye, fel kell ismerni a változást, s tudatosan kell

tevékenykedni, hogy céljaikat a szervezet és az egyének is elérjék. A változás általában konfliktust is von maga után, de bizonyos konfliktus előre viszi a szervezetet, ha egészséges verseny formájában ösztönöz a magasabb teljesítményre. Gazdálkodás az idővel: a vezetőnek hatékonyan és eredményesen kell saját és munkatársai idejét is beosztani – az idő értékes eszköz. Az idő megtervezése, szervezése, ellenőrzése, hogy a teljesítés és tevékenység egyenletes legyen. Kommunikáció: lényege az információ átadása és megértése egyik személytől a másikig. A jó kommunikációs képességnek három fő szempontját ismerjük: Ráérzés + Megfelelő közeg + Megfigyelő képesség. A ráérzés: képesség, hogy a dolgokat képesek legyünk a másik ember szemszögéből látni. A megfelelő közeget a kommunikáció előtt választjuk meg, az alkalom és a kommunikáció formájának megválasztását jelenti. A jó megfigyelő

képesség eredménye, hogy meg tudjuk hallani azt, amit más személyek mondanak, visszajelzést adunk Képzés és tanácsadás: emberekkel való foglalkozást jelent, a vezető mindig a szervezete tagjainak oktatója, tanácsadója is egyben. Figyelni kell a beosztottak képzésére, útmutatást, támogatást kell nyújtani számukra Diplomáciai készség: a vezetőnek ilyen képességgel is rendelkeznie kell, mert ez nyújt számára teret a manőverezéshez, mellyel csökkenteni lehet a bürokráciát, segít a kompromisszum keresés, az alkudozás, a lobbyzás, a dolgok gyorsabb elintézése során. Természetesen itt figyelni kell az etikai és jogi következményekre is. 13 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Értékelés és jutalmazás: Az emberek a munkában kifejtett erőfeszítéseikért, teljesítményükért cserébe valamit kapni akarnak, s ez az értékelési és jutalmazási folyamatban valósul meg. Az értékelést akkor kell végezni, amikor szükséges (nem

formálisan évente, félévente), s ez egy visszajelzés, de fontos, hogy az ebből eredő párbeszéd probléma-diagnózis legyen. 2.22 Vezetői szerepek A vezetők munkájuk során különböző szerepeket „játszanak el” a szervezeten belül és kívül a célok megvalósítása során. Ez a vezetői munka ún magatartástudományi oldala A vezető szerepekkel Henry Mintzberg foglalkozott Formális hatáskör és státusz: formális hatáskörrel és státusszal minden vezető rendelkezik saját szervezeti egysége felett. A feladatok egyben szerepelvárásként is jelentkeznek vele szemben Emberek közötti szerepek: − Nyilvános megjelenések szerepe: bizonyos ceremoniális kötelezettségei minden vezetőnek vannak: pl. elnöklés, látogatók fogadása, elismerések átadása stb. − Főnöki szerep: a munkavállalók felvétele, jutalmazása, motiválása, elbocsátása stb. − Kapcsolatteremtő és ápoló szerep: a szerep jelentősége fokozatosan nő, minden

vezetőnek szüksége van szervezeten belül és kívül is hatékony kapcsolatrendszer kialakítására és annak ápolására. Információs szerepek: − Információgyűjtő szerep: a külső és belső környezetből származó aktuális információk iránti igényt, valamint összegyűjtését jelenti. − Információszétosztó szerep: az összegyűjtött információkat átadja a szervezete tagjainak (mindenkinek a munkájához szükségest). − Szóvivő szerep: a szervezeten kívülre jelent információnyújtást, tájékoztat, informál, beszédet mond stb. Döntési szerepek − Vállalkozói szerep: állandóan keresi szervezete fejlesztésének lehetőségét, ötletei megvalósításának útját. − Zavarelhárító szerep: ennek során válaszol a napi működés problémáira, megoldja a napi gondokat. − Erőforrás-szétosztó szerep: a szükséges erőforrások mindig korlátozottan állnak rendelkezésre, állandó mérlegelést igényel azok

felhasználása. − Tárgyaló szerep: külső és belső szereplőkkel folytatott tárgyalások, állandó kompromisszum-keresés a célok elérése érdekében. 14 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 2.23 Vezetési funkciók A vezetés funkcionális oldala abban nyilvánul meg, hogy ez a bonyolult, komplex feladat-együttes különböző funkciókra tagolható. Ezek mutatják meg, hogy mik azok a speciális szakismeretek, melyek a vezetésnek, mint szakmának az összetevői. A vezetésnek öt funkciója létezik: 1. Tervezés 2. Szervezés 3. Emberek irányítása 4. Koordináció 5. Ellenőrzés Tervezés Mit akarunk elérni és hogyan? A tervezési folyamat eredménye a szervezet célja, valamint az azok eléréséhez elvezető akciók. A tervezés során kiemelt szerepet kapnak az azok megvalósításához rendelkezésre álló erőforrások Szervezés A szervezési folyamat irányulhat a szervezet felépítésére, s irányulhat a gazdálkodó egységben lezajló folyamatokra.

Célja a célok eléréséhez legalkalmasabb szervezet kialakítása illetve annak a működtetése Az egyes szinteken tevékenykedő vezetőknek különböző szervezési feladatai vannak, pl a munkahelyi vezető a termelési folyamattal, az erőforrás elosztással kapcsolatos szervezési feladatot old meg, a felső szintű vezetőre pedig a szervezeti struktúra szervezése jellemző. Emberek irányítása Közvetlen, személyes kapcsolatot jelent a vezető és a beosztottjai között, annak érdekében, hogy a szervezet céljait elérje. Az ember egy sajátos, speciális erőforrás, s a vezetőnek meg kell találnia azt az utat, amely a munkaerőt minőségi feladatok elvégzésére, esetlegesen többletfeladatok elvégzésére sarkalja. Koordináció Az egyes szervezeti egységek céljainak és tevékenységének az összehangolását jelenti a célok megvalósulása érdekében. Az egyes szervezeti egységek egymásra utaltságának (pl. vertikális termelési folyamat)

mértékével erősödik a koordináció szükségessége. A korlátozottan rendelkezésre álló erőforrások, hiányzó feltételek erőteljesen igénylik a munkahelyi vezető kreativitását, rátermettségét, magas koordinációs szerepét Ellenőrzés A vezetési feladatokat mintegy lezáró tevékenység a visszacsatolás, az utólagos értékelés. Fontos, hogy időről időre visszacsatolást kell végezni az irányított folyamat eredményéről, s a vezetői munkáról is – ebből adódik, hogy a vezetői munka egy önmagát javító tevékenység. Az elért eredmények értékelését, a hibák feltárását nem egyedül kell végeznie, de felelőssége miatt a vezető ezt nem hanyagolhatja el. 15 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 2.3 A VÁLLALKOZÁS, A VÁLLALKOZÓVÁ VÁLÁS A vállalkozó az a személy, aki a különböző erőforrások összehangolásával azokat a kívánt eredmények/célok elérése érdekében irányítja és vállalja az ezzel járó kockázatok

egészének vagy egy részének viselését. A vállalkozók a társadalom kockázati elemei, de egyben mozgatórugói is, akik változásokat idéznek elő A vállalkozók által létrehozott új gazdasági egység a vállalkozás, mely olyan egyedülálló gazdasági erőforrás, amely új üzleti egységek létrehozásával vég nélkül képes új értékeket teremteni. A vállalkozás megkezdése előtt a kockázat-nyereség arányt kell megvizsgálni, amely a bevállalt kockázat (piaci igény kielégítése céljából terméket állít elő, szolgáltatást nyújt) és a cserébe várt jutalom közötti kapcsolatot jelenti. Egy sikeres vállalkozás létrehozásához három alapvető készségre van szükség: 1. Szakmai készségek Szükséges az adott üzletág ismerete. 2. Vezetési készségek A vállalkozás irányítása, melyhez kellenek bizonyos vezetői ismeretek, képességek, illetve a pénzügy, a marketing, az értékesítés, a számvitel, stb. területekkel

kapcsolatos szaktudás 3. Vállalkozási készségek Személyes képességeket jelentenek, amelyre a vállalkozónak feltétlenül szüksége van, ha önállóan, egyedül kíván megállni a lábán. Ezek felsorolásszerűen az alábbiak: önfegyelem, tervezés és célkitűzés, megfigyelés és visszacsatolás, döntéskészség, innováció, kockázatvállalás, jó emberi kapcsolatok, nagyfokú önbizalom, nagyfokú elkötelezettség, rugalmasság, ésszerű kockázatvállalási hajlam, bizonyos céltudatosság, jó üzleti érzék, kitartás, kudarc elviselésének képessége, lendület, energia, feddhetetlenség, megbízhatóság, kezdeményezőkészség stb. 2.4 DÖNTÉS, DÖNTÉSHOZATAL A mindennapi életben és a vállalkozási tevékenység során is problémákkal találjuk magunkat szemben. Ezek nagyon sokfélék lehetnek, de van egy közös jellemzőjük, hogy minden esetben van egy jelenlegi állapot és egy kívánatos állapot, melyek eltérnek egymástól. A

jelenlegi állapot lehet tényállapot és észlelt állapot. A probléma akkor következik be, ha az észlelt állapot tér el a kívánt állapottól A probléma azt a helyzetet jelenti, amikor bizonyos célt el akarunk érni, de a cél elérésének útja előttünk rejtve van. Ha tisztáztuk a problémát, akkor meg 16 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE kell vizsgálni a problémamegoldás lehetséges útjait. Miért merült fel a probléma? Hogyan hozható fedésbe az észlelt és a kívánatos állapot? Az utóbbi kérdés megoldására három lehetséges változat létezik: • Elérjük a kitűzött célunkat • Lemondunk a célról • Módosítjuk mind a jelenlegi állapotot, mind a kívánatos állapotot. A probléma megoldását mindig a probléma felmerülésének okában kell keresni. A problémamegoldás egy folyamat, mely a következő szakaszokból áll: 1. A probléma felismerése, azonosítása 2. A probléma elemzése 3. Alternatívák felállítása, értékelési

szempontok kiválasztása 4. Az egyik alternatíva kiválasztása 5. A kiválasztott alternatíva megvalósítása 6. Visszacsatolás Az első három szakasz nem más, mint a döntés előkészítése, a negyedik maga a döntés, ötödik a végrehajtás, utolsó a döntés ellenőrzése. A döntés statikus felfogásban tehát alternatívák közötti választás, dinamikus felfogásban azonban egy vezetői döntéshozatali folyamat. Vezetői döntéshozatali folyamat: 1. A döntési helyzet felismerése: fontos része a döntéshozatalnak, fel kell ismerni azt a helyzetet, amikor döntés meghozatala szükséges A döntés kreativitást és intuíciót igényel 2. A döntés előkészítése: ezt legtöbbször a különböző szakmai apparátusok végzik, a vezetők számára kidolgozzák azokat a variánsokat, melyek közül később választani lehet. 3. A döntési variánsok értékelése: meghatározott kritériumok alapján történik, már ekkor körvonalazódik a születendő

döntés, amely általában kompromisszumos megoldása a különböző döntési variánsoknak. 4. A döntés: választás a variánsok között Ezzel le is zárul az első folyamategység, az ún akaratképzés folyamata 5. Utasítás a megvalósításra: ki kell dolgozni a döntés megvalósításának a lehetőségeit, feltételeit. Ennek eredménye lesz a döntés megvalósulása, hiszen minden döntés annyit ér, amennyit abból megvalósítunk Ez nem más, mint az ún. akaratérvényesítés folyamata 6. Ellenőrzés: itt történik meg a döntéshozatali folyamatnak a visszacsatolása, felkapott nevén a monitoring tevékenység. Itt elemezni kell a helyzetfelismerés, a döntés-előkészítés, a döntési variánsok értékelése során esetlegesen el17 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE követett hibákat. Fontos hogy a megvalósítás során is keletkezhetnek hibák, melyek egy minőségileg jó döntés megvalósulást is gátolhatják. Ezt hívjuk ún. ellenőrzési

folyamatnak A döntéshozatalunknak mindig van racionális, s mindig van személyes, érzelmi oldala is. A döntéshozatalunk pedig általában ún kielégítő döntés Ezt a racionális döntéshozatali korlátozottságot Herbert Simon ismerte fel, melyért Nobel díjat is kapott – korlátozott racionalitás elmélete. Nézete szerint az alternatívákra, korlátokra vonatkozó emberi ismeretek korlátozottak, az emberek nem kísérleteznek az optimalizálással, hanem az első számukra elfogadható alternatívát elfogadják, valamint az egyéni elvárási szintek le-és föl mozoghatnak, a legutóbbi alternatívák értékétől függően. A döntéshozatal során nagyon sok csapda létezik, ilyen, pl. krízis szituációk teremtése, élet-haláldöntésnek minősítés, hibák nem beismerése, félelem a döntéshozataltól, korábbi tapasztalatok nem felhasználása, ígéretek, melyeket nem tudunk teljesíteni, másokkal való konzultáció elmulasztása, stb. Ezek azok a

hibák, melyet, akár mint hétköznapi emberek, akár mint vezetők elkövethetünk döntéseink során. A döntéshez kapcsolódóan tisztázni kell még három fontos fogalmat. Feladat: egy-egy szervezeti egységben vagy adott munkakörben időről időre, napról napra feladatokat kell elvégezni. Hatáskör: intézkedési jogosultságot jelent. Megkülönböztetünk működési és vezetői hatáskört. Működési hatásköre minden munkakört betöltő embernek van, ez utasítást nem adó hatáskört jelent, pl a portás Vezetői hatáskör döntéshozatalra, utasításra, intézkedések kiadására való jogosultság. Felelősség: bizonyos tevékenységek elvégzésének, intézkedések meghozatalának a kötelezettsége, számon kérhetővé válik az adott cél eléréséért. A vezetésnek egyik alaptétele az, hogy a feladatkörnek, a hatáskörnek, és a felelősségnek összhangban kell lennie. Másik fontos aranyszabály, hogy egy vezető a feladatot leadhatja a

hierarchiában alatta álló munkavállalónak, a hatáskört is átruházhatja, de a felelősséget nem. 2.5 A TULAJDONOSI ÉS MUNKASZERVEZET A piacgazdaságokban a vállalkozások szervezete általában két jól elkülöníthető egységből tevődik össze: − a tulajdonosi szervezetből, − a munkaszervezetből. A tulajdonosi szervezet jogszabályok szerint meghatározott. Erről itt nem is szólunk, a társaságokról tanultak során erről volt szó. 18 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A munkaszervezet. A szervezet céljaiból levezethetőek a vállalkozás folyamatai Ugyanakkor a termelő és szolgáltató folyamat elvégzésének színtere maga a szervezet. Az ellátandó folyamatok és a szervezet között fenn kell, hogy álljon egy meghatározott egyensúlyi követelmény. A munkaszervezeteknél beszélünk a formális szervezet rendszeréről és az informális szervezeti jellemzőkről Formális szervezet: a vállalat hivatalos struktúrája, legtöbbször szervezeti

ábrán szemléltetik. Négy strukturális jellemzővel értékelhetjük: • a munkamegosztás és annak szabályozása, • a hatáskörmegosztás (centralizáció, decentralizáció), • a koordináció és annak szabályozása, • konfiguráció (szervezet típus megjelenési formája). Informális szervezeti jellemzők: a szervezetben tevékenykedő emberek között érdeklődésüknek, beidegződésüknek, személyiségüknek stb. megfelelően kapcsolatok jönnek létre, melyek túlnőnek a hivatalos alá-, fölérendeltségi, hierarchikus kapcsolatokon. Ezeket az informális viszonyokat a vezető felhasználhatja a szervezet céljai, a termelés hatékonyságának növelése érdekében Ilyen ún informális jellemző az értékrend, a stílus, a szervezeti kultúra (támogatás, egyén önállósága, azonosulás, konfliktustűrés, strukturáltság, kockázattűrés, teljesítmény jutalmazása). 2.51 A munkaszervezet típusai A mai korszerű szervezeteknek az alábbi

tipikus megjelenési formái léteznek: a) Vállalkozói (lineáris) szervezet: egyszerű, klasszikus forma, könnyen áttekinthető. Alacsony költséggel működik, az alá- és fölérendeltségi viszonyok egyértelműen rendezettek Hátránya, hogy nem rugalmas, minőségileg más feladatok elvégzésére nem igazán alkalmas, nincs specializáció, a vezetők leterheltek. A családi és a kisvállalkozások ebben a szervezeti formában működnek b) Funkcionális szervezet: a szervezeten belül a feladatok, a funkciók szerinti munkamegosztás jellemző, a hatáskörök és a döntési jogkörök centralizáltak, az erőteljes szabályozottság érvényesül. Stabil piaci feltételek között, nem túl széles termékskála esetén alacsony költséggel működik. Rugalmatlan Az alapított vállalkozást ilyen szervezeti felépítésben működtetjük c) Divízionális szervezet: a szervezeten belül az elsődleges munkamegosztás a termékek (termékcsoportok), vagy vevők

(vevőcsoportok), vagy a piaci régiók szerint történik. Az így kialakított egységeket nevezzük divízióknak Széles termékskála, heterogén termékek, különböző gyártási eljárások esetén hatékony. A divíziók számára világos a cél, teljesítményre ösztönző felelősségi és érdekeltségi rendszer alakítható ki. Rugalmas, de költséges szervezeti forma. d) Mátrix szervezet: a funkcionális és a divízionális szervezet jellemzőit egyesíti. Dinamikus és heterogén környezet, magas újdonságú, nagy rizikótar19 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE talmú feladatok esetén működik hatékonyan. A személyorientált koordinációs eszközök kiemelt szerepet kapnak, új vezetési struktúrát igényel Konfliktusorientált szervezeti forma. 2.6 MOTIVÁCIÓ, VEZETÉSI STÍLUSOK A vezető munkája során emberekkel kerül kapcsolatba. Az emberi cselekvést több tényező mozgatja: érdek, érték, kényszer, beidegződések, motiváció, stb. 2.61 A

motiváció lényege A motiváció az emberekben ható belső „generátor”, amellyel állandóan újratermelődő szükségleteinket elégítjük ki. szükséglet Î hajtóerő Î akciók Î elégedettség Î szükséglet A teljesítménynyújtáshoz mindig képesség és motiváció szükséges. Nagyon fontos, hogy a vezetők tisztában legyenek a beosztottjaik szükségletével, megtalálják a szükséglet-kielégítés lehetséges és szükséges eszközeit. A vezető motivációs tevékenysége alapvetően attól függ, hogy hogyan vélekedik a szervezetben tevékenykedő, általa irányított emberekről. A történeti fejlődés során többféle nézet, többféle motivációs elmélet alakult ki. Az egyes elméletek arra keresnek magyarázatot, hogy az emberi elégedettség a munkában milyen tényezőkre, okokra vezethetők vissza. 2.62 Motivációs elméletek Maslow szükségleti hierarchiája: a motiváció mögött szükséglet-kielégítési szándék van, egyik

szükséglet kielégítése után jön a másik, s ezek a szükségletek hierarchikus formába szervezhetők. 20 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Önmegvalósítás . Î Megbecsülés, elismerés iránti szükséglet .Î Közösség iránti igény . Î Biztonsági szükségletek. Î Fizikai szükségletek. Î A beosztottak szükségletei nagyon eltérőek, a többletteljesítmény elérésére csak akkor bírhatók rá, ha a vezető ismeri egyénenként a szükséglet-kielégítés adott fokát és módját, s az ennek megfelelő motivációs eszközt használja. Szükségletek Önmegvalósítás Megbecsülés iránti igény Vezetői teendők Kihívás a munkában, előrehaladási lehetőség nyújtása, autonómia Megbecsülése, publikálása a jó teljesítménynek Közösség iránti szükséglet Csoportok stabilizálása, ösztönzése, csoportmunka kooperáció Biztonsági szükségletek Biztonságos munkavégzés, biztosítások, nyugdíjrendszerek Fizikai

szükségletek Jó fizetés, komfort a munkavégzésben Herzberg kétfaktoros elmélete: a szükségleti hierarchiák alakulása függ egyéb tényezőktől is, pl. emberek korábban megismert értékrendje, attitűdjei, nemzeti, kulturális sajátosságok, stb. Szerinte az elégedettség és a motiváció két külön dolog. A motivációs tényezők mellett vannak az ún higiéniás tényezők, melyek jelenléte nem vezet munkával szembeni elégedettséghez, de ha nem megfelelőek, akkor elégedetlenség lép fel, pl. jó fizetés, biztonság, munkakörülmény, előmeneteli lehetőség, panaszok meghallgatása. Folyamatelméletek: a motiváció belső dinamikájával foglalkoznak, azzal, hogy az alkalmazottak milyen folyamatokon mennek keresztül akkor, amikor eldöntik, hogy mennyire igyekezzenek. Legismertebb az „elvárás-jutalomérték” elmélet. Lényege: a motiváltság az adott teljesítményszinthez társuló jutalomtól függ. Fontos, hogy az emberek az inputot

mindig összevetik az outputtal, egyenlő 21 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE cserearányra törekednek, s mindig kapcsolat van a teljesítmény és az elismerés között. 2.63 Motivációs stratégiák A vezetésmódszertan három fontos motivációs stratégiát különböztet meg: − A támogatás: azon alapul, hogy az ember tanul, a tanulás egy folytonos viselkedésváltozás, amely a tapasztalatok és a bátorítás eredményeként jön létre. A bátorítást, a buzdítást hívjuk támogatásnak Az egyik kiindulási alapelv, hogy az egyén általában az olyan viselkedést őrzi meg az emlékezetében vagy gyakorolja a valóságban, amelyik pozitív megerősítést kapott. A másik alapelv az, hogy az a támogatás ami közvetlenül követi a cselekvés végrehajtását, az nagyobb valószínűséggel éri el, hogy az adott viselkedést megismételje az egyén. A vezetőknek ezért ismerniük kell a négy támogatási stratégiát: • Pozitív megerősítés: kívánatos

viselkedésforma után teremtett kellemes következmény. Pl szóbeli dicséret, nagyobb felelősség felajánlása, hátba veregetés stb. Hatása egyértelműen a kívánt viselkedés megerősítése • Negatív megerősítés: nem kívánatos viselkedés következtében alkalmazott kellemetlen konzekvencia. Célja, hogy a jövőben elkerülje az ember ezt a kellemetlen következményt, a negatív megerősítés tárgya helyesen kezd el működni – tehát a kívánatos viselkedés nyer megerősítést. • Kioltás: valamely nem kívánatos viselkedés szándékos meg nem erősítése. Hasznos bosszantó szokásoknál, amikor a leghatásosabb megoldás, hogy tudomást sem veszünk a nem kívánatos viselkedésről – gyöngíti a nem kívánatos viselkedést. • Büntetés: nem kívánatos viselkedéssel szembeni negatív következmény alkalmazása. Fokozata a kedélyes dorgálástól, a fegyelmiig, az elbocsátásig is terjedhet Gyöngíti a nem kívánatos viselkedést Csak

akkor használjuk, ha már minden egyéb kudarcot vallott. Figyelem, a büntetés a vezetőt érzelmileg teszi felelőssé. − Munkakör gazdagítása: a beosztott több hatáskört kap a munkában, ellenőrzésben. Pl fokozott felelősségadás, különböző szinteken többletfeladatok, szélesebb jogkör, nagyobb hatáskör, csökkentett ellenőrzés, irányítás stb. Ennél a stratégiánál a felelősségen, az elismerésen, a fejlődési és tanulási lehetőségen van a hangsúly. − Célkitűzés: a célok lebontása, a részcélok kimunkálásába történő alkalmazotti részvétel a célokkal való azonosulás lényeges eleme, s mint ilyen jelentős motivációs tényező. A motiváció kapcsán még két lényeges dologra kell felhívni a figyelmet. Az egyiket a szakirodalom úgy ismeri, hogy Pygmalion effektus. Lényege az, 22 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE hogy a vezetői elvárások nagymértékben felelősek az alkalmazottak teljesítményéért, a pályafutásukon

való előrehaladásért. Az emberek megpróbálják megtenni, sőt meg is teszik, amit tőlük elvárnak A hatékony vezető pedig megpróbálja elérni, hogy az általa kívánt magas szintű teljesítményt, termelékenységet produkáljanak a beosztottak. A másik, hogy a szervezet és vezető számára nagyon fontos és lényeges az alkalmazotti beállítódás, az attitűd, a morál, vagyis az, hogy hogyan éreznek személy, esemény, helyszín, tárgy iránt. Ha összeadjuk az alkalmazottak beállítódását, abból jön létre a közszellem, a közhangulat, a morál Ha kedvezőtlen a munkájuk iránti beállítódás, elégedetlenek a munkájukkal, akkor hajlanak a visszahúzódó, elkerülő viselkedésre, melynek következménye a hiányzás, a kilépés, a csökkenő termelékenység. A vezetőnek meg kell keresnie a helytelen beállítódás okait, korrigálni kell a dolgot, mert ez egyértelműen kihat az elégedettségre. 2.7 KOMMUNIKÁCIÓ, KONTROLLING ELLENŐRZÉS

Kommunikáció az információ átvitele egyik személytől a másikhoz vagy a szervezet egyik egységétől a másikhoz. A kommunikáció különösen fontos a vezető számára, mert egyrészről a kommunikáció folyamatában gyakorolja vezetői funkcióit, másrészről egy vezetői tevékenység, amely során érvényesíti kapcsolatát beosztottjai, környezete, vezetőtársai felé. Itt a szóbeli kommunikációnak a vezetői tevékenységben fontos típusáról, a tárgyalásról, az értekezletről, megbeszélésről, valamint az írott kommunikáció alkalmazásáról lesz szó. 2.71 Tárgyalás A vezető gyakran kényszerül arra, hogy tárgyaljon. Ennek háromféle formáját különböztetjük meg: − nem hivatalos alku, − hivatalos alku, pl. szakszervezetekkel, érdekképviseleti szervekkel, testületekkel, − üzleti alku. Nem hivatalos alkuban mindenki gyakran vesz részt, pl. amikor egy munkatársunkkal egy adott probléma megoldására kompromisszumot keresünk,

ebben az esetben tehát alkuszunk, vagy szebb kifejezéssel szólva tárgyalunk. A hivatalos tárgyalások résztvevői gyakran érdekképviseleti szervek, testületek. Ha a felek udvariasak, kedvesek is egymással, a küzdelem nagyon kemény lehet, pl béremelésről, munkarend változtatásról, stb 23 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Az üzleti tárgyalások célja üzleti megállapodások kötése, pl. beszállítóval, vagy egy új megállapodás megkötésének előkészítése partner céggel, stb. Mindezek magas színtű tárgyalási jártasságot igényelnek Tárgyalási jártasságok: − gyors észjárás, − türelem, − képesség az elhallgatásra, anélkül, hogy hazudnánk, − képesség bizalomébresztésre, − önérvényesítő határozottság kulcshelyzetekben, visszahúzódás más esetekben, − a téma mély ismerete, kombinálva azzal, hogy a képességgel, hogy a fától azért lássuk az erdőt. Ne feledjük, a tárgyalási cél fontosabb, mint az, hogy

hogyan tárgyalunk. A sikeres vezetők tárgyalásaik során mindig szem előtt tartják a vállalat átfogó céljait. A tárgyalások szakaszai: 1. Felkészülés Határozzuk meg a célt- az elérendő megállapodás fő tartalmi elemeit. Mérjük fel tárgyalóerőnket a másik félhez viszonyítva. A tárgyalás előtt igyekezzünk saját pozíciónkat erősíteni, a másikét gyengíteni. Dolgozzunk ki alkupontokat, melyeken keresztül majd elérjük célunkat. Készítsük elő érveinket, megállapításainkat dokumentáljuk. Részletesen készítsük fel a tárgyalócsapatunkat, pontosítsuk a felhatalmazást, ha nevünkben tárgyalnak. 2. Ajánlattétel Az álláspontunk határozott és világos kinyilvánítása. Átfogóan megfogalmazva elmondjuk, hogy mit akarunk Ha informálódni akarunk azt nyitott kérdésekkel tegyük meg. A teljes ajánlatot soha nem szabad kitenni az asztalra. Ajánlatunkat ekkor még vitaanyagként kell kezelnünk 3. Pontosítás Miután

meghallgattuk a másik felet pontosítsuk az álláspontokat, mintegy összefoglalva a felek fő céljait. Győződjünk meg az összefoglalásunk helyességéről 4. Tárgyalás Minden tárgyalás más, de a tárgyalások menete általában hasonló. Néhány alapszabály betartása azonban fontos. Ilyenek: egy új adott helyzet természetesen újra tárgyalható, mindig tartsuk magunkat a megállapodáshoz, a tárgyalásnak van határideje, mindkét fél pozíciója lehetővé tesz bizonyos manővert. Fontos feltételezés, hogy a felek hajlandók változtatni az 24 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 5. 6. álláspontjukon, ezért előre meg kell határozni a legjobb megoldást, az elfogadható megoldást, valamint azt a határt, amin túl már nem engedünk. Zárás Összefoglaljuk, hogy mire jutottunk, s feltesszük a kérdést: Megállapodtunk? Kerüljük az „eszi vagy nem eszi” záró taktikát – ez csak dacot vált ki. Összefoglalásnál figyeljük a másik

testbeszédét, reakcióit Alkalmazzunk jól bevált tárgyalási technikákat: pl másik fél gyengítése, pókerarc, „sarokba szorítás”, stb A zárásról készítsünk emlékeztetőt, melyet küldjünk el a másik félnek. Végrehajtás A megállapodás végrehajtása mindkét fél feladata, célszerű megállapodni abban, hogy a felek együtt ellenőrzik a végrehajtást. Ez további megbeszéléseket jelent, s szükség esetén így könnyen tisztázhatók a félreértések, illetve azonnali beavatkozásra van lehetőség, ha nem a megállapodás szerint alakulnak a dolgok. Tárgyalási alapelvek A tárgyalás során mindig tartsuk be a következő elveket: − ha nem szükséges ne alkudjunk, ne adjuk engedményt, − készüljünk fel, − legyünk tisztességesek, − kényszerítsük visszalépésre a másikat, − teremtsünk a másik számára versenyhelyzetet, − az elején óvatosan alkalmazzuk az erőt, ne kapkodjunk az engedményekkel, − hagyjunk magunknak

mozgásteret, − jobb, ha a másik beszél többet, − derítsük ki, hogy milyen vágyak, érdekek mozgatják a másik felet, figyeljük reakcióit, − időről időre ismételjük álláspontunkat (szokja a másik fél). Ne feledjük a tárgyalás mesterség, nem tudomány. Nem mindenki születik tárgyalónak, de tréninggel, tanulással mindenki szert tehet jártasságra. 25 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 2.72 Értekezletek, megbeszélések Az értekezletek, a megbeszélések nagyon drágák, de a vállalkozás rendeltetésszerű működéséhez elengedhetetlenül szükségesek. A vállalat jövője szempontjából jelentősége van annak is, hogy ezek a megbeszélések hogyan folynak, s annak is, hogy milyen témákkal foglalkoznak egy értekezlet során. A vezetőknek meghatározó szerepük van abban, hogy érdemi témák kerüljenek terítékre, s ezek lehetőleg ne a múltról, hanem a jövőről szóljanak. Összehívóként, de résztvevőként is fontos az alábbi

kérdés: mivel fogja segíteni a vállalatunk fejlődését ez a megbeszélés? Az értekezletek előnye: − ráirányítja a figyelmet a célokra, − a munkatársak így vehetnek részt a döntésekben, melyeknek ezáltal nagyobb lesz az elfogadottsága, − világossá teszi a feladatokat, a felelősséget, − jó lehetőséget nyújt a meggyőzésre, elemzésre, a kreativitásra, − segít fellazítani a merev gondolkodást, segíti az alternatívák felállítását, − fórum a javaslatok elfogadtatására, döntések indoklására, esetleges nem kívánatos folyamatok megszűntetésére, − növeli a hatalmat, segít felépíteni a vezető imázsát, segíti a kapcsolatainak bővítését, vezetői képességeinek megismerését. Az értekezletek célja Sok megbeszélés azért eredménytelen, vagy nem hoz igazán eredményt, mert a résztvevők nincsenek tisztában a céllal, nem tudják, hogy mivel járulhatnak hozzá az eredményhez. Ezért értekezletek

összehívásánál mindig tegyük világossá annak célját. Az értekezletek célja különböző lehet, a célok alapján különböztetjük meg típusait: • koordináló és ellenőrző megbeszélés, • konzultáció és tájékoztatás, • probléma megoldás és döntés, • tervezés, • tárgyalás, • kapcsolatépítés. Az értekezlet elején mindig fogalmazzuk meg világosan a célt. A megbeszélésnek legyen egy levezető elnöke, akinek feladata, hogy témánál tartsa a hozzászólókat, vitára ösztönözzön, a cél felé kormányozza a részvevőket A jól szervezett értekezlet jellemzői: − van levezető elnöke, aki segíti a véleménycserét, − pontosan kezdődik, 26 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − − − − − − a résztvevők a témánál maradnak – a vita fókuszált, a napirendnek világos célja van, a napirendet elfogadták, időtartama behatárolt (általában maximum 90 perc), időben befejeződik, lényegi

kérdésekkel foglalkozik, nincsenek zavaró félbeszakítások, mindenki elmondhatja véleményét, mindenki figyelmesen hallgatja a többit, konszenzus alapján döntenek, fogalmaznak meg következtetéseket, a levezető elnök rendszeresen összefoglalja, amire eddig jutottak, az értekezletről készüljön emlékeztető, az eredményekről gyorsan tájékoztatják az illetékest, nem késlekednek a megfelelő intézkedésekkel. Emlékeztetőre példát a B/6. minta tartalmaz Egy értekezlet sikere tehát a gondos tervezés, előkészítés eredménye - cél, résztvevők, időtartam, hely, napirend (lehetőleg írásos), előzetes írásos anyag, stb. A napirend összeállításakor a könnyebb témákat vegyük előre, a nehezebbeket középre, s gondoskodjunk arról, hogy a megbeszélés optimista hangvétellel kezdődjön. Lehetőség szerint olyan témával kezdjünk és zárjunk, amelyben mindenki érdekelt 2.73 Írott kommunikáció Írott kommunikáció: előnye, hogy a

címzett megtarthatja, bármikor tetszés szerint áttanulmányozhatja, egyszerre többen is tudják olvasni különböző helyeken. Helyes használatának sajátos szabályai vannak Akkor alkalmazzuk, ha − el akarjuk kerülni a személyes találkozást, − túl soká tart a szóbeli értesítés, − a közlést meg kell őrizni, − bizonyítani akarjuk az információ megtörténtét, − részletesen akarjuk nézeteinket kifejteni. Az írott kommunikáció leggyakoribb formája a jelentés (report). Jelentést írunk akkor, ha a felettes tájékoztatást kér arról, hogy hogyan állnak a dolgok, milyen további lépéseket javaslunk a program megvalósítása kapcsán. Mindig előre meg kell tervezni. Fontos, hogy pontos, tömör, érthető legyen A jelentéskészítés modellje a következő: − meg kell határozni, hogy mit akarunk elérni a jelentéssel, kinek szól, kik fogják olvasni, mi legyen a címe, − át kell gondolni a szerkezetét, − milyen anyagot kell

gyűjteni, mik lesznek a főbb pontok, megállapítások, 27 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − első változat, piszkozat elkészítése, − végleges változat megírása, ellenőrzése, hogy megfelel-e a tényeknek, szerepel-e benne mindaz, amit megírni akartunk. Gyakran írunk előterjesztést is. Sokban hasonlít a jelentéshez, azzal a különbséggel, hogy az előterjesztés saját kezdeményezés, s lényegét mindig a javaslatok alkotják A vezetői előterjesztésnek figyelemfelkeltőnek kell lennie, melyhez az alábbi jellemzők szükségesek: − személyre fókuszált, − rövid, − könnyen olvasható, − világos a szerkezete, − meggyőző, − elegáns, külalakját és szerkezetét tekintve is, − felelős hozzáállást tükröz. 2.74 Kontrolling - eredménymenedzsment A vezetés alrendszere, a tervezést, az ellenőrzést, valamint az információ ellátást koordinálja. A vezetés támasza, lehetővé teszi, hogy a vezető számára célorientáltan, a

környezeti változásokhoz igazodva irányítsa a vállalatot. A tevékenységnek három alapvető jellemzője van: − Célorientáltság: a tevékenység legfontosabb alkotóeleme a folyamatos célképzés, amely a teljesítmény mérésének, értékelésének az alapja. − Szűk keresztmetszet orientáltság: a vállalkozás gyenge pontjainak feltárása, amely a konkrét termelési viszonyok között elsőként okoznak problémát, feloldásuk nélkül zavarok keletkeznek a szervezet működésében. − Jövő orientáltság: azon törekvés, hogy az eltérések elemzése révén eljutunk az okokig, melyek javaslatokat, intézkedéseket eredményeznek. A kontrolling feladatok elvégzését a kontroller(ek) végzik, melyek a vállalkozás nagyságától függően illeszkednek be a szervezeti hierarchiába. A munkaszervezeti vezető irányításával, a Szervezeti és Működési Szabályzatban szabályozott módon végzik tevékenységüket 28 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A

kontroller a vállalkozás − „fő regisztrátora”, mert ő szervezi, koordinálja a könyvviteli, elszámolási tevékenységet, − „fő navigátora”, mert ő szervezi, koordinálja a „navigáláshoz” szükséges tervezési, elemzési, beszámolási, értékelési, információ-termelési tevékenységet, − „fő innovátora”, mert az ő feladata az előzőekben ismertetett területek, tevékenységek fejlesztése is. A kontrolling feladatai tehát a tervezés, könyvvezetés, beszámolók, jelentések készítése, elemzés, értékelés, információ szolgáltatása a vezetés és a termelés részére, vagyonvédelmi feladatok ellátása, nemzetgazdasági vizsgálatok, jelentések készítése. Az alapított vállalkozásunk szervezeti felépítésében nem határoztunk meg ilyen munkakört. Ennek oka, hogy ez biztosan az a feladat, melyhez azért nagyobb ismeretanyag, összefüggések teljes átlátása szükséges A működő vállalkozásunknál a számviteli

vezető az, aki nagyjából ebbe a munkakörbe besorolható tevékenységeket végzi. 2.75 Ellenőrzés A vezetés funkció ismertetésénél már szóltunk az ellenőrzésről, annak fontosságáról. A vezetői ellenőrzést kiegészítik és segítik más szereplők is A modern piacgazdaságban megkülönböztetünk ún. tulajdonosi és munkaszervezeti ellenőrzést Ellenőrzést végzők lehetnek: − Felügyelő bizottság − Könyvvizsgáló − Kontrolling szervezet − Belső ellenőrzés Felügyelő bizottság: a tulajdonosok felhatalmazása alapján, saját ügyrendje szerint, a vállalkozás érdekében ellenőrzi az ügyvezetés tevékenységét, az igazgatóságot, átvizsgálja a társaság legfőbb szerve elé kerülő anyagokat, jelentéseket. Könyvvizsgáló: a független könyvvizsgálót a tulajdonosok választják (a társaság legfőbb szerve). Tevékenységét a gazdaság szereplőinek érdekében végzi. A vállalkozás vagyoni, pénzügyi, jövedelmi

helyzetéről készített beszámolójának valódiságát, megbízhatóságát ellenőrzi Kontrolling: az előző részben foglalkoztunk e témával. Belső ellenőrzés: az ellenőrzés rendszerének a kialakítása a munkaszervezet vezetőinek a feladata, a függetlenített ellenőrök felügyeletét a szervezet vezetője látja el. A belső ellenőrzést ún Belső Ellenőrzési Szabályzat szerint célszerű végezni, mely tartalmazza az alkalmazott ellenőrzési módszereket, az 29 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ellenőrzésről készített írásbeli jelentés formáját, annak bizonylatolását. A belső ellenőrzés célja: a „tisztánlátás”, a külső ellenőri megállapítások megelőzése. Az ellenőrök feladata négy részből tevődik össze: az ellenőrzési feladatok megtervezése, ellenőrzés lefolytatása, jelentés készítése, utóellenőrzés. Nem szabad elfelejtkeznünk a külső szereplők által végzett ellenőrzésről sem, pl. APEH, Önkormányzat

jegyzője, VPOP stb Ezen ellenőrzések célja annak megállapítása, hogy a különböző jogszabályokban előírtak szerint végzi-e tevékenységét a vállalkozás, eleget tesz-e a reá háruló kötelezettségeinek. A piacgazdaság, a fejlődés eredménye pedig az újabban megjelenő minőségbiztosítás rendszerek léte, azok kiépítése. Ilyenek az ISO, a TQM 2.8 ÜZLETI TERVEZÉS Az üzleti tervezés a piacgazdaság térnyerésével kapott jelentős szerepet. Ma már szinte minden vállalkozás készít üzleti tervet, legfőképpen finanszírozási célból. Az igazán sikeres, tartósan a piacon jelenlévő vállalkozások rendszeresen készítenek üzleti terveket. Az üzleti terv már a cég alapításakor segíti a vállalkozót a kezdeti időszak céljainak és feladatainak meghatározásában, támpontot ad arra vonatkozóan, hogy a vállalkozásnak milyen esélyei lesznek a piacon. Mindenképen egy tudatos, alapos átgondolása a leendő vállalkozás összes

céljának, a célok elérését szolgáló eszközöknek, a tevékenységeknek. Az üzleti terv szerkezete, struktúrája, részletezettsége a megcélzott közegtől függ, tehát, hogy kinek, milyen célból készítjük. Legtöbbször a vállalkozás finanszírozása késztet bennünket ennek a hivatalos dokumentumnak az elkészítésére, vagyis külső pénzügyi forrás megszerzése céljából készítjük. Készítése nem tipizálható, nem egy adott séma szerint íródik. A fejezetek száma, nagysága a megcélzott „személytől” (mire kíváncsi, mi az igénye), a vállalat jellegétől, méretétől függ. Így az üzleti terv tartalmi bemutatásánál a közös vonások, közös tartalom kerül ismertetésre. Készítésénél figyeljünk a fejezetek logikus felépítésére Az üzleti terv egy hivatalos dokumentum, amely bemutatja a vállalkozást és működési környezetét, rövid és hosszú távú céljait, valamint a célok eléréséhez szükséges

eszközöket. Készítésének az alábbi céljai vannak: − megmutatja, hogy a projekt, az üzleti elképzelés megvalósítható-e, − segít eladni egy már működő vállalkozást, − meggyőzi a támogatót, a pénzügyi befektetőt, − segédeszköz a stratégiai és részletes tervek kidolgozásakor, − a vállalkozás jövőbeni teljesítményének a méréséhez alapot ad. Nagy szerepe van egy új üzleti ötlet megvalósításában, vállalati továbbfejlesztésében, valamint a befektetők meggyőzésében, hiszen velük általában ez 30 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE jelenti az első kapcsolatot. Szakszerű, világos, tömör bemutatása kell a biztos sikernek, amely meggyőzi a szóba jöhető befektetőt a megfelelő döntésről. Az üzleti terv felépítése − Bevezetés Tartalmazza a vállalat teljes nevét, címét, telefon, telefax számát, email címét, tevékenységi körét, a vállalkozás rövid leírását, az alapítókat, az üzleti terv

készítőjét, készítésének idejét. − Összefoglaló Utólag készül, terjedelme maximum két oldal. Bemutatja a terv legfontosabb, legértékesebb részeit Az előzőt kiegészíti, illetve az üzleti terv további tartalmán alapul. Az üzleti adottságokat, a várható nyereséget kell közvetíteni, itt kell eladni az üzlet gondolatát, itt kell meggyőzni a potenciális befektetőt. − A terv fő részei • A vállalat leírása A vállalkozás, az üzleti tevékenység legfontosabb jellemzőit, a vállalkozás szervezeti felépítését, a termékek, a szolgáltatások, az ügyfelek bemutatását tartalmazza. Itt kell ismertetni a vállalkozás célját és stratégiáját • Vezetés Az alapítók és a legfontosabb vezetők (neve, kora, végzettsége, tapasztalata, munkaköre, díjazásuk, pénzügyi megállapodások, stb.) bemutatása, vezetési és szervezeti struktúra, személyzeti politika ismertetése • Piacelemzés Általában ezt készítjük elsőnek, s

ez a terv legnehezebb része is, főleg, ha új terméken alapul. Piackutatást igényel, be kell bizonyítani, hogy a terméknek, a szolgáltatásnak van megfelelő piaca, s a vezetés ismeri is ezt a piacot, a cég képes lesz a piacon megjelenni, terjeszkedni. • Marketing és értékesítési terv Itt kell bemutatni, hogy van esélyünk a megcélzott piacon, eredményesen tudunk versenyezni a többi vállalkozással. A marketingstratégiát, az alkalmazott marketing eszközöket, az értékesítési tervszámokat kell ismertetni. • Termékek vagy szolgáltatások Termékek és/vagy szolgáltatások részletes bemutatása, mint pl. eredete, előállítási technológia, külső jellemzők, termékskála, használatuk, alkalmazásuk, elérhetőségük, ár, vásárlók véleménye, műszaki fejlesztést igényel-e, stb. • Gyártás és műveletek Itt kell bebizonyítani, hogy a vállalkozás képes a termék előállítására, a szolgáltatás nyújtására. Meg kell tervezni a

gyártási folyamatot, ismertetni kell az előállítást végző szervezeti egységek legfontosabb jellem31 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − zőit, gazdaságosságukat. Szólni kell a kapacitásról, a munkaerőigényről, a termelés, előállítás kritikus elemeiről. • Pénzügyi tervszámok, fedezetszámok Az értékesítés mennyiségi adatai alapján bevételi és költségadatok számítása, mérleg és eredmény-kimutatás készítése legalább a következő 3 évre, illetve részletes pénzforgalmi terv összeállítása. Az így kapott információk alapján megállapítható a saját erő mellett szükséges idegen tőke, a finanszírozási igény. • Befektetés Itt határozzuk meg pontosan a kívánt tőke nagyságát, felhasználási módját, a finanszírozás jellegét, a befektetőnek ajánlott tőkerészesedést, a befektetés időtartamát, várható megtérülési idejét. • Befejezés Összegezni kell a fő célokat, erényeket, lehetőségeket,

gyenge pontokat, veszélyeket, kockázatokat. Szólni kell a terv magvalósulásához szükséges döntésekről, intézkedésekről Ki kell emelni a további, más területen jelentkező előnyöket, pl. munkahelyteremtés, deviza megtakarítás, stb Mellékletek A terv céljától függően más és más lehet. Pl vezetők szakmai önéletrajza, statisztikai kimutatások, értékesítési előrejelzések piaconkénti megoszlása, termékenkénti nyereségelemzés, stb. Ebben a fejezetben megpróbáltunk egy kis ízelítőt adni a vezetési ismeretekből, a vezetői feladatokból, a vezetőkkel kapcsolatos elvárásokból. Az ismeret korántsem teljes, de nem is ez volt a célunk. A szimulált vállalkozásunkban vezetői munkakört betöltő diákoknak szeretnénk segítséget, iránymutatást adni, hogy minél magasabb színvonalon végezhessék munkájukat. 3. MARKETING A marketing az a témakör, mellyel a 11. évfolyamos hallgató már az üzleti gazdaságtan órák keretében

találkozott. Így az irodai foglalkozások során ezen ismeretekre már tudunk építeni, illetve ez a terület az, mellyel a mindennapi életben, a hétköznapok során is kapcsolatba kerülünk. Ebből a témakörből a mintagyűjtemény nem tartalmaz bemutató anyagot Úgy gondoljuk, hogy ezekkel (reklám, szóróanyag, katalógus, hirdetés, kérdőív, kiállítás, stb) mindenki rendszeresen találkozik, mint magánember is véleményt tud mondani róluk, meg tudja fogalmazni az ezekkel kapcsolatos elvárásait. Ebben a fejezetben a piackutatás során alkalmazott kérdőívvel, illetve a promóciós marketingeszközökkel foglalkozunk, kiemelve közülük azokat, melyeket valószínűleg a cég működtetése során, a marketing területen dolgozó munka32 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE társak is használni fognak. A többi már a marketing csoportban tevékenykedő munkatársak ötletességén, kreativitásán, fantáziáján múlik, eredményességüket meghatározóan ez

dönti el. 3.1 PIACKUTATÁS A piackutatással kapcsolatosan a vállalkozások alapítása rész már tartalmaz ismeretanyagot. Itt a közvélemény kutatás során leggyakrabban használ kérdőívvel, a kérdőív-szerkesztéssel kapcsolatos ismereteket foglaljuk össze 3.11 Kérdőív A véleménykutatás tipikus eszköze. A kérdőíveket lekérdező személyeket anketőröknek hívják, kiknek jó kommunikációs készséggel kell rendelkezniük (piackutató cégek ezért is alkalmaznak sokszor folyamatosan és jó kommunikációra kényszerülő tanárokat). A kérdőíves megkérdezés rugalmas, a többi kutatási módszerhez képest olcsó. Gyakorlott szakemberek által készített felmérés esetén nagyszámú információ nyerhető. Természetesen nincs lehetőség mindenki, a teljes sokaság megkérdezésére, így a megkérdezett minta nagysága, a mintavétel módja a tévedés kockázatát befolyásolja. További bizonytalansági tényező lehet a válaszadók

komolytalansága, esetleges valódi gondolataiknak elhallgatása – ebben például fontos szerepe van e kérdezőknek. A kérdőív szerkesztés fő szabályai a következők: • A kérdőívet az egyszerű, könnyen megválaszolandó kérdésekkel kell kezdeni – kitöltési kedv, érdeklődés felkeltés. • Ne legyen hosszú. Egyéni válaszadóknál két oldalán hosszabb kérdőív már nehezen megválaszolható, szervezeti válaszadóknál hosszabb is lehet, de a sok kérdés miatt fennáll a válaszadói pontatlanság. • Egyértelmű és rövid kérdéseket kell feltenni, melyeket mindenki azonos módon értelmez. Ezért szükséges a bevezetés előtti próbalekérdezés • A válaszadás önkéntes, írásban erre fel kell hívni a figyelmet. • A feldolgozás megkönnyítése érdekében célszerű számítógépes feldolgozásra alkalmas kérdőívet kialakítani. • A kérdőív logikus felépítésű, a folyamatos érdeklődést fenntartó, izgalmas legyen,

nyerje el a válaszadók szimpátiáját. • A kérdésekre sokszor egynél több válasz is adható, erre hívjuk fel a figyelmet. • A skála típusú kérdéseknél kerüljük a páros számú lépcsőfokokat, s lehetőleg ne az iskolai osztályzásból átvett 1-től 5-ig, hanem inkább az 1től 7-ig terjedő skálát alkalmazzuk. 33 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE • • A személyi jellegű kérdéseket a záró részben illik feltenni, ennek legfontosabb oka, hogy a kérdéssorozat végére a válaszadó azonosulhat a vizsgálat céljával, s ezzel a személyét érintő kérdések iránt is nyitottabb, szívesebben válaszol rájuk. Az anketőrrel lebonyolított megkérdezések esetén jó, ha ő és nem a válaszadó tölti ki a kérdőívet. A kérdések típusai a) Zárt kérdések − Kétkimenetű kérdés pl. Ismeri-e a vállalat termékét? ( Igen vagy Nem ) − Többkimenetű (legalább 3 válaszlehetőségű) kérdés − Minősítő skála − Fontossági skála

skála (rangsorolás) − Egyetértési skála b) Nyitott kérdések − Teljesen nyitott kérdés pl. Mi a véleménye − Szótársítás pl. Mi jut eszébe a következőkről? Autó – Mercédes, Opel, − Mondat-kiegészítő és történet-kiegészítő kérdés A kérdőív szerkesztés során kerülni kell a rávezető, irányító; a félreérthető, egyénileg értelmezhető; a megválaszolhatatlan; az összemosó; a két kérdést egybefogó kérdéseket. A kitöltött kérdőívek feldolgozása több lépcsőben történik. Először el kell végezni a visszaérkezett, összegyűjtött kérdőívek formai és tartalmi ellenőrzését. Ilyenkor lehetőség van a könnyen felismerhető logikai hibák kiszűrésére, illetve meghatározható, hogy a kérdőívek darabszáma elegendő-e a vizsgálat számára. A következő lépés a feldolgozás, amely kézi illetve gépi úton történik Ma már a számítógépes feldolgozást célszerű alkalmazni, melynek gyorsaságán

kívül nagy előnye, hogy lehetőséget ad a bonyolult statisztikai módszerek egyszerű alkalmazására is. Az összesített adatok hitelességét ellenőrizni kell, majd a mutatószámok képzése után az eredményeket táblázatba, grafikus ábrákba kell foglalni, s szöveges elemzést kell készíteni. 3.2 MARKETINGKOMMUNIKÁCIÓ A marketing mix negyedik eleme a piacbefolyásolás (promóció), a marketingkommunikáció, melynek hagyományosan négy területét különböztetjük meg: • Reklám, • Értékesítés-ösztönzés, • Személyes eladás, • Propaganda, PR. 34 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 3.21 Reklám A legismertebb, a legelfogadottabb, a legtöbb vihart kavaró piacbefolyásolási típus. Személytelen, fizetett, meggyőzésre törekvő forma, amit a megrendelő a különböző médiákon keresztül juttat el a potenciális fogyasztókhoz egy termék, szolgáltatás vagy ötlet népszerűsítése, forgalmának fellendítése érdekében. A

tömegkommunikáció speciális fajtája. A kommunikáció minden tényezője jelen van a reklámban − Az adó a reklámozó cég, akinek célja, hogy a hirdetett termékét, szolgáltatását minél többen vegyék. A reklám célja szerint három csoportba sorolható: informáló, meggyőző, emlékeztető. Ezek a cél szerinti reklámtípusok szorosan kapcsolódnak a termék-életgörbe egyes szakaszaihoz − A címzett mindenki, aki a reklámot olvassa, hallja, látja. − Az üzenet maga a reklám, mely sokféle kód segítségével, számtalan csatornán jut el a címzetthez. Az üzenet annak a bemutatása, elmondása, hogy a termék, szolgáltatás milyen módon oldhatja meg a vevői problémákat, hogyan segíti az igények kielégítését, a célok elérését. Az üzenetek, a reklámötletek tartalma három fő kategóriába sorolható: • ún. racionális üzenetek: észérvekre építenek (pl valamely termék 15 %-kal olcsóbb). • ún. emocionális üzenetek:

érzelmekre hatnak • morális üzenetek: egyetemes emberi értékeket hangsúlyoznak (pl. véradás, támogatások, segítségnyújtások reklámjai) Az üzenetet hordozó csatorna, a média nagyon sokféle lehet, napilapok, folyóiratok, televízió, rádió, Internet, közterületi reklámeszközök, stb. A választás nem egyszerű, az optimális média-mix kialakítása függ: • az elérni kívánt célcsoport médiahasználati tulajdonságaitól, • az adott média hatókörétől, • az adott média hatásától, hitelétől, • a megjelenés gyakoriságától, • s végül döntően a média árától. A reklám alapos előkészítést, tervezést, döntést igényel. Tervezésének folyamata az alábbi szakaszokra bontható: − a reklám céljának meghatározása, − a reklám kidolgozójának kijelölése, − a reklám költségkeretének meghatározása, − a reklámötletek felkutatása, − a reklám média kijelölése, − a reklám elkészítése, − a

reklám időzítése, bemutatása, − a reklám sikerességének értékelése. 35 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A hatásos reklám figyelembe veszi, hogy a címzettek milyen ismeretekkel rendelkeznek, milyen üzenet fog a számukra a leghitelesebben szólni, hiszen a reklám valójában nem más, mint a megcélzott lehetséges vásárlók minél biztosabb meggyőzése. A jó reklám a hihető érvek felsorolásán, a meggyőzésen alapul A jó érvek ismertetik a termékek tulajdonságait, a tulajdonságokhoz kapcsolódó előnyöket, ezek hatását a vásárló számára. A hatásos reklámszöveg jellemzői: − célratörően fogalmaz, kerüli a hasonlatokat, − pontosság, tényszerűség jellemzi, − kerülendő a felsőfok, az általánosítás, a lapos közhely, − a reklámszöveg lelkes, barátságos, idézhető, nem untat senkit, − az igazat mondja, de az igazságot egy csöppet vonzóbbá teszi, − tartalmazzon fogyasztói vallomásokat, − a szövege hétköznapi

nyelven íródott. A reklámhordozók sajátosságainak ismertetésére nem térünk ki, a hétköznapi életből mindenki ismeri ezeket. Egyetlen egyről szólunk csak, mely lényegének, a vele kapcsolatos elvárásoknak az összefoglalását fontosnak tartjuk Reklámlevél – közvetlen levél (DM) A reklámlevéllel személyesen szólítjuk meg a fogyasztót. A direct mail, a DM a reklámozásnak egy olyan formája, amely a levélküldés adta lehetőséget próbálja kihasználni a minél sikeresebb eladás érdekében. Jól körülhatárolt célközönségnek szól, rugalmas, lehetőséget ad a fogyasztó személyes megszólítására Általában a cég eredeti levélpapírjára készül, de mindenképpen megtalálhatók rajta a cégre vonatkozó adatok (cím, telefon, fax, e-mail ) - ezzel is kihangsúlyozva a közlés fontosságát. Legtöbbször egy meghatározott képviselő foglalkozik a reklámozott termék eladásával, ilyenkor az ő neve is szerepel rajta A levelet

minden esetben alá kell írni, általában a képviselő vagy a cég vezetője írja alá. Sokféle fajtája létezik, készítésének általános szabályai az alábbiak: − Személyhez szól. Fontos a megszólítás, mely név szerinti, esetleg a megcélzott vásárlói közegre utaló (pl Kedves XY , Fiatal Barátunk) Ne legyen túl hosszú, próbálja az olvasó érdeklődését végig fenntartani. − Hiteles. Nem csapja be az olvasót, mutassa be a termék hatékonyságát, előnyét, teljesítményét, árát, csomagolását, stb Hogyan lehet a termékhez hozzájutni, milyen előnyökkel jár a rendelés (kedvezmény, gyorsválaszdíjak)? − Külalakja esztétikus. Nem tartalmaz helyesírási, nyelvhelyességi hibákat − Megjelöli a címadó forrást – az adatvédelmi törvény ezt előírja. 36 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Az elméleti anyagban nem térünk ki rá, de felhívjuk a figyelmet a reklám jogi és etikai szabályozására. 3.22

Értékesítés-ösztönzés Az eladásösztönzés (Sales Promotion) a marketingkommunikáció formái közül a legközvetlenebb módon tesz kísérletet a fogyasztó megnyerésére. Az értékesítés-ösztönzés tervezési folyamata: − Az ösztönzés céljának a meghatározása. Fő cél, hogy az eladások megfelelő szintjét biztosítsuk, melyet akciókkal (kísértés, mely többletfogyasztást idéz elő), figyelemfelkeltéssel, kipróbálás lehetőségének megadásával, újravásárlás ösztönzésével, stb. érünk el − Az ösztönzés kidolgozójának kijelölése. Általában a vállalkozás munkavállalója ill. egy csoportja végzi, ellentétben a reklámmal, melynek elkészítését általában külső cégre bízzák. − A teljes ösztönzési terv elkészítése. A terv tartalmazza a költségvetés nagyságát (a költség pontosan utólag derül ki), az ösztönzés javasolt formáját, időtartamát, időzítését, mértékét, az ellenőrzés

módját. Az akcióban szereplő szövetségesek (pl kereskedők) megnyerése külön kiemelendő. − Az ösztönzés típusainak kiválasztása. A potenciális eszközök száma meglehetősen nagy. Jellegzetes típusai a következők: áruminták, eladáshelyi reklámok, díjak, ajándékok, törzsvásárlói kedvezmények, termékbemutatók, kuponok, rabatt, speciális rendezvények, kiállítások, vásárok − A terv végrehajtása, értékelése. Az értékelés egyértelműen profitközpontú, az eladott termékek mennyiségének változásával a profit növekedése mérhető. Az értékesítés ösztönzés formái közül az termékbemutatóról, a kiállítások, vásárok szervezéséről szólunk részletesen. Termékbemutató A termékbemutatókon a meghívottaknak kívánnak egy új árut részletesen bemutatni, előnyeit ismertetni, s ezzel a jelenlévőket vásárlásra ösztönözni. Személyes értékesítés, ahol fontos cél, hogy a terméket a vásárlók

igényeinek megfelelően mutassuk be Természetesen ehhez ismerni kell a terméket és a vásárlók igényeit is. A termékbemutató szakaszai: − a termék iránti igény felkeltése, − a termék bemutatása, érvek a termék mellett, − a felmerülő ellenérvek kezelése. 37 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A termékbemutatón nagyon fontos a pozitív érzelmi állapot, nyugodtak, kiegyensúlyozottak, magabiztosak legyünk. A bemutatóra készüljünk fel, gondoljuk át fő célunkat, fő mondanivalónkat, a felmerülhető akadályokat, stb. Mondanivalónk tömör, érthető legyen A bemutató során teremtsük meg a közösséggel való összhangot, a hitelességünket, az elfogadás légkörét. A bemutató során figyeljünk a közönségre, reagálásaikra, a nem verbális jelzésekre. Kiállítás szervezés, vásárok Az üzleti, kereskedelmi élet területén elszaporodtak a belföldi, a külföldi kiállítások, vásárok. A vállalkozások egyre gyakrabban részvevői

ezeknek a rendezvényeknek A cég termékeinek árubemutatója, kiállítása a kereskedelmi élet szerves része. Ez történhet: − önálló kiállításon, bemutatón, − bel- vagy külföldi szakosított vásárokon. Sok vállalat állandó kiállítást is fenntart értékesítésre szánt termékeiből, amelyet célszerű a tárgyalóhelyiségek mellett elhelyezni. Ilyenkor mód van arra, hogy a potenciális vevő azonnal, ott helyben is megismerhesse a termékeinket. A kiállítás ünnepélyes megnyitására ilyenkor nincs szükség, de természetesen időnként célszerű kiállítótermünket átrendezni, a termékbemutatót kiegészíteni, felújítani. Az alkalmi kiállítás rendezhető évforduló kapcsán, marketing kampány keretében, a vállalat tevékenységével kapcsolatos konferencia, szakmai rendezvény keretében, illetve rendszeres belföldi és külföldi vásárokon. A vásárok piaci karakterrel rendelkező rendezvények, amelyek rendszeresen ugyanazon a

helyen kerülnek megrendezésre, feladatuk az árucsere elősegítése, az információcsere megvalósítása. Egy vállalkozás vásáron való bemutatkozását is kiállításnak nevezzük, tehát a vásár a kiállítások összessége A vásáron való részvétel előnyei: − koncentrálja a lehetséges vevőket, biztosítja a velük való személyes találkozást, − bemutatja és reklámozza a termékeket, − azonnali visszajelzést nyújt a termékről, − koncentrálja a kínálatot, − lehetőséget ad üzleti partnerek, személyek megismerésére, − információkat ad a környezet számára, lehetőséget ad vásárlásra, − általános reklámnak tekinthető, hozzájárul a vállalat, a termékimázs fenntartásához, − lehetőséget ad a jövő szakembereinek továbbképzésére, oktatására. 38 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Kiállítás előkészítése, szervezése Egy kiállítás megszervezése nagyon sok és aprólékos munkát igényel. Az elvégzendő

feladatok időrendi sorrendben az alábbiak: − A helyszín biztosítása. A nagyszabású nemzetközi vásárokra hónapokkal korábban kell jelentkezni, de az egyéni kiállításoknál is jóval előre kell kiválasztani és lekötni a kiállító helyiséget. − A belső tér kialakításának, dekorációjának megtervezése. A feladat elvégzéséhez nagyon nagy szükség van ötletességünkre, kreativitásunkra. Egy jól megtervezett, ügyesen kivitelezett, figyelemfelkeltő stand fél siker. Fontos, hogy a stand legyen alkalmas üzletkötésre is A kiállítási színtér így három részre oszlik: 1. Passzív zóna (külső járófelülettel érintkező rész, mint egy kirakat látogató megállítás a feladata. 2. Aktív zóna itt zajlanak a bemutatók, audiovizuális programok, előinformációs szolgáltatás nyújtás. 3. Intenzív zóna: a stand belseje, intenzív kommunikációs zóna − − − − − − − Információs anyagok elkészíttetése, tároló

helyiség helyszíni biztosítása, személyi feltételek megteremtése, kávé, üdítőital beszerzés a célszerűség, a költségviselési lehetőségek szerint. A protokoll-lista összeállítása, a meghívók elkészítése (szükség szerint magyar és idegen nyelven), melyeket legalább két héttel a megnyitás előtt el kell küldeni. Meg kell szervezni a sajtókapcsolatot és a propagandát is Megnyitás előtt célszerű tájékozódni, hogy a meghívottak közül ki vesz részt a megnyitón. A résztvevőkről visszajelzést a meghívón történő jelzéssel tudunk kérni A meghívottakat a kiállítás igazgatója, a vállalkozás vezetői a bejáratnál fogadják. Érkezni a megadott időpont előtt 5 –10 perccel illendő, mert a meghívón szereplő időpont már a tényleges kezdésre vonatkozik. Megnyitó beszédet a vállalkozás illetékes vezetője vagy a kiállítás igazgatója tartja. A beszéd nem lehet hosszú, főbb tartalma a következő:

megszólítás, üdvözlés, az alkalom, a kiállítás célja, rövid tájékoztató a látottakról, a mögötte lévő tevékenységről, remény kifejezése, hogy ezáltal is gyümölcsözőbb lesz a partnerekkel való kapcsolat, megjelenés megköszönése, meghívás a kiállítás megtekintésére. A kiállítást megnyitó végigvezeti a fővendégeket a kiállításon, s közben ismertetőt tart, melyet illetékes szakembernek is átengedhet. A kiállítás megtekintése után rövid fogadás, kínálás, nagyobb rendezvényeken koktél, fogadás. 39 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A jól sikerült kiállítások jóval a rendezvény után is éreztetik hatásukat. Célszerű készíteni egy részvételi eredményvizsgálatot (pénzügyi elszámolások készítése, újabb vevői tárgyalások, jövőbeni tervek). 3.23 Személyes eladás Kétirányú kommunikáció az eladó és a vevő között az egyének vagy szervezetek vásárlási döntéseinek elősegítése,

meghozatala érdekében. Általában szemtől szembe helyzetben történik, de megvalósítható telefonon, interneten keresztül is. Emberközeli, az ember kapcsolatteremtési képességei meghatározóak Legfontosabb célja a legnagyobb eladási szint elérése. Az alkalmazott eladási technikának két alapvető formája van: − Konzerv megközelítés: betanult, sokszor ismételhető bemutató tartása, amely független a hallgatóság összetételétől. Tapasztalatlan, önbizalomhiányban szenvedő eladók esetén, valamint nehezen felismerhető célcsoportnál alkalmazzák. − Igénykielégítő megközelítés: a fogyasztó szükségleteiből indul ki, vele való együttgondolkodást igényel. Drága, értékes, bonyolult, kiegészítő információk sorozatát igénylő termékek, szolgáltatások tipikus értékesítési technikája, ahol a bizalom megteremtésének kulcsa az ügynök (eladó) kezében van Magában foglalja a kétirányú kommunikációt, a vevő

meghallgatását, hozzá igazított bemutatót, a vevő alapos kikérdezését, a vevő kérdéseinek kitűnő megválaszolását, a vásárlás utáni szolgáltatásokat, az utógondozást. 3.24 Propaganda, közönségkapcsolatok (PR) Propaganda (publicity): kereslet és/vagy imázsközpontú, ingyenes tömegkommunikációt jelent. Tekinthető a PR részeként is, de ingyenessége és tömegkommunikációs eszközök használata miatt külön érdemes bemutatni A propaganda fő előnye az ingyenesség, illetve a hitelesség A hír, a nem reklám, s a nem fizetett újságoldalakon való megjelenés az objektivitás látszatát is elhiteti az olvasóval. Másoldalról azonban nem ad lehetőséget az üzenet pontos tartalmának, a megjelenés idejének, az írás elhelyezésének a meghatározására. Sajnos nagy gondot jelent manapság a média hírhajszolása (a pozitív eredmények kevésbé érdekesek). Közönségkapcsolatok (publik relations, PR): a piacbefolyásolás

legsajátosabb típusa, a legvitatottabb terület a marketing kommunikációban, de a marketing egészében is. A PR egy szervezet és célcsoportjai közötti kommunikáció irányítása, személyes vagy tömegkommunikációs megoldás, amelynek középpontjában egy szervezet megítélésének, imázsának javítása áll. A PR alapvető céljai: 40 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − − a jó megítélés elérése, elősegítése a vállalkozás folyamatos sajtójelenléte révén, a termék vagy szolgáltatás sikerének elősegítése, a márka iránti érzékenység fokozása, belső kommunikációs rendszer kialakítása, s ezen keresztül a munkamorál javítása, a negatív propaganda tudatos ellensúlyozása, lobbizás, kellően hatásos kapcsolati rendszer kialakítása, tanácsadás, konzultációs tevékenység ellátása. A vállalkozások nem a marketing feladatok adta keretek között végzik az ezzel kapcsolatos tevékenységeket, hanem általában

önálló gondolkodású PR referenseket, más néven kommunikációs igazgatókat foglalkoztatnak. Bizalmi munkakör, tehát külső szakértőket erre a feladatra ritkán alkalmaznak. A PR üzenetei a megoldandó kommunikációs problémához kapcsolódnak, a fő stratégiai kérdéseket a MI-HO-KI-HO-ME elv foglalja össze. Mit mondjunk, hol, kinek, hogyan, mennyiszer? Az üzenetet általában többször, sőt sokszor kell előadni a megjegyzés, a helyes értelmezés érdekében, így válik, pl. egy szlogen egy terméktől, cégtől elválaszthatatlanná. A PR eszközeinek száma meglehetősen sokszínű: − sajtótájékoztató, − külső PR eszközök: céget bemutató filmek, írásos sajtótájékoztatók, versenyek, kirakodóvásárok, évfordulók, estélyek, egyéb események, szponzorálás, vállalati arculati eszközök használata (céges levélpapír, névjegykártya, logók használata, formaruhák, egységes boltkép, stb.), − belső PR eszközök: vállalati

újságok, hírlevelek, alkalmazottak részére szervezett estek - a cég iránti elkötelezettséget fokozzák. A PR nem a pillanat eszköze, a szervezetről évek hosszú munkája során alakul ki a megfelelő kép. Ha ez a kép tömegessé válik, sokakban azonos kép formálódik ki a szervezetről, a termékről, kialakul az imázs (elképzelések, érzések összessége). Sajtótájékoztató Egyaránt eszköz a propaganda és a PR számára is. Általában érdekes hírek, találmányok, botrányok, sikeres beruházási programok, új vállalati vezetők, éves közgyűlések, jótékonykodás, stb. mind-mind kitűnő lehetőséget biztosítanak a sajtó előtti megnyilatkozásra. A sajtótájékoztató megszervezése kellő tapasztalatot igényel, ezzel kapcsolatos tanácsok az alábbiak: − csak „hír” esetén hívjunk össze tájékoztatót, − a meghívókat a hely, időpont megjelölésével legalább 1 héttel korábban célszerű elküldeni (helyi lapok, országos

sajtó helyi képviselői), − sajtótájékoztatót hétfő-csütörtök napon, 10-15 óra között célszerű tartani, 41 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − a bevezető maximum 15 perc legyen, mellékeljünk hozzá írásos, az újságírókat segítő összefoglalót, az összidőtartam ne legyen több 45 percnél, a televízió és a rádió számára 8-10 perces összefoglalót mondjunk, a sajtótájékoztatót a PR vezető irányítja, de célszerűen egy vállalati vezető fejtse ki gondolatait, az újságírók vendéglátása legyen a napszakhoz, a helyi szokásokhoz igazodó, de mindenképpen szolid, egyszerű, a cikk(ek) megjelenése után alkalmazzunk pozitív visszajelzéseket. A sajtótájékoztatón túl fontos szerepe van a sajtókapcsolatoknak. A vállalkozásnál otthonosan mozgó, ún „házi” újságíró kitűnő lehetőség a sajtóban való megjelenés fokozására. 4. TITKÁRSÁG Az emberi társadalom fejlődésének már a kezdeti

szakaszában kialakultak azok a szervezetek, amelyek az emberek együttélésével felmerülő ügyeket intézték, ezek voltak a hivatalok. A hivatalok vezetői nem foglalkoztak valamennyi üggyel, a fontosabbakat egy erre hivatott személy készítette elő számukra. Ennek a személynek az is a feladatai közé tartozott, hogy a kapcsolatot biztosítsa a főnök és a hivatal többi dolgozója között. Ez a személy a titkár volt A titkári munkakör illetve a titkárság intézménye tehát egy időben alakult ki a hivatalokkal. A titkárság tehát a vezető munkáját segítő szervezeti egység. 4.1 A TITKÁRSÁG FELADATKÖRE A GYAKORLÓIRODÁBAN A titkárság, vagy a titkár feladatkörét alapvetően a vállalkozás nagysága határozza meg. Egy kisebb vállalkozásnál gyakorlatilag a titkárságra hárul az ügyviteli, adminisztrációs feladatok teljes köre, a szervezési és protokolláris tevékenységek, míg nagyobb cégnél ezeket felosztják résztevékenységekre,

s minden részfeladattal más-más munkakörű személy foglalkozik. A titkárság, mint szervezeti egység munkáját, feladatkörét a vállalkozás szervezeti és működési szabályzata rögzíti, a titkárságon dolgozók feladatait pedig a munkaköri leírások tartalmazzák. Most nézzük meg, hogy a gyakorlóirodában egy fiktív cég titkárságán milyen feladatokat kell ellátni az ott dolgozóknak. A titkárság feladatai: − Különféle iratfajták, levelek készítése. − Iratkezelés (küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, szerelése, csatolása, továbbítása, a kimenő posta előkészítése, postakönyvbe 42 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − − − − − rendezése, az iratok tárolása, az iratok selejtezése, átadása a levéltárnak, titkos ügykezelés). Irodatechnikai eszközök biztos használata, ezeken történő ügyek intézése (telefon, fax, számítógép /szoftverek, Internet, e-mail/, nyomtató,

fénymásoló gép, diktafon, iratmegsemmisítő, írógép, számológép). Bizonylatok kezelése, nyilvántartása, igénylése (különös tekintettel a szigorú számadású nyomtatványok kezelésére). A gyakorló cég rendjének biztosítása Ügyfelek fogadása Létszámnyilvántartás, létszámjelentés. Másolási teendők ellátása. Határidők nyilvántartása, ellenőrzése. Titkárság készletgazdálkodási feladatainak ellátása (irodatechnikai eszközök védelme, irodaszerekkel, reprezentációs eszközökkel és egyéb készletekkel való gazdálkodás). Egyéb titkári feladatok (kapcsolattartás, rendezvényszervezés, vendéglátás). Ezt követően vegyük sorra a legfontosabb titkársági feladatokat! 4.11 Különféle iratfajták, levelek készítése Az írásbeli érintkezés leggyakoribb formája a levél. A levelezés a levelek útján való érintkezés, kapcsolatteremtés, az ismételt levélváltás. A levelek osztályozása történhet: − A

levél által érintett személyek viszonya szerint, − A levél címzése szerint, − Tartalmuk szerint, − Mozgásirányuk szerint (beérkezett, kimenő, belső). A levél által érintett személyek viszonya szerint megkülönböztetünk: − Magánlevelek (itt a levél tartalmát az érintett személyek kapcsolata határozza meg). − Hivatalos levelek (itt legalább az egyik fél valamilyen jogi személy, intézmény, jogi személy nélküli gazdasági társaság, egyéni vállalkozás, hatóság). A hivatalos levelek címzés szerint: − Névre címzett levelek ( hivatalos címzés feltüntetve a beosztást is, pl.: Kovács János Úr Jogi Osztály vezető Tanács-adó Rt) − Név nélkül címzett levelek (Teljes hivatalos címzéssel, pl.: Csődölök Kft Kereskedelmi Osztály). − Egyszerűsített címzésű levelek (csak a címzett nevét tünteti fel, ez rendszerint a belső leveleknél fordul elő, pl.: Kovács János Úr) 43 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − Több

személynek címzett levelek (két típusát különböztetjük meg, vagy a címzésben feltüntetik minden érintett nevét, vagy a levél végén szerepeltetik, hogy a címzetten kívül kik kapják). A hivatalos leveleket tartalmuk szerint a következőképpen osztályozhatjuk: − Ügylevelek: valamilyen konkrét téma kifejtését, megoldási javaslatot tartalmaznak. − Üzleti levelek: üzleti tevékenységgel kapcsolatos témában született levelek. − Érdeklődő levelek: információ-kérés valamilyen témában. − Tájékoztató levelek: új információ közlése. − Kapcsolattartási levelek: a partnerkapcsolatok fenntartásával, bővítésével kapcsolatosak. − Egyéb levelek: minden egyéb, ami az előzőekbe nem sorolható be. A gazdasági életben a levélnek általában három fajta következménye lehet: − Jogi kapcsolatot teremt (pl.: megrendelés, megrendelés visszaigazolása) − Módosítja a meglévő jogviszonyt (pl.: szállítási határidő

módosítása témában született levél) − Megszünteti a jogviszonyt (pl.: munkaviszony megszüntetése) Természetesen van olyan levél is, amelynek nincs jogi következménye (pl.: ajánlat) A levelek formai és tartalmi követelményei A levelek formai elemei (B/1. minta): − adatblokk, − címzésblokk, − szövegblokk, − az aláírás blokk, − egyéb formai elemek, − a levél külalakja. Adatblokk Két részből áll: állandó és változó. Állandó része a levél fejléce, melyben fel kell tüntetni a küldő adatait (nevét, címét, telefon- és faxszámát, e-mail cím). Sok cégnek van saját fejléces papírja, amely tartalmazza ezeket az adatokat, sőt sokszor a vállalkozás logóját, emblémáját is. Ezen leveleknél fejlécének formája a szervezet arculatának fontos eleme, ezért nagy figyelmet kell fordítani megtervezésére. A fejléc elhelyezhető a papír tetején csíkban, például baloldalon a szervezet neve, címe, jobb oldalon a logója

Lehet olyan megoldás is a fejléc függőlegesen helyezkedik el a papír jobb oldalán Az adatblokk változó része tartalmazza a keltezést, iktatószámot, tárgy megnevezését, ügyintéző nevét, hivatkozási számot, válaszlevélnél a címzett ügyintézőjét. Az adatblokk a fejléc alatt jobb oldalon helyezkedik el. A keltezésnek különböző formái vannak, hazánkban általában nem az adatblokkba írják, hanem a levél szövege után, de még az aláírás 44 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE fölé. Bárhová helyezzük, a fontos az, hogy ne maradjon le Az iktatószám egyrészt a címzettnek ad eligazítást, a válaszánál ezt tünteti fel hivatkozási számként, másrészt segít a küldő szervnek a válasz előzményeinek visszakeresésében. A tárgy rövid, tömör megfogalmazás a levél tartalmáról. Az ügyintéző neve mindig teljesen kiírandó, rövidítéseket ne használjunk. Rendszerint, ha a főnök írja alá a levelet, akkor nem írnak

ügyintézőt. A hivatkozási szám a másik fél ügyirat száma, iktatószáma, amely levélre válaszolunk. Ha első kezdeményezésű a levél, vagy nem volt az előzmény levélen iktatószám, úgy a hivatkozási szám elhagyható. Amennyiben az előzmény levél tartalmazza az ügyintézőt, úgy a válaszlevélben feltüntetjük az ügyintézőjük nevét is Címzésblokk A címzésblokkban szerepel a címzett neve és a hozzákapcsolódó udvariassági formula, a címzett beosztása vagy rangja, a szervezeti egység megnevezése (pl.: Kovács Elemér úr, főosztályvezető, Pénzügyi Főosztály), a szervezet neve, a szervezet címe. Mindig teljesen kiírandó teljes név: családi és keresztnév A névhez kötődő udvariassági formula férfiaknál az úr, nőknél az udvariassági formulát pótolja az asszonynév vagy teljes név kiírása. A beosztás és a rang is mindig teljesen kiírandó, a rövidítések használata udvariatlan Szövegblokk A szövegblokk

megszólítással kezdődik. A megszólítás lehet Tisztelt, Kedves, mely jelenleg a Tisztelt felé tolódik el A megszólítási formula után választhatunk névvel vagy ranggal történő megszólítást Halmozni a megszólítási formulát udvariatlanság, ezért kerülendő (pl: Tisztelt Kovács Elemér Főosztályvezető Úr). Ügyelni kell arra, hogy az elbúcsúzó udvariassági formulánál mást használjunk, mint a megszólításnál, kerüljük el az ismétléseket Név nélküli címzéseknél a megszólítási formula után rögtön az udvariassági formula áll (pl.: Tisztelt Hölgyem/Uram) A levél tartalmi része három szerkezeti egységből áll: − Bevezetés: cél a kapcsolatteremtés, általában indokoljuk miért vált szükségessé a levélírás. − Tárgyalás: tartalmilag a levél lényege, szerkezetileg a tárgy kifejtése. − Befejezés: röviden összefoglaljuk a tárgyalásban leírtakat, ezzel együtt jelezhetjük a kapcsolatok fenntartásának

igényét, módját és formáját. A levél megfogalmazása során fontos figyelembe venni az alábbi szempontokat: − rövidség, − tényszerűség, − tárgyilagosság, − egyértelműség, − határozottság, − logikusság, − konstruktivitás. 45 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Aláírás blokk Az aláírás blokk három részből áll: az elköszönő formula, az aláírás, az aláíró nyomtatott neve. Az elköszönő formula a levél tartalmához igazodva lehet: Köszönettel, Tisztelettel, Üdvözlettel, Válaszát várva, Intézkedését megköszönve stb Ezek után nem kell kettőspontot vagy egyéb írásjelet tenni. Az aláírás kézzel történik, mindig teljes aláírás kell, még ha olvashatatlan is, rövidített aláírás, csak belső levelezésben és adminisztrációban fogadható el. Kivétel a kézzel való aláírás alól: az aláíró neve mellé s.k jelzés kerül, vagy aláírás bélyegző alkalmazása Az aláírás alatt nyomtatva fel kell

tüntetni az aláíró teljes nevét, egyrészt az aláíró azonosítása miatt, másrészt a válaszlevélben hivatkozni is kell arra. Az aláírás blokk rendszerint a jobb oldalon helyezkedik el, azonban külföldi példák hatására baloldalra is kerülhet, ilyenkor a sor elején kezdődik. Egyéb formai elemek Mindenki az ízlése szerint választhatja ki, hogy milyen egyéb formai elemet használ még a levélpapíron, ez hozzátartozik a vállalkozás külső megjelenéséhez. Ezen elemek lehetnek: szakmai információk, reklámszövegek vagy egyéb hangulati elemek, mint például vízjeles papír, meghatározott háttér, stb. A levél külalakja Összefoglalja és elrendezi az előbb taglalt formai követelményeket. A levél nyomtatási képe olyan legyen, hogy biztosítsa az áttekinthetőséget, a bekezdések, blokkok elválasztását. A betű méretet az olvashatóság határozza meg, a legelfogadottabb, leggyakrabban használt betűméret 10-14-es Rövid szövegrészű

leveleknél érdemesebb nagyobb méretet választani, azonban, ha túl hosszú a levél célszerű kisebb méretet alkalmazni, hogy pár sort ne kelljen a másik oldalra átvinni. A sortávolságnál a legoptimálisabb a másfeles az áttekinthetőség szempontjából, de itt is befolyásolhatja a szöveg mennyisége A levél összehajtása is formai követelmény, szabvány méretű borítékban, A4-es levelet úgy hajtunk össze, hogy a levél szövege befelé legyen, s először függőlegesen a középvonal mentén, majd vízszintesen a középvonal mentén. Fontos leveleket egyáltalán nem hajtanak össze, a papír méretének megfelelő borítékba helyezik. A gyakorlatban alkalmazzák a harmadoló összehajtást, ehhez megfelelő boríték is tartozik. Ezt a formulát általában valamilyen különleges alkalmakra küldött levélnél alkalmazzuk, pl: meghívó, udvariassági levél A boríték címzése is hozzátartozik a levél külalakjához, mely történhet géppel vagy

kézzel. Mindkét esetben fontos az áttekinthetőség, a jól olvashatóság és a pontosság. A kézzel írt címzés mindig udvariasabb formula A leggyakrabban használt ügyiratok és levelek: 1. 46 Egyszerű ügyiratok és levelek: A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − Nyugta: akkor készítjük, ha valakinek valamilyen okból bizonyos pénzösszeget adunk. Aláírója a pénz átvevője − Ellennyugta: akkor készítünk, ha valakitől valamilyen okból bizonyos pénzösszeget veszünk át. Aláíró a pénz átadója A gyakorlatban a nyugtát és az ellennyugtát többnyire előre nyomtatott nyomtatványon készítik, melybe csak a változó adatokat kell beírni (pl.: a bevételi és a kiadási pénztárbizonylat nyugta példánya). − Elismervény: akkor állítunk ki, ha valakinek átadunk valamit (pénz kivételével). Az átvétel írásos bizonyítéka az elismervény, az írja alá, aki a dolgot, tárgyat átvette. (B/2 minta) − Kötelezvény: olyan ügyirat

(írásbeli nyilatkozat), amelynek kiállítója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét, ugyanakkor kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére, illetőleg a kapott tárgy visszaadására. A pénzösszegről szóló kötelezvényt adóslevélnek is szokták nevezni. − Meghatalmazás: ebben az okiratban feljogosítjuk a meghatalmazottat, hogy helyettünk, nevünkben a megjelölt ügyben, vagy ügyekben eljárjon. Ez azt jelenti, hogy a meghatalmazott eljárását magunkra nézve kötelezőnek ismerjük el. A meghatalmazást mindkét fél aláírja, ha az okirat magánjellegű a hitelességhez két tanú aláírása is szükséges. (B/3 minta) 2. Magánszemélyek kapcsolata hivatalos szervekkel: − Önéletrajz: tartalma, lényege a gazdasági, társadalmi életben bekövetkezett változásoknak megfelelően átalakult. Ma már nem a személyi adatok, a politikai életben való szereplés, ideológia nézet kifejtésére kell helyezni

a hangsúlyt. Részletesebb kifejtését lásd később − Pályázat: valamilyen meghirdetett állásra, munkakörre jelentkezünk, ha pályázatot készítünk. A pályázati kiírás már utal a pályázat elengedhetetlenül szükséges tartalmára, emellett természetesen van egy elvárt, kötelező tartalma is. Ennek részletes kifejtésével később foglalkozunk − Beadványok: mindennapi életünkben gyakran előfordul, hogy valamilyen kérésünk teljesítését úgynevezett beadványban kérjük valamely szervtől vagy intézménytől. Most ismerkedjük meg a legfontosabb beadványokkal: − Kérvény: gyakori hivatalos jellegű irat. Első részében tartalmazza a kérésünket, pontos adatokat, mely leírja, hogy mi késztetett arra, hogy beadjuk. A második rész az indokainkat taglalja, melyeket úgy kell felsorolni, hogy meggyőzze az illetékeseket a kérésünk teljesítésének fontosságáról. (B/4. minta) • Kérelem: kérésünk megfogalmazására alkalmas

lazább szerkezetű forma, mely a felzetet nem tartalmazza, azonban a tartalmi indoklás megegyezik a kérvényben lévőkkel. • Fellebbezés: a mindennapi életben előfordul, hogy egy hatóság, valamilyen szerv által a legkörültekintőbb módon hozott döntés sérti 47 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE érdekeinket. Az ilyen döntés, határozat ellen módosításért folyamodhatunk fellebbezéssel A fellebbezés megfogalmazásakor érvényesek azok az előírások, amit a kérelemnél megfogalmaztunk. B/5 minta • Értesítés: különböző szervezetek tudatnak valamiről bennünket. Értesítést küldhetnek az általunk benyújtott kérelemre, panaszunkra A mi kezdeményezésünk nélkül is kaphatunk értesítést, ilyenkor a hatóság, szerv valamiről tájékoztat minket, közöl valamit. 3. Intézmények, gazdálkodó egységek levelei és iratai magánszemélyekhez: − Különböző témakörű iratok: • Meghívó: hivatalos összejövetelekről, értekezletekről,

gyűlésekről, ünnepélyes vagy egyéb alkalmakról a hivatalos szervek, magánszemélyek értesítik mindazokat, akiknek a megjelenését óhajtják. Formális vagy informális eseményekre való invitálás. A meghívó tartalmára, formájára, átadására, a meghívásra való visszajelzésre vonatkozóan az üzleti etikett szerint szigorú előírások vannak, mellyel a későbbiekben foglalkozunk. • Határozat: a hivatalos szervek döntéseit tartalmazza, mely tartalmazza a határozat ismertetését, a rendelkezést, az indoklás, a záró részt. A rendelkező részben a határozathozó dönt az adott ügyben, közli azt is, hogy a határozat ellen hová és mikor nyújtható be fellebbezés. Az indoklás tartalmazza az ügy rövid leírását, a bizonyítási anyagot, a következtetést, valamint a döntésben alkalmazott jogszabályokat A záró részben soroljuk fel, hogy kik kapják a határozatot, majd keltezéssel és aláírással zárul. • Igazolás: valamely

tényt, állítást, valaminek a valódiságát igazolja, ismeri el. Készülhet formanyomtatványon vagy egyedi megfogalmazásban is Tartalmaznia kell, hogy kinek a részére állítottuk ki, az igazolást alátámasztó személyi adatokat, a tényt igazoló megfogalmazást, szükség szerint feltüntetjük, hogy miért adtuk ki, végül keltezéssel, aláírással és bélyegzővel zárul. • Engedély: valamit valakinek megengedünk. Ez lehet szóbeli vagy írásbeli nyilatkozat, azonban mivel a szó elszáll, az írás megmarad, célszerű az írásbeli formulát választani − Munkavállalással kapcsolatos ügyiratok: pl.: kinevezés, felmondás, munkaszerződés, stb Ezekkel részletesen a humán erőforrás gazdálkodás modulban foglalkozunk 4. 48 Gazdálkodó egységek, intézmények belső és egymás közötti ügyiratai levelei: − Belső levelezés leggyakoribb ügyiratai: • Jegyzőkönyv: a törvény előtt bizonyító erejű okirat. A jegyzőkönyv üléseken,

tárgyalásokon, értekezleteken, tanácskozásokon elhangzott kijelentések, határozatok, viták, események írásbeli rögzítése meghatá- A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE rozott formában. Elkészülte után általában felolvassák a résztvevőknek és ennek bizonyításul két megbízott személlyel hitelesítésül aláíratják. A jegyzőkönyvek fajtái: kihallgatási jegyzőkönyv, lehet bírósági, rendőrségi; eseményjegyzőkönyv, mely készülhet szemléről, balesetről; tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyv, ahol a felszólalók nevének megjelölésével mindent sorrendben rögzítenek.(B/16 minta) • Emlékeztető: azért készítjük, hogy róla valami eszünkbe jusson, valamit emlékezetünkbe idézzen, valamely határidőre felhívja a figyelmet. Az emlékezető feladatokat, határidőket és felelősöket tartalmaz. Előírt, kötött formája nincs. (B/6 minta) • Feljegyzés: fontosnak tartott tényekről, helyzetről, intézkedésekről,

feladatteljesítésről tájékoztat. Belső használatra szóló rövid figyelmeztető • Jelentés: a társadalmi, gazdasági életben gyakran készített nélkülözhetetlen ügyirat. A jelentéssel informálunk, tájékoztatunk, meghatározott kérésre vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük. Három részből áll: bevezetés, melyben utalunk a jelentés céljára, az adatgyűjtés módjára és forrásaira; a tárgyalás, mely a jelentés fő része a mondanivaló logikus taglalása; a befejezés, amelyben összegezzük az elmondottakat, majd következtetések, esetleg javaslatok következnek, s keltezéssel, aláírással zárjuk. • Körlevél: a szervezetek egyik belső közlési módja, általános érvényű elveket, s azok megvalósítására vonatkozó utasításokat tartalmaznak. Az érdekeltek aláírásukkal szignálják, hogy elolvasták a levelet, tudomásul vették és kötelezettségek vállnak a végrehajtásra vonatkozólag. − A cégek egymás

közötti ügyiratai: az adásvétellel kapcsolatosak: ajánlat, ajánlatkérés, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, teljesítés, a teljesítés zavarai. Ezen ügyiratok tartalmi és formai előírásai valamint mintái a beszerzés és készletgazdálkodás valamint az értékesítés modulban találhatóak. 5. Nyomtatványként szereplő iratok (űrlapok): − postai űrlapok: távirat, ajánlott blanketta, értéklevél, stb − pénzintézeti nyomtatványok: átutalási megbízás, beszedési megbízás, csekk, stb. Részletes kifejtését a pénzügyi modulban találja − Kérdőívek. 4.12 Iratkezelés Korunkra jellemző a nagy tömegű információ. Életünket átszövik a különböző információk és ezek rögzítésének eszközei az iratok Az irat fogalmát, valamint az ehhez kapcsolódó legfontosabb előírásokat, definíciókat az 1995. évi LXVI Törvény a köziratokról, a levéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről határozza meg 49

A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE E törvény alapján a legfontosabb fogalmak: − Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. − Közokirat: a keltezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott. − Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat. − Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége − Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a

selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba átadását együttesen magába foglaló tevékenység. − Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. − Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásnak alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. − Levéltári anyag: az

irattári anyagnak, továbbá természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat. − Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Minden szervezetnek rendelkeznie kell Iratkezelési Szabályzattal. Az iratkezelési szabályzat elkészítéséhez az illetékes hatóságok mintaszabályzatot adnak ki a közfeladatot ellátó szervezetek részére. Azok a szervek, akik nem látnak el közfeladatot, saját maguk alakítják ki az iratkezelési szabályzatukat, de itt is célszerű a mintaszabályzathoz igazodni. Az iratkezelési szabályzatot az illetékes levéltárral célszerű vagy kell egyeztetni A szabályzat nélkülözhetetlen melléklete az Irattári terv, mely szervezeti felépítés szerint felsorolja az iratfajtákat, megőrzési

idejüket és a levéltárba átadás határidejét. 50 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Az érkező, valamint az elküldeni szánt és a belső iratokat csupán az iktatásig nevezzük iratnak, azt követően ügyiratról beszélünk, hiszen minden irat valamilyen ügy elintézése miatt keletkezett. Az iratok az alábbiak szerint csoportosíthatók − Mozgásirányuk szerint az iratok lehetnek: • Bejövő vagy beérkezett iratok (a külső környezettől kapott iratok, pl.: ajánlat, ajánlatkérés, számlák, bankszámlakivonatok, stb.) – általában a bejövő iratok mindig indukálnak egy kimenő iratot. • Kimenő iratok (a külső környezet felé továbbított iratok, pl.: válasz az ajánlatkésére, megrendelés, számlák, szállítólevelek, átutalási megbízás, stb.) • Belső iratok (a vállalkozáson belül készülnek, belső használatúak, pl.: értekezletekről jegyzőkönyvek, belső jelentések, emlékeztetők, különböző nyilvántartások, stb.) −

Tartalmuk szerint az iratok lehetnek: • Levelek, • Okiratok, • Szerződések, • Jegyzőkönyvek, • Bizonylatok, • Meghatalmazások, • Munkaviszonnyal kapcsolatos iratok, • Igazolványok és bizonyítványok, • Egyéb iratok. Egy adott irat tartalma és formája szerint esetleg több iratfajtába is besorolható. Az iratkezelés szervezeti formái Az iratok kezelését, tárolását végezhetik: − Egy központi helyen (centralizáltan) – központi irattár van, minden beérkező és kimenő irat átmegy a központi nyilvántartáson. Ennek előnye, hogy minden irat egy helyen van, áttekinthető az irattárban, hátránya, hogy a munkahelyekről nehezebb elérni. − Megosztott irattározás (decentralizált) – a munkahelyeken, az egyes osztályokon tárolják az iratokat. A szervezeti egységek közötti iratforgalom lényegében ugyanolyan iratkezelésen megy át, mintha beérkező irat lenne. − A két módszer kombinációja – egyik módszer szerint az

osztályokat érintő és folyamatban lévő ügyiratokat az érintett részlegek tárolják, az elintézett iratokat pedig a központi irattárban. Másik módja, hogy az iratok egy része a központi nyilvántartáson, már része csak meghatározott szervezeti egységen megy keresztül (ez esetben az Iratkezelési Szabályzatban meg kell határozni, melyek azok a szervezeti egységek, amelyek rendelkeznek önálló iktatással). 51 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A centralizált iratkezelést általában a kisebb szervezetek alkalmazzák, míg a nagyobb vállalkozások a decentralizált vagy a két módszer kombinációját részesítik előnyben. Most vegyük sorra az iratkezelés során felmerülő feladatokat! − A küldemények átvétele Küldemény minden olyan beérkező irat, nyomtatvány, kiadvány, amely a vállalkozáshoz érkezik. Beérkezett postának is szokták nevezni Az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni az átvételi jogosultságot, ez általában egy

konkrét munkakörhöz kapcsolódik. A küldemény átvételére jogosult általában: • az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy, • a címzett vagy az általa megbízott személy, • munkaidőn kívül az ügyeletet ellátó munkatárs. Az átvevő személy köteles ellenőrizni: • a címzés szerint jogosult-e az átvételre, • az átadás-átvételi jegyzéken (pl.: postakönyv, kézbesítőkönyv) az azonosítási adatok helyesek-e, • a küldemény épségét. Az átvétel igazolása a kézbesítő okmányon aláírással történik. Az azonnal vagy sürgős jelzéssel ellátott iratokra az átvétel időpontját is rá kell vezetni, ezeket a küldeményeket azonnal, soron kívül továbbítani kell a címzettnek. A tévesen érkezett küldeményeket átvenni nem szabad, vagy ha ez elkerülhetetlen intézkedni kell a visszaküldéséről a feladónak. A sérült vagy tévedésből felbontott iratokra rá kell vezetni a tényt, s a

küldemény átadójával is alá kell íratni, s az iktatásban ezt is fel kell tüntetni. − A küldemények felbontása Az iratkezelési szabályzat rendelkezik arról is, hogy ki vagy kik jogosultak a küldemények felbontására. Ezt a feladatot általában a titkárság munkatársai végzik. Nem bonthatók fel: • a névre szóló iratok, • bizalmasság szempontjából minősített iratok (bizalmas, szigorúan titkos, saját kezű felbontásra, stb.), • az orvosi rendelő, érdekvédelmi csoport részére érkezett küldemények, • azon egyéb küldemények, amelyekről az iratkezelési szabályzatban úgy rendelkeztek (pl.: bíróságról, rendőrségről érkezők) A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett mellékletek hiánytalanul meg vannak-e, amennyiben nincsenek ezt az iraton jelezni kell, s értesíteni a feladót, hogy intézkedjen a hiánypótlásról. A tévesen felbontott borítékot ismét le kell zárni, s a borítékra

rá kell vezetni a téves felbontás tényét, időpontját és a felbontónak ezt kézjegyével 52 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − el kell látni. A küldemény borítékját az alábbi esetekben kell az ügyirathoz csatolni: • szükség lehet a postai feladás időpontjának bizonyítására, • a feladó adatai csak arról állapíthatóak meg, • a küldemény sérülten érkezett, • ha a küldeménnyel kapcsolatosan valamilyen jogellenesség merül fel. Egyes helyeken gyakorlat az, hogy közös postabontás van, ekkor a vezetők jelenlétében bontják a postát (ezt alkalmazzuk leginkább a gyakorló irodai tevékenységben is). Előnye azonnal lehet dönteni a szükséges teendőkről, hátránya sok időt vesz igénybe, mert nem minden jelenlévő érdekelt az adott ügy elintézésében. A küldemények érkeztetése, iktatása Az érkeztetés az iraton foglalja össze annak legfontosabb adatait, így ez együtt mozog az irattal. Az iktatás viszont az állandó

helyen maradó iktatókönyvben tünteti fel az irat legfontosabb adatait Az iktatás maga a tevékenység, mikor bevezetik az adott küldeményt a nyilvántartásba Az iktatások fent taglalt fajtái közül csak a központi iktatással foglalkozunk, mivel a gyakorló irodai tevékenység során nem keletkezik olyan sok irat, hogy egyéb módszerek alkalmazására lenne szükség. Az érkeztetést és az iktatást a küldemény megérkezése után azonnal el kell végezni, nehogy elkeverjük valahová. Az érkeztetéshez használhatunk, un érkeztető bélyegzőt is, melyen a változó adatok megnevezése szerepel Ezek az adatok a következők: • a vállalkozás, szervezet neve, • az iktatást végző részleg megnevezése, • az irat nyilvántartásba vételének dátuma, • az iktatószám, • a továbbítási hely, • esetleg oldal vagy lapszám, • mellékletek száma. Az iktatószám lehet: • Egyetlen sorszám, mely mögött az évszám is ott áll (pl.: 12/2003;

12/03). Ez a legbízhatóbb itt a legkisebb a tévedés lehetősége, bármikor visszakereshető. A gyakorlóirodában is ezt a módszert használjuk • Az illetékes szervezeti egység jelét feltüntetik az iktatószámban (pl.: pénzügyi osztály kapja: P-12/2003). • Szervezeti kód alkalmazása (pl.: Pénzügyi osztály kódja 5202; akkor az iktatószám: 5202.12/2003) • Számítógépes iktatás: ugyanazokkal az alapadatokkal dolgozik, mint amelyek az iktatókönyvben szerepelnek, de előnye, hogy többféle módon biztosítja a visszakeresést és gyorsabb, mint a hagyományos. Azonban a számítógépes iktatásnál sem lehet elhagyni az átadókönyve53 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ket, amelynél az átadás és átvétel bizonyítását aláírások hitelesítik. A számítógépes iktatást célszerű időszakonként kinyomtatni, hitelesíteni és hozzácsatolni az adott időszak irataihoz (pl.: évente) Az elektronikus adathordozókon érkezett iratok (floppy,

CD-ROM) mellé kísérő lapot kell csatolni, mely tartalmazza az adathordozó iktatószámát, küldő nevét, címét, átvétel dátumát, nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatás adatait iktatókönyvben rögzítik. Az iktatókönyv legfontosabb adatai: • sorszám, azaz iktatószám, • az iktatás időpontja, • az irat feladójának, küldőjének adatai, • a küldő hivatkozási száma, • az irat tárgya, • az illetékes részleg, ahová továbbítani kell, • a továbbítás ténye, • kezelési feljegyzések, megjegyzések (határidő, mellékletek, irattári tételszám, irattárba helyezés kelte). (B/7 minta) A sorszámot, iktatószámot minden évben újra kell kezdeni, miután az iktatókönyvet lezártuk. − Az iratok szerelése és csatolása Az iratok többségének van előzménye, amit egy előírat tartalmaz. Amennyiben az illetékes részleg, mely az elintézést végzi, kéri az előiratokat, úgy csatolni kell az aktuális irathoz. Ezt

nevezzük szerelésnek A csatolt iratokat az iktatókönyvben is fel kell tüntetni. − Az iratok továbbítása Az iratok egy része olyan, hogy a vállalkozás több szervezeti egységénél is igényel elintézést. Azért, hogy az irat teljes legyen minden egységnél a továbbítás során célszerű, ún iratköpenyt alkalmazni Az iratköpeny egy borító, mely tartalmazza: • az iktatószámot, • az érkezési dátumot, • a feladó azonosító adatait, • a tárgy megnevezését, • továbbküldését a szervezeti részleg megnevezésével, • a továbbítás dátumát, • a kért, vagy már megtett intézkedések rövid feljegyzését, • a határidőket, • egyéb fontos feljegyzéseket. Minden ügyintézés során keletkezik valamilyen irat vagy bejegyzés, amit az irathoz kell csatolni, illetve felvezetni az iratköpenyre. Így az iratköpeny mintegy tartalomjegyzékként is funkcionál, így át lehet tekinteni az ügyintézés menetét. 54 A GYAKORLÓCÉG

MŰKÖDÉSE − − − Az irattovábbítás bizonylatolása elengedhetetlen követelmény, erre használhatjuk magát az iktatókönyvet vagy az átadókönyveket (kézbesítőkönyv). Az átvétel tényét az átvevőnek aláírásával kell hitelesíteni, ha az iratért jön, akkor az iktatókönyvben, ha mi küldjük az iratot, akkor átadókönyvben. Az iratok továbbítása történhet számítógépen is (e-mail). A továbbítás tényét az elektronikus rendszerek automatikusan rögzítik, bizonyos időszakonként ki kell nyomtatni, a küldő nevét, az adókészülék telekommunikációs számát és a küldés időpontját rá kell nyomtatni az elküldött dokumentumra. A vétel megtörténtét a gép visszaigazolja Ez a digitális hitelesítés. A titkársági iktatáshoz elég a visszaigazolás és az átadás- átvételi lista megőrzése, de már iktatott dokumentumoknál az iktatókönyvbe ezt is be kell jegyezni. Az így érkezett küldemények iktatása is bekerül

a szokásos iktatási rendszerbe A kimenő posta előkészítése A kimenő iratok szakszerű kezelését a kiadmányozás fogalma foglalja össze. Az elkészült iratot készítőjének aláírás előtt mind formailag, mind tartalmilag is ellenőrizni kell. Ha a küldemény aláírója nem a készítője, akkor a másolati példányon a készítőnek szignójával el kell látni A kimenő iratokat bélyegzővel ellátni csak a cégszerű aláírások után lehet. Kézbesítővel küldött iratoknál a szokásos ellenőrzést követően a kézbesítőnek az átadókönyvet kell magával vinnie. Előfordulhat olyan átadás is, hogy a másolati példányon veteti át (aláírás, dátum) a kézbesítő a kimenő iratot. Postakönyvbe rendezés A postakönyv olyan irattartó, mely kemény lapokkal választja el az egyes iratokat. A postakönyvbe rendezés három feladatot tartalmaz: • az érkezett posta előkészítése a vezetőnek való beadásra, • a kimenő posta

előkészítése a vezetői aláírásra, • a kimenő posta továbbításra való előkészítése. A postai feladáshoz a küldeményeket rendezni kell a feladás jellege szerint: portózás szerint helyi, külföldi, normál, expressz, ajánlott, expressz-ajánlott, tértivevényes, s különböző méretű küldemények vannak. Ez a rendezés megkönnyíti a feladást mind a kézbesítő, mind a postai dolgozó számára. A feladandó küldeményeket be kell vezetni a postakönyvbe a biztonságos azonosítást lehetővé tevő legrövidebb adatokkal. (B/8 minta) A kimenő postát általában naponta egyszer a munkaidő vége felé a kézbesítő viszi a postára. Az iratok tárolása Minden szervezet rendelkezik irattárral. Az irattárak három kritériumnak kell, hogy egyidejűleg megfeleljenek: 55 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE • − 56 az iratok védelme a törvény szellemében (egyaránt jelenti az őrzést, illetéktelenek ne férjenek hozzá, biztosítás elemi kár

és rongálás esetén), • az iratok tárolásának tematikai rendje (alapvetően az iratkezelési szabályzat határozza meg, az elintézetlen ügyek elintézésig az ügyintézőnél vagy a titkárságon maradnak, a lezárt ügyek kerülnek az irattárba), • az iratok fizikai elhelyezése (az iratrendezési technika kiválasztását jelenti. Lehetnek fekvő, álló és függesztett irattartók és tárolási rendszerek) A leggyakrabban alkalmazott irattározási módszerek: • Címszavas nyilvántartás – irattartókat témák vagy tárgy szerint nevezik meg, s ezekben gyűjtik az adott témához kapcsolódó valamennyi iratot. Az itt elhelyezett iratokat sorszámozni kell, és listát kell vezetni róluk. • Decimális számozási rendszer – 0 és 9 között, de gyakran tíz fölött is használ számokat, s minden számnak van valami jelentése pl: 0=Igazgatósági ügyek, 1= Pénzügyi jelentések, 2= Munkaügyi iratok, stb. • Építőkocka szerinti tárolási rendszer

– horizontális és vertikális besorolási rendszer egyidejű alkalmazása. • Szervezeti kód szerinti irattározás – az iratkezelési szabályzatban meghatározott szervezeti felépítést követi, annak melléklete, az irattári terv egyúttal a megőrzési időre és a levéltárba helyezésre vonatkozóan is tartalmaz utasítást. Az iratok selejtezése Az iratok többsége egy idő után fölöslegessé válik, így tárolásuk is szükségtelen és gazdaságtalan. Az iratok megsemmisítése a selejtezés Vannak olyan iratok, melyeket nem lehet selejtezni, ezeket tartalmuk alapján meghatározzuk, hogy meddig tároljuk az irattárban, majd az illetékes levéltárnak átadjuk. A levéltárba való átadásról szintén az iratkezelési szabályzatban kell rendelkeznie a szervezetnek A levéltárba való átadás folyamata: • az iratok rendezése tárgy és időbeli sorrend szerint, • az iratok pontos felsorolása az azonosító adataik szerint, • az iratok

állapotának jelzése (sérülés, hiányosság esetén), • az átadás tényének jegyzőkönyvbe való rögzítése. Az átadási jegyzőkönyvet mind az átadó, mind a levéltár a saját irattárában őrzi. A selejtezés lebonyolításának módját ugyancsak az iratkezelési szabályzat tartalmazza, vagy lehet önálló selejtezési szabályzatot is készíteni. A selejtezéssel olyan dolgozót kell megbízni, aki tisztában van a selejtezendő iratok tartalmával, minősítésével, s ismeri az erre vonatkozó előírá- A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − sokat. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell kiállítani, mely az alábbi adatokat tartalmazza: • a szervezet nevét, címét, • a selejtezés időpontját, • a selejtezés helyét, • a selejtezendő iratok azonosítási adatait (iratszám, tárgy, az irat keltezése, lapszám, mellékletek száma), • a selejtezést végzők nevét és beosztását, • a selejtezést végzők aláírását. Az így

elkészült jegyzőkönyvet három példányban meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. Az illetékes levéltár az egyik példány jóváhagyásával vagy módosítási feljegyzésével visszaküldi, s ennek megfelelően el kell végezni a megsemmisítést, vagy mégis bizonyos iratokat megküldeni a levéltárnak. A selejtezési jegyzőkönyvet a jóváhagyási záradékkal az irattárba kell helyezni. Az iratok tényleges selejtezésére (égetés, bezúzás, MÉH telepre szállítás) csak az illetékes szerv jóváhagyása és a selejtezési jegyzőkönyv irattárba helyezése után kerülhet sor A titkos ügykezelés (TÜK) Titkos ügyiratok kezelésének szabályzatát is célszerű egy szervezetnél kialakítani, mely azon iratok kezelésére vonatkozó előírásokat tartalmazza, melyek a bennük foglaltak alapján szigorúan titkosak, csak meghatározott személyek kezébe juthatnak. A titkos ügykezelés által kezelt iratokat és dokumentumokat a minősített adat

megnevezés foglalja össze. A minősített adatok kezelésére különböző jogszabályok vonatkoznak. Az ezzel kapcsolatos előírásokat az érintettek általában külön oktatás keretében sajátíthatják el, s vizsgát is kell tenniük. A minősített adatok kezelésekor úgy kell eljárni, hogy illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A minősített iratok jelzése lehet: szigorúan bizalmas, illetve titkos. Vannak csak nagyon szűk körben mozgó államtitok jelzésű iratok is, a szervezetek általában saját hatáskörben határozhatnak meg egyéb minősítéseket is, mint pl.: üzleti titok, vezetői tájékoztatás, stb A titkos ügykezelés szabályzata az alábbiakat tartalmazza: • milyen jellegű és tartalmú iratot kell ilyennek minősíteni, • ki minősítheti az iratokat, • kik kaphatják meg az ilyen minősítésű iratokat, • hogyan kell az ilyen iratokat iktatni, továbbítani, • hogyan, és hol irattározhatóak ezen iratok (általában ezek

irattározása az egyéb iratoktól elválasztva, külön és titkosan kezelve történik). 57 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 4.13 Egyes irodatechnikai eszközök használata, ezekkel történő ügyintézés Az előző témakörben, főleg a hagyományos iratkezeléssel foglalkoztunk, azonban a technika fejlődésével, a számítógépek egyre nagyobb térhódításával a titkári munkában is, egyre inkább elterjed az elektronikus iratkezelés. Ebben a fejezetben megismerkedhetnek a titkári munkában leggyakrabban előforduló elektromos és elektronikus eszközök használatával. A legtöbbet használt eszközök a titkári munka során: az írógép, a számítógép, a számológép, a másológép, a telefon és fax, a diktafon, valamint az iratmegsemmisítő. Az írógép Ma már használata kezd visszaesni a titkári munka során, leginkább űrlapok kitöltésére alkalmazzuk, helyét felváltotta a számítógép, ahol korszerű szövegszerkesztők segítik a

titkárok munkáját. A számítógép A számítógépet ma már az titkárság nagyon sokrétűen használja. Ezek az alkalmazási területek általában a következők: − Szövegszerkesztés, − Iratkezelés, iktatás (elektronikus iktatás), − Szabványos iratfajták készítése, − Képek, ábrák, grafikonok készítése, − Dokumentumok küldése, fogadása (e-mail), − Fax írása, küldése, fogadása, − Internet használat, − Iratok gépi másolása (szkenner), − Táblázatkezelés, − Adatbázis-kezelés, − Iratok kinyomtatása. E területek közül nézzük először az iratkezelést és iktatást. A jelenlegi iratkezelésben legtöbb helyen keveredik a hagyományos és a számítógépes technika Ennek oka, hogy sok vállalkozásnál még teljes mértékben nem váltható fel a hagyományos technika, mert költséges, vagy a munkatársak nem rendelkeznek megfelelő képzettséggel, illetve a mai hivatalos életben a papír alapú irat még sokszor nem

helyettesíthető mással. Ezek azonban folyamatosan felszámolódnak, rohamosan fejlődnek az elektronikus rendszerek Az elektronikus iratkezelés fő területei: − a papír alapú dokumentumok archiválása, kezelése, − elektronikus iratok archiválása, kezelése, − dokumentum alapú ügyviteli folyamatok (business workflow). 58 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A számítógép megfelelő program segítségével képes a beérkezett információkat felvenni, tárolni, kijelezni, megfelelő könyvtárba elhelyezni és visszakeresni. A papír alapú iratok szkenner segítségével másolhatók be a rendszerbe A számítógépes iktatás elve ugyanaz, mint a kézié csak ehhez a legmegfelelőbb rendszert kell kiválasztani. Az iktatás számítógépen, a fájlok vagy könyvtárak, alkönyvtárak létrehozását és az iratok besorolását jelenti. Az egyszerű, a cím vagy az irat megnevezése szerinti elmentés előbb-utóbb követhetetlen. A számítógép könyvtárai

főcímeket tartalmaznak, ezen belül kikereshetők a konkrét iratok. A telefax telefonon küldött írásbeli információ. A telefax formája a céges levélpapírhoz hasonlít, a lap felső részén vannak az automatika által kinyomtatott adatok (az adó kódja, a címzett kódja, az adás időpontja, dátummal, perccel). A faxon szerepelni kell a címzettnek, a küldőnek, a dátumnak, az oldalszámnak, a szövegnek. Csak név és rang szerinti megszólítás szükséges, kézzel való aláírás nem szükséges, elég géppel a küldő nevét szerepeltetni. A lap alján lehet minden további információt közölni, mint pl.: a cég telephelyeit, azok címeit, telefon-, faxszám, e-mail cím, a cégbejegyzés száma, a bankszámla száma. A faxokat is azonnal be kell vinni az iratnyilvántartásba. A fax írása, küldése és fogadása állandóan bekapcsolt számítógépet igényel, ezért a számítógép sok idejét elfoglalja, így a gyakorlatban gépen írják meg a

szövegét, de külön faxkészüléken történik a továbbítás, s ez a munkaidő végeztével is bekapcsolt állapotban marad. Az internet alapvető felhasználási területe a böngészés (információ keresés) és a levelezés (e-mail). Az információ keresés segítségével nagyon sok hasznos és aktuális információhoz juthatunk (pl.: árfolyamok, tőzsdei hírek, közlekedési menetrend, időjárás, szálláshelyek, ajánlatok, stb.) Az e-mail számítógépes levélküldés, melyben a felek függetlenítik magukat a postai hívás nehézségeitől, ezáltal időt és pénzt takarítanak meg, s kinyomtatva még bizonylatként is felhasználható. Másológép Az irodai gyakorlatban kétféle technikát alkalmaznak, fénymásolást, és digitális (lézeres) másolást. A fénymásolásnál a másolandó lapok együtt vagy külön helyezendők a gépbe, ami sok időt vesz igénybe. A digitális megoldásnál számítógép vezérli a nyomtatás sorrendjét, személy

felügyeletére nincs szükség, jóval gyorsabb a másik technikánál. Telefon A titkárság leggyakrabban használt irodatechnikai eszköze, melynek használatához sok technikai és illemtani szabály kapcsolódik. A technikai ismeretek szempontjából megkülönböztethető: − A PULSE hívó üzemmód (minden szám tárcsázásakor impulzusokat ad a központnak, amely azok alapján fokozatosan választva hívja az előfizetőt). − A TONE hívó üzemmód (a tárcsázást felváltotta a nyomógombokkal történő hívás, amelyek megnyomásukkor különböző frekvenciájú hangokat adnak. 59 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − Ez a technika sokféle alkalmazást tett lehetővé: telefonszámok tárolása, gyorstárcsázás, automatikus hívásismétlés, visszahívás automatikus beprogramozásra, a hívó és a hívott fél nevének kiírása, üzenetrögzítés, átirányítások, hívásvárakoztatás, kihangosítás, konferenciabeszélgetés, központ által

bemondott utasítások, hangposta, rövid írásos üzenet küldése, telefonos ébresztés, stb.) Mobiltelefon (nemcsak a telefon helyhez kötöttségét szüntette meg, hanem az előbb felsoroltakon kívül a nyújtott szolgáltatások is egyre bővülnek. Sajátos udvariassági formákat, közlekedés- és baleset biztonsági előírásokat is hozott magával. Ilyenek: hívásnál illik megkérdezni, hogy a hívott fél számára alkalmas-e az időpont; a járműben a készüléket rögzíteni kell; mivel a mobiltelefon zavarhatja más elektronikus berendezések működését, ezért ilyenek környezetében tiltják a használatát, a mobiltelefonon lefolytatott beszélgetések csak a felekre tartoznak ezért nem illik társaságban használni; stb.) ISDN (integrált szolgáltatású digitális hálózat, magában foglal minden telefonhálózati szolgáltatást, a telefonkapcsolatok az egyéb rendszerekhez képest nagyon rövid idő alatt létrejönnek, ami jelentős költség és

időmegtakarítást eredményez, a hangátvitel kiváló minőségű, az adatátviteli sebesség nagy, szövegek, képek, grafikák nagy felbontásban is továbbíthatók, az ISDN vonalra többféle eszköz is csatlakoztatható, melyek egymástól függetlenül működnek). Telefonra vonatkozó illemtani szabályok A telefon a kommunikáció mindennapos eszköze. Az idő pénz, tehát beszéljünk röviden A telefonkapcsolat létrejöttekor a hívó fél köszön, bemutatkozik, és közli, hogy kivel szeretne beszélni A telefonközpontnak nem kell bemutatkozni, csak az alállomásnak A hívott fél saját neve, kapcsolási száma vagy állomása (pl. Kiss lakás) és a hivatal megnevezésének bemondásával azonosítja magát. A telefonközponttól a pontos név és beosztással, vagy a mellék számával kell kérni a kívánt személyt. Időnként a néven kívül a képviselt céget, beosztást, sőt esetleg a hivatalos megkeresés célját is be kell mondani. Az érdemi

mondandó előtt meg kell győződni arról, hogy a hívott személy van-e a telefonnál. A közlendőket szabatosan, röviden, érthetően kell előadni Ha közlendőnk hosszabb beszélgetést igényel, akkor kérdezzük meg, hogy partnerünk ráér-e ennyi és ennyi időre. Ha nem, akkor kérjünk megfelelő időpontot Vonalmegszakadás esetén a hívó fél kötelessége az újrahívás. A megbeszélés után a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást. Munkahelyen nem illik a munkaidő kezdete, illetve vége előtt 5-10 perccel zavarni. Hivatalos ügyben lakáson keresni valakit csak halaszthatatlan ügyben illik, s mindenképpen a zavarásért elnézést kell kérni. Partnerünket, nálunk magasabb beosztású egyéneket személyesen kell hívni Hosszú kapcsolási várakoztatás helyett ígérjünk visszahívást. Téves hívás esetén bocsánatot kell kérni a háborgatásért, a hívott félnek pedig nem illik lecsapni a telefont. 60 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Telefax

Működési elvéről már volt szó a számítógépekkel foglalkozó részben, de amennyiben ez nincs telepítve a gépbe, úgy külön készülékként működik, a telefonvonalra csatlakoztatva. A papírra felvitt jeleket megvilágítja és átalakítja digitális jelekké, melyeket elküld a fogadó készülékre A fax a telefonhoz hasonlóan kezelendő, hívni lehet letett vagy felvett telefonkagylóval, az összeköttetés létrejöttét egy sípoló hang jelzi. Ha a tárcsázás után a hívott fél beleszól a telefonba, akkor fax-hangot kell kérni, s a hangadás után a START gomb lenyomásával indítható a művelet A készülék automatikusan nyomtatja a küldött anyagra a küldő készülék hívószámát, a küldés idejét, a hívott fax számát. A kapcsolat megszűnésekor bizonylatot nyomtat ki, amelyen az előbbi adatokon kívül jelzi, az adás megtörténtének pontos idejét, az adás megtörténtét, illetve az esetleges megszakadását, valamint a

lapszámot. A diktafon Hangrögzítő berendezés, mely nélkülözhetetlen a titkári munka során. A készülék a hangot mágnesszalagra rögzíti, majd a visszajátszás során az a lerögzített jeleket eredeti hangon adja vissza. A diktafon jól használható levelek, értekezleti anyagok, jegyzőkönyvek, utasítások rögzítésére, amikor nincs lehetőség és mód a végleges forma elkészítésére. Egyszerű gombnyomással indítható és állítható le, valamint ugyanilyen egyszerűen le is lehet játszani a felvett anyagot A diktafonról való leírás nagy gyakorlatot és ügyességet igényel. Iratmegsemmisítő Minden munkahelyen, irodában hatalmas mennyiségű olyan irat keletkezik, amelyek egy idő után feleslegessé válnak, mint pl.: vázlatok, feljegyzések, emlékeztetők, stb Ezeket időközönként meg kell semmisíteni, hiszen fölösleges helyet foglalnak, illetve átláthatatlanná teszik a tárolás. Ezen iratok megsemmisítésére többféle mód

lehetséges: zúzdába szállíthatók, elégethetők, irodai iratmegsemmisítő-géppel hosszú csíkokra felszeletelhetők. Az első két megsemmisítési módnál előfordulhat, míg az irat elérkezik a megsemmisítés helyére, addig útközben illetéktelenek kezébe is kerülhet, míg a harmadik módszernél ez nem állhat elő, hiszen a munkahelyekről ki sem kerülnek ezen anyagok. A készülékeknek számos típusa van, a legbiztonságosabb, ha hullámosan vágják össze a lapokat, sőt keresztbe is vágják, így valójában a szeméttel együtt elszállítható, s a lapokat egésszé már soha nem lehet összeilleszteni. 4.14 Bizonylatok kezelése, nyilvántartása, igénylése Az iratok nagy csoportját képezik a bizonylatok. A számviteli törvény szerint minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell 61 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE

kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. Ez a bizonylati elv és a bizonylati fegyelem A számviteli bizonylat az okmány, amely hitelt érdemlően képes alátámasztani a mérlegben kimutatott vagyon nagyságát és összetételét. Nyilvánvalóan az eredmény-kimutatás tételeinek valódiságát, a teljesítményértéket igazoló bizonylatok támasztják alá. A számviteli bizonylat csak akkor alkalmas a hitelesség bizonyítására, ha az szabályszerű Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak. Ez megvalósítható új bizonylat

kiállításával (de a régit is megőrizve) vagy az adat olyan javításával, hogy az eredeti is felismerhető legyen. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. A pénzeszközöket (készpénz, számlapénz) érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés (számlakivonat) megérkezésekor könyvelni kell, a többi bizonylat adatait pedig a gazdasági esemény megtörténte után a számviteli politikában megjelölt időpontig. A bizonylat fogalma, alaki és tartalmi kellékei, csoportosítása A számviteli bizonylat Minden olyan külső és belső okmány, amely a gazdasági művelet, esemény számviteli

nyilvántartása céljára készül. Bizonylatnak kell tekinteni minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai módon készített adathordozót, amelyet a nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek megtörténtét, hatásuk mértékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja. A bizonylatnak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően, hitelesen rögzíti, s hiba esetén előírásszerűen javították. A bizonylat alaki és tartalmi kellékei: − a bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója; − a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; 62 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − a gazdasági

műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; − a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; − a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és – a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően – értékbeni adatai; − külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; − bizonylatok adatainak összesítése

esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; − a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; − a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; − továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A számlával, az egyszerűsített számlával, a számlát helyettesítő okmánnyal kapcsolatos további követelményeket az általános forgalmi adóról szóló törvény határozza meg (részletes kifejtése az értékesítési modulban található). A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a vállalkozás képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy, az intézmény azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. A bizonylatok

csoportosítása A bizonylatok csoportosíthatók: − Keletkezési helyük szerint: • Belső bizonylatok: mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása a vállalkozáson belül történik. • Külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, melyek kiállítása nem a vállalkozásnál, hanem az adott gazdasági műveletet kezdeményező külső szervnél történik. − Gazdálkodási szakterület szerint: • Befektetett eszköz létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével és azok nyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok, • Készletekkel kapcsolatos bizonylatok, • Pénzforgalmi bizonylatok, • Számlázási bizonylatok, 63 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − • Bérszámfejtési bizonylatok, • Leltározási bizonylatok. Feldolgozásban betöltött szerepük szerint: • Elsődleges bizonylatok, • Másodlagos bizonylatok, • Gyűjtő bizonylatok, • Hiteles másolatok, • Hiteles kivonatok. Szigorú számadású nyomtatványok Azokat a

nyomtatványokat, amelyek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványként kell kezelni. Ilyenek, pl. a készpénzcsekkek, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, leltárfelvételi jegyek, étkezési utalványok stb.) A szigorú számadású nyomtatványok teljes körűségének ellenőrzése Az átvétel alkalmával minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az egyes nyomtatványokban az űrlapok teljes számban megvannak-e, továbbá az űrlapok és esetleges egyéb jelzések (pl.: számlavezető pénzintézet jelzőszáma) helyesek-e A szigorú számadású nyomtatványok őrzése A felülvizsgált és helyesnek talált szigorú számadású nyomtatványokat lemezszekrényben kell őrizni. A szigorú számadású nyomtatványok kiadása, felhasználása Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből annak felhasználására felhatalmazott személynek

kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorába a kiadás és az átvétel keltének feltüntetésével köteles feljegyezni. Az átvétel ugyanott, a megbízott személy aláírásával kell elismertetni. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának tartalma:: − a beszerzett bizonylat sorszámát, tömb esetén – tól – ig száma, − a beszerzés ideje, − a felhasználás kezdő időpontja, − a felhasználás befejező időpontja, − a felhasználásra átvevő aláírása, − a felhasználatlan bizonylatokat visszavevő aláírása. A nyilvántartás a B15-46/B sz. szigorú számadású nyomtatványok beszerzésének nyilvántartása, valamint a B 13-77 rsz nyilvántartó lapon történik (B/9 minta) A bizonylatok kiállítása, helyesbítése A bizonylat a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylaton

az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező 64 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni: − A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. − A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. − A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. Fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét, helyesbítő személy aláírását − Pénztári bizonylatokat javítani nem szabad! − A rontott pénztári bizonylat, készpénzcsekk stb. helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott, stornírozott bizonylatot (annak összes példányát) meg kell őrizni. − A

külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. − Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell, s fel kell szólítani a hibák helyesbítésére. − Külső szervtől érkezett bizonylatot nem lehet javítani. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylaton feltüntetett adatokat, azok hitelességét. A könyvelésük előtt a bizonylatokat csoportosítani kell. A feldolgozás során a következő feladatokat kell elvégezni: − Ki kell jelölni azokat a főkönyvi számlákat (analitikus nyilvántartólapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell. A számlakijelölő személy az utalványt kézjegyével köteles ellátni − Rögzíteni kell a könyvelés megtörténtét, időpontját és az egyeztetés tényét. − Biztosítani kell megfelelő hivatkozással a

visszakeresés lehetőségét. A feldolgozás során ellenőrizni kell: − Az aláírók jogosultságát, − A bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, − A könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, − Az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e , − A munkafolyamatba épített ellenőrzés megtörténtét. A bizonylatok alaki ellenőrzése keretében a következőket kell vizsgálni: − Gazdasági esemény bizonylatolása az előírt bizonylaton történt-e, − Bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba (szigorú számadású nyomtatványoknál), − Bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden szükséges adat szerepel-e rajta, 65 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − A kiállító, az érvényesítő és az utalványozó (eseménytől függően az ellenőr) valamint a gazdasági eseményben érintett dolgozók aláírása szerepel-e a bizonylaton, − A bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások

szabályszerűek-e, − A szükséges mellékletek csatolva vannak-e. A bizonylatok számszaki ellenőrzése A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értéki adatok, a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. A bizonylatok tartalmi ellenőrzése Vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt, azok károsodást ne szenvedjenek. A könyvelési bizonylatokat, időrendi sorrendben kell tárolni. A bizonylatok őrzése Az éves beszámolót, valamint az ezt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést, olvasható formában legalább 10 évig meg kell őrizni. A számviteli bizonylatokat legalább az adó megállapításához

való jog elévüléséig kell olvasható formában megőrizni – 8 évig. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre – a megőrzési helyről – kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt az eredeti visszahelyezésig bizonylatként megőrizni. 5. BESZERZÉS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS A beszerzés készletgazdálkodás munkaterület a kereskedelmi vállalkozás körforgási folyamatának input egysége, a vállalkozás logisztikai rendszerének a része. A vállalkozás tevékenységének folytatásához (jelen szimulált vállalkozásunknál kereskedelem) termelési tényezők szükségesek, melyek beszerzése a piacon történik. A piacgazdaság viszonyai között a vállalkozás eredményessége szempontjából a beszerzési tevékenység megszervezése, a készletgazdálkodás, a piac, a fogyasztói igények

változásának figyelemmel kisérése, esetleges befolyásolása döntő jelentőségű. Kereskedelmi vállalkozás megkezdésének, folytatásának feltételei: − Tárgyi feltételek: 66 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − • telek, épületek (raktár, irodaépület) • szállítási feladatok ellátásához járművek • egyéb gépek, berendezések, pl. számítógép, irodai felszerelések • kereskedelmi áruk • pénztőke stb. Személyi feltételek: • munkaerő Ezen tényezők közül a beszerzési csoport legjelentősebb feladata a forgalmazandó áruk beszerzése, készletezése, bizonyos időközönként egyéb szükséges termelési tényezők beszerzése. A munkaterület feladatát a Kereskedelmi Manager vezetése, koordináló tevékenysége alatt végzi. A csoport munkáját a vállalkozás Beszerzési csoport vezetője irányítja, kinek munkáját beosztott munkatársa(k) segítik. A feladat színvonalas ellátása aktív együttműködést követel a

marketing, az értékesítés, pénzügy, a számvitel területén dolgozó munkatársakkal. Beszerzés, készletgazdálkodás feladatai: − piaci információk gyűjtése, piackutatás (fogyasztói igények felmérése, beszerzési lehetőségek felkutatása), − ajánlatkérés, a szállító kiválasztása, − a beszerzési igény megtervezése (konkrét termék, minőség, mennyiség stb.), − szállítási szerződések megkötése, megrendelések nyilvántartása, − áruátvétel és az ezzel kapcsolatos ügyviteli feladatok, − minőségi, mennyiségi kifogások és ezek rendezése, − készletnyilvántartás, − feladások készítése (a pénzügy, a számvitel részére), − adatszolgáltatás, − készletgazdálkodás, készletelemzés. Felsorolásszinten ezen tevékenységeket kell a munkacsoportnak ellátnia. Természetesen a tanulók elméleti tudásszintjétől, gyakorlatuktól függően a különböző feladatokat más-más mélységben, több-kevesebb

vezetői segítséggel kell végezni. Cél: A diákok eddig már megszerzett (e területen viszonylag kevés) elméleti ismereteinek kiegészítése gyakorlati, analitikus ismeretekkel. Az információk beszerzésének, rendszerezésének, továbbításának, a döntésben játszott szerepének megismerése. A gazdaságosság, a likviditás, a minőség, a piaci információk stb alapján önálló döntés. A beszerzéssel kapcsolatos jogi, levelezési, ügyirat-kezelési ismeretek elsajátítása. A különböző munkaterületeken dolgozók együttműkö67 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE désének, kapcsolatuk jelentőségének, a vállalkozás tevékenységében betöltött szerepének megértése, hatása az eredményességre. A készletgazdálkodás hatásának bemutatása a pénzforgalomra, az eredményre 5.1 PIACI INFORMÁCIÓK GYÜJTÉSE, PIACKUTATÁS Komoly együttműködést igényel a marketing és az értékesítési részleggel, illetve az ide sorolandó feladatok nagyobb

részét a marketing csoportnak kell elvégezni - ezért ezzel a kérdéskörrel részletesen ott foglalkozunk. Egy vállalkozás csak akkor igazán sikeres, ha a nyereség elérése párosul a fogyasztói elégedettséggel. A kereskedelem bármely részterületén működő vállalkozásnak pedig azon termékeket, olyan minőségben, olyan választékban, olyan mennyiségben, stb. kell forgalmazni, amelyre fogyasztói igény van Ez tehát döntően meghatározza, hogy mit, mennyit, milyen minőségben kell beszerezni. Ez az információszerzés egyik oldala. Másik oldal, hogy az előzőek alapján szükséges árukat hol, kitől, milyen szállítási feltételekkel, milyen minőségben, milyen áron tudjuk beszerezni. A kutatómunka nagyobb része már a beszerzési csoportra hárul. A cég maga is kap különféle ajánlatokat, kérhet is, s komoly piaci kutatómunkát is végezhet. 5.2 AJÁNLATKÉRÉS, A SZÁLLÍTÓ KIVÁLASZTÁSA Az ajánlat az ajánlattevő (eladó)

szándéknyilatkozata, amellyel másik személy, cég számára árut, szolgáltatást akar eladni bizonyos feltételek mellett. Kaphatunk ilyen ajánlatokat az ajánlattevő saját elhatározásából (ma a piacgazdaság viszonyai között nagyon gyakori, hogy többen szeretnének eladni, mint termelni), illetve saját kérésünkre. Maga az ajánlat nincs formához kötve, de célszerű azt írásban kérni, ezzel megelőzhetjük a vitás eseteket. Formája lehet levél, katalógus, árlista, bemutató, kiállítás, közvetlen ajánlat. Az ajánlati feltételeket mindig pontosan kell meghatározni: az áru fajtája, minősége, mennyisége, teljesítés időpontja, a fizetés módja, ideje stb. Célszerű meghatározni az ajánlat érvényességi idejét is Segítségként nézzük a legtipikusabb levelek ajánlott tartalmát. Az általános ajánlólevél vázlatos tartalma: − hivatkozás az eddigi üzleti kapcsolatokra, érdeklődő levélre, szerzett információkra, −

áruajánlat, − árjegyzék (áruminta) vagy ajánlott termékek részletes ismertetése, − megrendelés kérése, áruszállítás pontos tejesítésének ígérete. Az ajánlatkérő levél vázlatos tartalma: − hivatkozás az eladó cég hirdetésére vagy a korábbi tárgyalásra, 68 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − a megrendelni kívánt áru pontos megjelölése, esetleg műszaki rajz,- szabvány- száma, cikkszáma, − a szükséges mennyiség megközelítő pontosságú meghatározása, − a szállítási feltételek közlésének kérése (ár, határidő, csomagolás, szállítási mód, fizetési mód) − a válasz kérése. Az ajánlatkérésre adott válasz vázlatos tartalma: − hivatkozás az ajánlatkérésre, − az ajánlatban közölt megbízás vállalása, − az ár közlése, − a szállítás időpontjára vonatkozó esetleges módosítások. Az ajánlatkérésre, ajánlatra példát a B/10.minta tartalmaz Az előzetes információgyűjtés, az

ajánlatok alapján a szállító kiválasztása következik. A szállítási feltételeket, kondíciókat elemezni kell, esetlegesen tárgyalni bizonyos feltételekről, különleges igényekről Össze kell hasonlítani a minőség függvényében az árakat, az engedményeket, a szállítási és fizetési feltételeket, a szállítást kísérő szolgáltatásokat, stb. Természetesen ezek nagyban függnek attól, hogy vevői vagy szállítói erőfölény van-e a piacon. Nagyon körültekintően, az összes információt elemezve, az értékesítési, pénzügyi csoporttal együttműködve (az értékesítés feltételei, a fizetés módja, határideje miatt fontos) kell dönteni. Itt mindenképpen előkerülnek a gazdaságosság, a likviditás, a minőség, a takarékosság szempontjai 5.3 A BESZERZÉSI IGÉNY MEGTERVEZÉSE Valójában nem is ebben a pontban, hanem előbb lenne a helye. Talán ezt az első három pontot nem is lehet időrendi sorrendbe állítani, hiszen együtt,

azonos időben vannak jelen. Külön feladatként kell azonban vele foglakozni, hiszen bizonyos készletezésre szükség van, vannak idényjellegű termékek, az értékesítésre beérkezett megrendelések mennyisége, szállítási határideje, a kereslet, kínálat piaci viszonyai, üzletpolitikánk stb. ezt feltételezik A megalakuló fiktív vállalkozások különböző árukat forgalmaznak, így azok sajátosságait is figyelembe véve minden vállalkozás kialakítja az erre vonatkozó saját üzleti elképzeléseit. Ennél a feladatrésznél is jól előtérbe kerül azon célunk, hogy gondolkodni tanítsuk meg diákjainkat, szemléletet formáljunk. Az áruforgalom érdeke azt kívánja, hogy minél nagyobb készletet tároljunk. Ezt igényli a folyamatos ellátás biztosítása, a szélesebb választék, a nagyobb értékesítési bevétel stb. Ugyanakkor a nagyobb raktári készlet nagyobb költséggel is jár: raktározás költsége, áruveszteség, felesleges

pénzlekötés, s ehhez kapcsolódó kamatköltség, stb. Meg kell határozni a készlet-optimumot, mely azt az árumennyiséget jelenti, ami még nem veszélyezteti az elérhető forgalmat, de 69 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE nem is jár túlzott költséggel. Ez áru fajtánként eltérő lehet, s általában a gyakorlati tapasztalatok alapján alakítható ki. Meghatározásánál az áru jellegét, az értékesítés folyamatosságát, nem várt hullámzását, esetleges idényszerűségét másik oldalról pedig az áruutánpótlás gyakoriságát, szakaszosságát, raktározási kapacitást kell elemezni. Az optimális készletszint nem egy fix készletmennyiség, készletérték, hanem egy célkitűzés. A vállalkozásoknál elsősorban az alsó és felső készlethatár kerül meghatározásra. − Az alsó készlethatárt biztonsági vagy minimális készletnek nevezzük. Azt a készletmennyiséget jelöli, amely alá a készletszint nem süllyedhet, a beszerzés zavarainak

elhárítására szolgál, illetve az előre nem látható értékesítést hivatott biztosítani. − Jelzőkészlet: a neve is utal szerepére, a készletek azon szintjét jelenti, amelynek elérésekor az utánpótlásról gondoskodni kell. Nagyságát a napi értékesítési mennyiség és az utánpótlási idő szorzata, plusz a minimális készlet adja. − Folyókészlet: ez a készlet biztosítja két utánpótlási időpont közötti értékesítéseket. Az időpontok közötti napok és az átlagos napi értékesítés mennyiségének szorzatával határozható meg. − Átlagkészlet: A folyókészlet felének és a biztonsági készletnek az összegét jelenti. Átlagosan ennyi található a készletekből raktáron − A felső készlethatár, ami felé a készletszint nem emelkedhet az a maximális készlet. Természetesen ezek a készletnormák iránymutatást adnak, de nem lehet mereven kezelni őket. A lényeg az, hogy az árukészlet nagysága, összetétele

összhangban legyen a forgalommal, a fogyasztói igényekkel. Egy-egy marketing tevékenység eredménye, szezonális jelleg, vagy egyéb külső okok is eredményezhetik a forgalom alapos megugrását, máskor visszaesését Ezekre fel kell készülni. Ugyanakkor az árubeszerzés jellege is fontos: központosított vagy decentralizált formában történik-e, esetleg pályáztatás útján Külső körülmények, pl a kínálat helyzete, a beszerzési forrásokból adódó lehetőségek, stb. belső feltételek, mint a szakismeret, információs rendszer, felkészültség, raktári kapacitás, szakszerű állagvédelmet jelentő tárolás, munkaszervezés stb. mind-mind figyelembe veendő tényezők 5.4 A SZÁLLÍTÁSI SZERZŐDÉSEK MEGKÖTÉSE, MEGRENDELÉSEK NYILVÁNTARTÁSA A beszerzési igény meghatározása, a szállító kiválasztása után szinte magától adódó feladat. A szerződés keletkezhet a kapott ajánlat elfogadásával, illetve megrendeléssel és annak

elfogadásával. Beruházások, tulajdon-nyilvántartáshoz kötött vagyontárgyak, tartós együttműködések stb. esetén (nem egyszerű 70 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE árubeszerzés) a szerződéskötés előzetes tárgyalás alapján jön létre a szerződők együttes, egy időben történő aláírásával. A gyakori, kisebb értékű készletbeszerzések esetén az előzetes tájékozódás alapján összeállított megrendelés illetve annak visszaigazolása jelenti a kereskedelmi ügyletek megkötését. 5.41 Szerződések, keret-megállapodások A szerződés előzményei, szerződéskötés A szerződés két vagy több személy jogi hatást kiváltó, egybehangzó akaratnyilatkozata. A jogi hatás (pl beszerzésnél az áru feletti tulajdonjog megszerzése) csak az egybehangzó akaratnyilatkozathoz fűződik, így az akaratnyilatkozatok tartalmi azonosságának rendkívül nagy jelentősége van A szerződés a következőképpen jön létre: az egyik fél

ajánlatot tesz, a másik fél ezt az ajánlatot elfogadja. A szerződéskötésre irányuló ajánlat háromféle alakban tehető: − szóban (jelenlévők között, telefonon), − írásban (levél, e-mail, telefax), − ráutaló magatartással (pl. automatákból történő vásárlással) Az ajánlattevő bizonyos ideig köteles állni ajánlatát – ezt hívjuk ajánlati kötöttségnek. Célszerű az ajánlati kötöttség időtartamát az ajánlatban megfogalmazni, melyet esetlegesen ki is lehet zárni Ha nincs rendelkezés az ajánlati kötöttségre, akkor az alábbiak érvényesülnek − A szóban tett ajánlatnál megszűnik az ajánlati kötöttség, ha azt nyomban nem fogadják el. − Az írásban tett ajánlatnál az ajánlati kötöttség annak az időnek elteltével szűnik meg, amelyen belül az ajánlattevő a válasz megérkezését rendes körülmények között várhatta. Két fontos megjegyzés azért ide tartozik. Az egyik, hogy a választ az ajánlat

kézhezvételét követően haladéktalanul el kell küldeni A másik, hogy az ajánlati kötöttség időtartama az ajánlat elküldésének módjához igazodik Elkésett elfogadás esetében a szerződés nem jön létre, de erről az ajánlattevőnek haladéktalanul értesítenie kell az ajánlat elfogadóját, mert ha ezt elmulasztja, a szerződés a válasz késedelme ellenére is létrejön – erről a polgári jog így rendelkezik. Az ajánlattól eltérő tartalmú válasz új ajánlatnak minősül. Ilyenkor a felek szerepe felcserélődik, s most már az eredeti ajánlattevőnek kell válaszolnia. Az ajánlat és az elfogadás egybehangzó volta esetén a szerződés létrejön. Szerződést szóban, írásban és ráutaló magatartással is létre lehet hozni. Főszabály tehát a formálatlanság szabálya. Vannak azonban olyan esetek, amikor a törvény a szerződés érvényességéhez valamilyen különös alakot kíván meg, s ez érvényes a gazdasági, üzleti élet

területén létrejött szerződésekre is. Adás-vételi szerződések 71 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE esetében az egyszerű írásba foglalás is elég, kivéve az ingatlan tulajdonszerzés esetét, mely közokiratot kíván meg. Szintén közokiratba kell foglalni a gazdasági társaságot létrehozó társasági szerződést. A szerződés akkor tölti be rendeltetését, ha a felek elérték a fő gazdasági célt, aminek érdekében a szerződést létrehozták. Ez akkor következik be, ha a szerződést szerződésszerűen teljesítették. A megállapodásokat tartalmuknak megfelelően, a megadott helyen és időben, a megállapított mennyiségben, minőségben, választék szerint kell teljesíteni. Ebből következik, hogy a szerződés teljesítése három lényeges elemre bontható: • a teljesítés helyére, • a teljesítés idejére, • a teljesítés módjára. A teljesítés helye A teljesítésnek van egy nagyon fontos joghatása, nevezetesen a

kárveszélyviselés átszállása. Célszerű tehát a megállapodásban kikötni a teljesítés helyét, amely kereskedelmi forgalom esetén a jogosult székhelye, telephelye. Természetesen előfordulhat olyan eset, ahol a dolgot egy adott helyen kell telepíteni, felépíteni – ebben az esetben a teljesítés helye ez a hely lesz Fuvarozó, szállítmányozó igénybe vétele esetében a teljesítés helye az a hely lesz, ahol a dolgot a fuvarozónak, szállítmányozónak fuvarozás céljából átadják, majd számára pedig a rendeltetési állomás. A teljesítés ideje Különös e jelentősége, mert a teljesítés idejének elmulasztása a szerződésszegés egyik legfontosabb esetét, a késedelmet vonja maga után. Ha a felek a szerződésben teljesítési időt nem határoztak meg, akkor bármelyik fél esedékessé teheti a másik fél kötelezettségét azzal, hogy a maga részéről a teljesítést felajánlja – ez okozhat kellemetlenségeket (nincs raktári

kapacitás, nem készült el a termék, stb.) Ha a szerződés teljesítését egyik fél sem kezdeményezte, akkor a kötelezett köteles a szerződést teljesíteni, ha eltelt az az idő, amely a szerződés tárgyának az előállításához általában szükséges. A szerződésekben rögzíteni kell tehát a teljesítés idejét egészen konkrétan, megállapodnak a teljesítési határnapban vagy a teljesítési határidőben. Határnap azt jelenti, hogy egy meghatározott napon kell a szerződést teljesíteni (pl.: 2004 május 16-án) A teljesítési határidő egy időtartam, amelynek kezdete után és vége előtt kell teljesíteni a szerződést (pl2003 szeptemberében). Ha a kötelezett előbb szeretne teljesíteni, azt előszállításnak nevezzük, melyet csak a jogosult beleegyezésével lehet megtenni, kivéve a pénzszolgáltatást (ez nem jelent nehézséget, nem kell raktározni). Fontos tudni, hogy ha a teljesítési határidő utolsó napja munkaszüneti nap, akkor

a határidő a következő munkanapon jár le. 72 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A teljesítés módja A felek a szerződés teljesítésekor együttműködni kötelesek. A jogosult minden olyan eszközzel kell, hogy segítse a kötelezett teljesítését, amely tőle az adott helyzetben elvárható. Ezek mindig egy adott konkrét szerződéstől függnek A szerződés megszegése Szerződésszegés minden olyan magatartás, körülmény vagy állapot, amely a szerződésbe ütközik, vagy egyébként sérti valamelyik fél szerződéssel kapcsolatos jogait. Lehet objektív és szubjektív szerződésszegés − Objektív szerződésszegés: egyik fél felróható magatartására sem vezethető vissza. (pl természeti csapás, aszály, stb miatt nem teljesíthető egy szerződés) Ilyenkor jogilag felszámolják a szerződést − Szubjektív szerződésszegés: szerződésszegés valamelyik vagy minkét fél felróható magatartása miatt következett be. • kötelezett késedelme,

• jogosult késedelme, • hibás teljesítés, • lehetetlenülés, • a teljesítés végleges megtagadása a kötelezett részéről. A szerződésszegésnek minden esetben vannak jogkövetkezményei, illetve szubjektív szerződésszegés esetén az okozott kárt meg kell téríteni. Keret-megállapodások A kereskedelmi vállalkozások a beszerzéseik lebonyolítása során általában kétféle módszert alkalmaznak. Szállítási szerződésekkel előre biztosítják a szükséges árumennyiséget, illetve eseti rendeléssel közvetlenül (raktárakból) vásárolnak Áruforgalmuk lebonyolítására úgynevezett keret-megállapodásokat köthetnek Ebben rögzítik a szállítások időpontját, módját, a teljesítés helyét, az eseti rendelések feladásának határidejét, a pénzügyi teljesítést, a göngyöleg visszaszállítását, stb. Nem tartalmazza azonban a szerződés a szállítandó áruk megnevezését, mennyiségét, egységárat, így ezek nem

tekinthetők szállítási szerződésnek A megállapodások megkötésének célja a tartós üzletkapcsolat, a biztonság, a kiszámíthatóság, az azonos minőség, választék, illetve az ebből származó előnyök kihasználása. 5.42 Megrendelés, megrendelések visszaigazolása A készletbeszerzéseknél leggyakrabban a szerződéskötés egyszerűbb formáját, az úgynevezett megrendelést alkalmazzák. Az ajánlat elfogadása a kívánt ügylet megkötését jelenti. Ezt követi a megrendelés A megrendelés, valamilyen termék vagy szolgáltatás konkrét vásárlási szándékát határozza meg a vevő részéről. Célszerű írásban készíteni Kötelező tartalma: − a megrendelő neve, címe, 73 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − az ajánlatra, árjegyzékre, személyes tárgyalásra stb. való hivatkozás, − a megrendelés tárgya (az áru neve, mennyisége, minősége, ára, különleges igények stb.), − a teljesítés helye, ideje, módja, − a fizetés

módja, ideje, (helye). A kötelező tartalom elemeiről már szóltunk. Ha nincs kikötve a megrendelésben, akkor a megrendelt áruk, termékek szállításáról a szállító köteles gondoskodni, a teljesítés helye tehát a vevő telephelye, székhelye Szintén az ő feladata, felelőssége a megfelelő csomagolás, mely a fuvarozás, tárolás időtartama alatt óvja a dolgok épségét, állagát. A fizetés módja (ha nem történt külön megegyezés) átutalás, melynek régebben 30 napon belül kellett megtörténnie Ma már nem dolgoznak ilyen hosszú fizetési határidővel, általában 8-10 napon belül meg kell történnie a pénzügyi rendezésnek. A megrendelés elfogadásával, visszaigazolásával a megállapodás (most már adásvételi szerződés) létrejön. A szerződésben a felek kölcsönösen kötelezettséget vállalnak valamilyen üzleti kapcsolat létrehozására A szerződés ezek után már csak közös megegyezéssel módosítható. Ha a létrejött

szerződés jogszabályokba ütközik, akkor megkötését semmisnek kell tekinteni A megkötött szerződés alapján a kötelezett (szállító) köteles a terméket, árut előállítani, a szolgáltatást elvégezni I osztályú minőségben, a kikötött határidőre és feltételekkel A jogosult (vevő) köteles a terméket, a szolgáltatást átvenni, annak ellenértékét a szerződésben meghatározottak szerint kifizetni. Az árubeszerzésre kötött szerződés az adásvételi szerződések csoportjába tartozik Így a kötelező tartalmán kívül célszerű megállapodni további kérdésekben is: pl. a szállítás módja, költségei; ár meghatározása, illetve változtathatósága; engedmények; tartós beszerzési kapcsolat esetén annak időtartama; az áru csomagolása, kiszerelése; jótállás; szavatosság; stb. A megrendelést, a szállítási szerződést célszerű 3 példányban elkészíteni, melyből 2 példányt a szállító kap. Ha a megrendelést

elfogadja, akkor 1 aláírt példányt visszaküld. A gyakorlatban azonban csak két példányban szokták készíteni Eredeti első példányt elküldik, másik példány a megrendelőnél marad (B/11 minta.) A szállító a megrendelés visszaigazolásával jelzi a megrendelés elfogadását. A megrendelés visszaigazolásának, elfogadásának határideje külön megállapodás nemléte esetén 8 nap, tehát körülbelül az az időtartam, amely alatt egy postai úton elküldött és visszaigazolt megrendelés lebonyolítódik. Természetesen itt tekintetbe kell venni az ajánlati kötöttség időtartamát, illetve a megrendelés elküldésének és visszaigazolásának módját (B/12 minta) 74 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 5.43 Termékfelelősség Itt kell beszélni a már említett két lényeges, az árukhoz kapcsolódó jogról, melyet együttesen termékfelelősségnek nevezünk. A reklamációs idő két részből tevődik össze. A jótállás: a tartós fogyasztási

cikkekre a kereskedő a jogszabályok alapján a vásárlástól számított egy, legfeljebb két évig köteles, a rendeltetésszerű használat ellenére meghibásodott termékekre jótállást vállalni Ezen idő alatt a jótálló a meghibásodott terméket köteles díjtalanul kijavítani (bejelentéstől számított 8 nap alatt), bizonyos esetekben kicserélni, végső esetben pedig az árat visszafizetni. Az időtartam alatt a kereskedőnek kell bizonyítania, hogy a bajt esetleg nem rendeltetésszerű használat okozta. A jótállás időtartama a termék értékétől függően 12 vagy 24 hónap. Hűtőszekrényre, motorcsónakra, komoly gépre a jótállás két év, mobiltelefonra, televízióra, háromezer forint feletti bútorokra egy év. A szavatosság pedig azt jelenti, hogy az áru megfelel az előírt minőségi követelményeknek Ezen idő alatt ugyanúgy a kereskedőnek kell díjmentesen kijavíttatnia, például a rejtett gyártási hibákat, de most már a

vevőnek kell bizonyítania, hogy a terméket rendeltetésszerűen használta, vagyis nem ő okozta a bajt. Az időtartam a korábbi hat hónaphoz képest jelentősen növekedett, a jótállási idő letelte után kezdődik, s a két időtartam együtt 3 év. Egyéves jótállási idő esetén további két évre, kétéves jótállási idő esetén további egy évre szól a szavatosság. A jótállási és szavatossági idő minden cserekor, javításkor újra indul (javításkor a javított rész esetében). A fogyasztók érdekében ezektől az előírásoktól el lehet térni, de csak úgy, hogy a vásárlóknak kedvezőbb feltételeket teremtsen. Egy áru jótállásáért, szavatosságáért a gyártója a felelős, a kereskedő csak afféle „ütközőpont” közte és a vásárló között. A forgalmazók továbbítják a panaszokat a gyártók felé, de a vásárlókkal ők állnak kapcsolatban Ha bizonytalan eredetű termékeket forgalmaznak, olyan céggel állnak

kapcsolatban, melynek nincs az országban szervize, ha túlságosan sok fogyasztóvédelmi vitájuk van, könnyen rossz hírbe keverednek – az eredmény pedig a fogyasztók elpártolnak. Fontos tudni, hogy azokat a termékeket, melyek 10 kilogrammnál nehezebbek, vagy nem szállíthatók kézi csomagként, az üzemeltetés helyén kell megjavítani. Az előírások a fogyasztókra is rónak kötelezettségeket Ha a termék elromlik, a meghibásodást két hónapon belül kell jelezni a kereskedőnek, illetve ha a termék nem működik, a vásárlást követő harmadik napig a kereskedő köteles kicserélni azt. Ha közvetlenül a termelőtől vásárolunk, akkor meg kell állapodni az áru címkézésében, kiszerelésében, méretezésében, stb. A ruházati termékekre, pl kötelező a KERMI vizsgálat, mely a forgalmazó felelőssége, de megállapodás alapján a gyártó is megteheti. 75 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Összességében megállapíthatjuk, hogy egy szerződés

megkötésekor mindig nagyon körültekintően kell eljárnunk saját kockázatunk mértékének csökkentése érdekében. 5.44 Megrendelések nyilvántartása Az elfogadott megrendeléseket nyilvántartásba kell venni. A folyamatos nyilvántartásnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia: − a megrendelt áru konkrét megnevezése, − a szállító megnevezése, − az áru megjelölő adatai: mennyiség, minőség, ár, − a megrendelés száma, időpontja, − szállítási határidő, esetleges részszállítások, − a teljesítés helye, − a fuvarozást végző cég, − megjegyzés (pl. visszaigazolás, késedelmes teljesítés, kifogások, beérkezés, stb.) A nyilvántartásból kiderül, hogy az elküldött megrendelések közül melyeket igazolt vissza a szállító, mikor, milyen szállítmány érkezése várható, ezzel kapcsolatosan milyen teendőink vannak. (B/13 minta) 5.5 ÁRUÁTVÉTEL Optimális esetben, a szerződésben kikötött határidő napján

megérkezik a megrendelt áru. A szállító 3 nappal a teljesítés előtt köteles értesíteni a megrendelőt Beérkezéskor az árut tételesen, minőségben és mennyiségben át kell venni A szállítónak a vásárolt dolgot mérlegelve kell átadnia, melyet a szállítólevél és a fuvarokmányok is tanúsítanak. Sokszor nincs lehetőség a tételes mennyiségi és minőségi számbavételre (zárt csomagolás, árujelleg), ezért a küldeményeket ilyen esetben nem tételesen veszik át, hanem a bruttó súlyt, darabszámot ellenőrzik csak. Tömegcikkeknél általában szúrópróbaszerű minőségi ellenőrzést végeznek Az alapos minőségvizsgálatra sincs igazából lehetőség, később a megrendelő telephelyén végzik el, melyet 8 napon belül meg kell kezdeni, s probléma esetén a szállítót haladéktalanul értesíteni kell. 5.51 A szállítólevél Természetesen a beérkezett árut össze kell hasonlítani az általunk megrendelttel, melyet a

rendelés-nyilvántartásunkból ismerünk. A szállítás kísérője, egyben igazolója a Szállítólevél. Általában több példányban (ált 4 pld) készül, ennek alapján történik a szállító raktárából történő kiszállítás, a vevő pedig ez alapján veszi át a beérkezett árut, ezen igazolja a hiánytalan mennyiségi és minő76 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ségi átvételt. A kereskedelemben korábban az árubélyeget használták a beszerzés megtörténtének elismerésére. Ma már az átvevő aláírása, dátum, bélyegző igazolja az átvételt. A szállítólevél 1 példányát (korábban egy példány már nála maradt) a szállító vállalat kapja vissza, ezzel tudja igazolni a szerződés teljesítésének megtörténtét. A többi példány a megrendelőnél marad, melyből egy a számlához csatolva a pénzügyre kerül. A szállítólevél tartalma: − a szállító és vevő adatai (név, cím, bankszámlaszám, adóigazgatási szám), − a

megrendelés azonosítói, − a kiszállított áru megnevezése, mennyiségi egysége, mennyisége, − egységár, ÁFA kulcs, érték, − dátum, pecsét, aláírás. Lásd B/14. minta 5.52 A számla Az áru kiszállítása után pár nappal, vagy ritkán azzal egy időben kapjuk meg a Számlát. A számla adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat Formájára és tartalmára kötelező előírások vannak (törvény az általános forgalmi adóról) Kétféle számlát különböztetünk meg: − számla (mely készülhet kézzel és számítógéppel is), − egyszerűsített számla (készpénzfizetés esetén használjuk). A számla törvény szerinti kötelező tartalma (legalább): − a számla sorszáma, − a számlakibocsátó neve, címe, adóigazgatási azonosító száma, − a vevő neve, címe, − a termék értékesítésének, illetve a szolgáltatás teljesítésének időpontja, − a számla kibocsátásának kelte, − a fizetés módja, határideje,

− a terméknek vagy a szolgáltatásnak a KSH által előírt besorolási száma, − a termék, vagy a szolgáltatás megnevezése, jellemzői, − a termék, szolgáltatás mennyiségi egysége, mennyisége, − a termék, szolgáltatás adó nélküli egységára, − a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen, − a felszámított adó százalékos mértéke, − az áthárított adó összege tételenként és összesen, − a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen, − a számla végösszege. 77 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Az egyszerűsített számlát általában készpénzfizetéskor alkalmazzuk. Tartalmi valamivel kevesebb az előzőben ismertetettnél, a termék, szolgáltatás adóvak együtt számított egységárát, ellenértékét tartalmazz tételenként és összesen A számlát aláírással, pecséttel kell ellátni. A számlán a nyomtatott példány

számát jelölni kell. Nagyon fontos, hogy a vevőnek „Eredeti 1 példány”-t kell adni, illetve azt kell kapni, mert az általános forgalmi adó levonási jogot csak ilyen számla alapján lehet gyakorolni. (B/15 minta) A kapott számlát össze kell hasonlítani a szállítólevéllel, mellyel természetesen egyeznie kell. A számla két példányát küldi a szállító, melyből 1 ld-t vissza kell küldeni a teljesítés elismerése végett abban az esetben, ha az adásvétel során szállítólevelet nem használunk. Ha valamelyik fél a szerződésben vállalt kötelezettségét nem teljesíti, pl. az előírt határidőre, késedelembe esik, melynek kötbér, kártérítési kötelezettség vonzata van. A kötbér a szerződés nem vagy nem szerződésszerű teljesítésének esetére kikötött pénzösszeg. A szerződők írásban előre kikötik, melyet felróható szerződésszegés esetén utólag kell kifizetni. Ha a szerződésszegéssel okozott kár nagysága a

kötbér összegét meghaladja, akkor a többletkár megtérítése követelhető (kárátalány funkció). 5.6 MINŐSÉGI, MENNYISÉGI KIFOGÁSOK, RENDEZÉSÜK Ha a minőségi, mennyiségi átvétel során eltérést tapasztalunk (említettük, hogy a minőségvizsgálatot 8 napon belül kell megtenni), akkor jegyzőkönyvet kell kiállítani, melyet az iratkezelés, levelezés szabályai szerint kell elkészíteni. Példányszáma, bizonylati útja azonos a szállítólevéllel. A jegyzőkönyvet kísérőlevéllel kell elküldeni a szállító cégnek, mely lehet egyszerű kifogásoló, árengedményt kérő, minőségét kifogásoló és cseréjét kérő, illetve rendelkezésre bocsátó (súlyos ok esetén, ilyenkor nem vették át a terméket) levél A jegyzőkönyvet és levélmintát lásd B/16. minta Nem megfelelő minőség esetén tehát helye van a reklamációnak. Elintézése kölcsönös megállapodás kérdése illetve az adott területre érvényes jogszabályok

szerint kell eljárni. (Ez érvényes az előre nem tisztázott részletekre is) A megrendeléstől való eltérés mértékétől függően kerül sor a kifogások rendezésére, mely lehet minőségi engedmény vagy visszaküldés is. A döntés, a megoldás mindig a két partner vállalkozás megegyezésének függvénye Természetesen a számlát a megegyezés eredményétől függően helyesbíteni kell. A helyesbítő számlának az alábbiakat kell tartalmaznia: − a helyesbítésre, mint tényre utaló jelzést, − az eredeti számla, egyszerűsített számla azonosításához szükséges adatokat, − a módosításnak megfelelő új tételeket. 78 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 5.7 KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS A beérkezett árut nyilvántartásba kell venni, a megrendelés-nyilvántartásunkba pedig a beérkezés tényét rögzíteni kell. A készletről a technikai lehetőségeket kihasználva, a munka hatékonysága végett az értékesítés és a beszerzés közös

nyilvántartást vezet. A kereskedelmi vállalkozások nem alkalmaznak bevételezési és kivételezési jegyeket, melyek használata a termelés területén működő vállalkozások sajátossága. Az árut kísérő okmány, a szállítólevél és az átvétel alapján megtörténik a tényleges mennyiségi és minőségi nyilvántartásba vétel. Korábban raktári fejlapokon és készletnyilvántartó kartonokon manuálisan történt a lerögzítés, a nyilvántartásba vétel A számítástechnika alkalmazása lehetővé tette, hogy a raktári készletnyilvántartás és az analitikus könyvelés egy lépésben megvalósuljon, majd ebből feladás készülhessen a főkönyvi könyvelés számára. Természetesen az egyszeri lerögzítés, nyilvántartás kevesebb munkát igényel, de fokozottan ügyelni kell a munka pontosságára, megbízhatóságára. A árukódok, az ún vonalkódok használata pedig ma már a gyorsabb, biztonságosabb adatrögzítést is lehetővé tették. A

készletnyilvántartás adatai: − az áru megnevezése, minősége, mérete (azonosítók), − nyilvántartási száma, − természetes mértékegysége, − főkönyvi számla száma, − készletváltozások: sorszám, dátum, bizonylat száma, mozgásnem, mennyiségi változás, jelenlegi készlet, − a készlet értéke beszerzési áron − az áru fogyasztói ára (esetleges változása). A készletnyilvántartásból tehát bármikor, azonnal megállapítható a raktári készletetek mennyisége, értéke. Rendszeres ellenőrzésével semmilyen árucikkből nem lesz elfekvő készlet, nem fogy ki egyetlen áru sem (a készletnormákról már korábban volt szó). A készletnyilvántartásból nyerhető információk mellett jelentős funkciója a vagyonvédelem A készletnyilvántartásra példát a B/17. minta mutat 5.8 FELADÁSOK 5.81 Napi feladás a pénzügyi csoport felé A beszerzés számláját a szállítólevéllel együtt feladás kíséretében kell átadni a

számla kiegyenlítése, az ÁFA nyilvántartásba vétele és visszaigénylése végett a pénzügyi osztály részére. 79 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 5.82 Havi feladás a pénzügyi csoport felé A készletekben bekövetkezett változásokról a számviteli alapelveknek megfelelően (egyedi értékelés, bruttó elszámolás elve, stb.) feladást kell készíteni A kapott feladást egyeztetés és ellenőrzés után a számvitel felé továbbítják! 5.9 ADATSZOLGÁLTATÁS Az adatszolgáltatás egy része, a kapott bizonylatok továbbítása, az információáramlás a szakmai feladatok végzése közben már megvalósul. Nagyon szoros a kapcsolat a marketing területtel, ahonnan döntően ez a szervezeti egység kap információt. Ad is információt, pl egy kedvező beszerzési forrásról, készletnyilvántartásból nyert információk alapján egy kevésbé népszerű termékről, melynek forgalmát fel kell lendíteni, stb. A pénzügy szervezeti egységgel a várható

beszerzések értékéről, fizetési módjáról, idejéről, esetleg más finanszírozási forrásokról egyeztet. Az értékesítéssel a készletnyilvántartás kapcsán kerül kapcsolatba, itt is kölcsönös az információáramlás A számvitellel a készletérték egyeztetése jelent kapcsolatot. A szakmai feladatokon túl a vezetés számára szolgáltat adatot. Ez lehet alkalomszerű, de a vezetők általában rendszeres adatszolgáltatást kérnek az egyes szervezeti egységek munkavégzéséről. Ilyen adat lehet a készletérték, készlet fajtánként, főbb készletcsoportonkénti alakulása, az optimális készletszint biztosítása, hogyan valósul meg. Vannak-e elfekvő készletek (5-6 hónapja beszerzett, de nem történt értékesítés), a minimális és maximális készlet-színt tartható-e, mennyi az átlagos tárolási idő, minden megrendelés teljesítésre kerül-e, vannak-e hibás teljesítések, ezek hogyan alakulnak, stb. 5.10 KÉSZLETGAZDÁLKODÁS,

KÉSZLETELEMZÉS A készletgazdálkodás és elemzése arra irányul, hogy az árukészlet megfelelő mennyiségben, összetételben, minőségben és időben biztosítja-e az értékesítési forgalmat, milyen a készletezés gazdaságossága, hogyan alakul a készletszint, elfekvő felesleges készletek vannak-e. Az elemzésnek, az ellenőrzésnek arra is ki kell terjednie, hogy pontosan és előírásszerűen végzik-e a készletmozgások nyilvántartását, elszámolását. A leggyakrabban alkalmazott elemzési eszköz a forgási sebesség számítása. A készletforgási sebesség azt fejezi ki, hogy a vállalkozás készletállománya egy időszak alatt (általában egy év, negyedév) hányszor cserélődik ki, tesz a be- 80 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE szerzéstől az értékesítésig teljes körforgást. Ez a fordulatok száma Számítása a következő módon történik: Fordulatok száma = Az időszak értékesítési forgalma / átlagos készlet nagysága vagy

Fordulatok száma = Adott időszak napjainak száma / körforgás napokban A mutató kifejezhető úgy is, hogy menyi idő (hány nap) kell a teljes körforgáshoz. Ekkor a forgási időt (napokban) kapjuk Számítása a következő: Forgási idő = Átlagos készlet állománya / 1 napra jutó értékesítési forgalom vagy Forgási idő = Időegység napjainak száma / fordulatok száma A forgási sebesség vizsgálatát célszerű elvégezni az egyes készletcsoportokra és a vállalkozás egészére is. Ha nő a forgási sebesség, akkor ugyanolyan értékesítési forgalomhoz kisebb készletlekötésre van szükség, illetve ugyanolyan készletállománnyal nagyobb eladási forgalmat lehet elérni. Az készletlekötés pedig minden esetben költség, tehát a forgási sebesség növelésével a vállalkozás hatékonyságát javíthatjuk, növelhetjük az elért eredményt. A forgási sebesség számítása, időbeli alakulásának elemzésén kívül vizsgálható megoszlási

viszonyszámokkal az árukészlet összetétele, a beszerzések összetétele, dinamikus viszonyszámokkal a készletmennyiségek változása, az árváltozások alakulása, a készletérték alakulása. A számított mutatószámok és azok változása alapján mindenképpen következtetéseket kell levonni, a változások mögött lévő okokat kell megvizsgálni. Egy-egy változás mögött – legyen az, pozitív vagy negatív hatású – meghúzódó okok, összefüggések felismerése a kívánt célunk elérésében segít bennünket. 81 82 Számla + Szállítólevél Feladás a készletváltozásokról Készletnyilvántartó lapok (kézi) Értékesítés Készletnyilvántartás (számítógép) Készletnyilvántartás Feladások − napi feladás − havi feladás Szállítólevél (4 pld.) 2 pld. szállító 1 pld. beszerzés 1 pld. pénzügy Számla (2 pld.) 1 pld. pénzügy 1 pld. beszerzés (ha nincs szállítólevél visszaküldés) Áruátvétel Pénzügy

Számvitel Pénzügy Marketing Értékesítés Pénzügy Titkárság Ajánlatkérő levél Megrendelés 2-3 pld. 1 pld. Beszerzés 1-2 pld. Szállító (1pld. marad, 1pld-t vagy viszszaigazolás) Rendelés-nyilvántartás Ajánlatkérés Beszerzési igény megtervezése Megrendelés Kapcsolat Bizonylat Feladat Készletváltozások nyilvántartása (mennyiség, minőség, beszerzési ár) Kérésre árukészletlista. Feladás a Szállító nyilvántartásba vétele és a számla kiegyenlítése végett. Egyeztetés, ellenőrzés után a pénzügy továbbít a Számvitelnek. Mennyiségi és minőségi átvétel. Árubélyeg v. aláírás, dátum Összehasonlítás a megrendeléssel. Eltérések: - jegyzőkönyv (4 pld.) - eltérések ügyintézése pl. visszáru, engedmény Összehasonlítás a Szállítólevéllel Számla + Szállítólevél továbbítása feladás formájában a pénzügynek Levél, termékkatalógus, hirdetés stb. Kereslet-kínálat piaci viszonyai alapján

a szükséges áru mennyiségének, minőségének meghatározása. Szállító kiválasztása (kondíciók, elemzés, tárgyalás, üzleti szemlélet stb.) Visszaigazolás. Megjegyzés A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 6. ÉRTÉKESÍTÉS Az értékesítési munkaterület a kereskedelmi vállalkozás körforgási folyamatának output egysége. Az értékesítési tevékenység színvonala, milyensége, volumene hű képet mutat a vállalkozás sikerességéről. A munkaterület feladatát a Kereskedelmi manager tevékenysége alatt végzi. A csoport munkáját az Értékesítési csoportvezető irányítja, kinek munkáját beosztott munkatársa(k) segíti(k) Az értékesítés döntő szerepet játszik a gazdálkodás folyamatában, mert a vállalkozás költségei akkor térülnek meg, amikor a termékeket eladják és a vevő annak ellenértékét megfizeti. Az értékesített termék ellenértéke az árbevétel Az árbevétel az eladott áruk

mennyiségének és az eladási árának (áfa nélküli fogyasztói árának) szorzata. Természetesen egy vállalkozás az értékesítésen kívül egyéb tevékenységekből is érhet el bevételt, pl. kamatbevétel, másnak nyújtott valamilyen szolgáltatás bevétele, befektetésből származó osztalék stb. Kereskedelmi területen működő cégünk esetében kiemelten csak az áru értékesítésével, s az ebből származó bevételekkel foglalkozunk. Az értékesítésből befolyt pénzösszeg teszi lehetővé, hogy újabb árukészletet vásároljunk, kifizethessük munkavállalóinkkal, az Adóhatósággal szembeni és egyéb jogcímeken fennálló kötelezettségeinket. Az értékesítésen dolgozók legfontosabb feladata a beszerzési és marketing csoporttal szorosan együttműködve, a fogyasztói igények maximális elégedettségét célul kitűzve az áruk értékesítése. Az értékesítés feladatai: − piaci információk gyűjtése, marketingtevékenység,

− ajánlatadás, − árak kialakítása, − megrendelések elfogadása, visszaigazolása, nyilvántartása, − vevők nyilvántartása, − kiszállítás, számlázás, − készletnyilvántartás, készletgazdálkodás, − feladások készítése, − áruforgalom elemzése, − adatszolgáltatás. Röviden ezek azok a feladatok, melyeket ezen a munkacsoportban alkalmazott munkavállalóknak el kell végezni. Természetesen az elméleti ismeretüknek megfelelő színvonalon és tanári segítséggel kell feladatukat ellátniuk Cél: A tanulók megszerzett elméleti ismereteinek kiegészítése gyakorlati ismeretekkel. A megismert marketingeszközök, módszerek, szemlélet alkalmazása az értékesítési tevékenység során. Önálló, kreatív, a piac, az üzleti élet változásait 83 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE követő gondolkodás és feladatmegoldás, az értékesítés ügyviteli tevékenységeinek jártasságszintű elsajátítása. A szoros együttműködés, a

segítőkész munkatársi kapcsolat kialakítása a marketing és a beszerzési csoport tagjaival. 6.1 A PIACI INFORMÁCIÓK GYŰJTÉSE, MARKETINGTEVÉKENYSÉG Ezt a feladatot igazából a kereskedelmi vállalkozás marketingcsoportjának kell elvégeznie. Nagyon lényeges, hogy a beszerzési csoport csak olyan minőségű, mennyiségű és olyan beszerzési áru termékeket vásároljon, amit a vállalkozás nyereségesen tud is értékesíteni Ebben a munkában kiemelt szerepet kapnak a marketing szakemberek. A marketingtevékenység mellett lényeges, hogy az értékesítési és a beszerzési csoport szorosan együttműködjön, tehát az értékesítendő árukészlet mindig ugyanolyan feltétellel (mennyiségben, minőségben, választékban, időben stb.) rendelkezésre álljon, azt szem előtt tartva, hogy a vállalkozás nem köt le felesleges pénzeszközt, nem raktároz feleslegesen. 6.2 AJÁNLATADÁS A vállalkozástól korábbi vevői és más kereskedelmi egységek

vásárlási célból ajánlatokat kérhetnek, de magunktól is küldhetünk katalógusokat, termékismertetőket, felhívásokat termékeink, vállalkozásunk megismertetése céljából. Az ajánlat az ajánlattevő (eladó) szándéknyilatkozata, amellyel másik személy, cég számára árut, szolgáltatást akar eladni bizonyos feltételek mellett. Maga az ajánlat nincs formához kötve, de célszerű azt írásban készíteni, ezzel megelőzhetjük a későbbi vitás eseteket. Formája lehet levél, katalógus, árlista, közvetlen ajánlat, stb. Az ajánlati feltételeket mindig pontosan kell meghatározni: az áru fajtája, minősége, mennyisége, teljesítés időpontja, a fizetés módja, ideje stb. (ez utóbbi főleg az áru sajátosságából adódik). Célszerű meghatároznunk az ajánlatunk érvényességi idejét is (árváltozások) Az ajánlattal kapcsolatos levelek tartalmáról a Beszerzés című fejezetben már szóltunk. Egy meghatározott termékre vonatkozó

ajánlólevél vázlata az alábbi: − Hivatkozás a régebbi üzleti kapcsolatokra, − Az ajánlott termék pontos meghatározása (mennyisége, minősége, ára) és az eladás összes feltétele, − Az ajánlati kötöttség időtartamának megjelölése − A megrendelés kérése. Egy ilyen ajánlatot adó hivatalos levelet a B/18. minta tartalmaz 84 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 6.3 AZ ÁRAK KIALAKÍTÁSA Az értékesítési csoport a már megvásárolt termék eladásával foglakozik, tehát az árak kialakításánál mindenképpen kiindulópont az értékesítendő áru beszerzési ára. Ebből kiindulva a haszonkulccsal megnövelve kell kialakítani az áru nagykereskedelmi ill. a közvetlenül fogyasztóhoz történő értékesítés esetén az ún. fogyasztói árát A fogyasztói ár már tartalmazza az ÁFÁ-t − A nagykereskedelmi ár ÁFA nélküli eladási ár, viszonteladóknak történő nagybani értékesítés esetén alkalmazzuk, melyre a számlában

külön számítjuk fel az ÁFÁ-t. Számítása úgy történik, hogy a beszerzési árat megszorozzuk 1 + haszonkulccsal (melyet, együtthatós formában fejezünk ki) A haszonkulcs megnevezése kicsit félrevezető, ez nem csak a kereskedelmi vállalkozás hasznára, nyereségére nyújt fedezetet, hanem a felmerült forgalmazási költségeket is ebből kell fedezni. − Közvetlenül a fogyasztónak történő értékesítésnél a fogyasztói árat használjuk, amely mint említettük ÁFÁ-val növelt árat jelent. A fogyasztói ár és a beszerzési ár különbsége a kereskedelmi árrés, mely tartalmában fedezetet kell, hogy jelentsen a kereskedelmi cég költségeire, nyereségére és az adótartalomra is. Számítása hasonlóan történik a nagykereskedelmi áréhoz, csak az így kialakított árat még meg kell növelni az áfával. A haszonkulcs mértékét az egyes termékek sajátosságaihoz, piaci viszonyaihoz igazodva alakítják ki. Általában a luxuscikkek,

ruházati, híradástechnikai termékek, tartós fogyasztási cikkek esetén magas a haszonkulcs, akár 200 % is lehet. A kisebb értékű tömegcikkek, napi fogyasztási cikkek esetén alacsonyabb haszonkulccsal dolgoznak a kereskedelmi egységek – ez utóbbiak forgalma viszont természetesen nagyobb. Komoly feladatot, nagy odafigyelést igényel tehát az árképzés. Mindenképpen a vezetői team feladata kell, hogy legyen az elvek meghatározása, melynek során nagyon sokféle szempontot kell mérlegelni Az árak kiszámítására, nyilvántartására célszerű valami nyomtatványt, rendszert kialakítani – hiszen a beszerzési árak nem változatlanok, s természetesen az eladási árak sem. Erre általában Árutörzslapot használnak Egy dologra azonban oda kell figyelni, az elfogadott megrendeléseket a kikötött áron kell értékesíteni, még abban az esetben is, ha közben már árváltozás volt a vállalkozásnál. 85 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 6.4 A

MEGRENDELÉSEK ELFOGADÁSA, VISSZAIGAZOLÁSA, NYILVÁNTARTÁSA Ha a vevő cég az ajánlatunkat kedvezőnek találja, vagy ha már korábban is üzleti kapcsolatban álltunk, akkor termékeinkre megrendelés érkezik. A megrendelés egyszerűen történhet a kapott ajánlat elfogadásával is, ezért már az adott ajánlatokra is nagy hangsúlyt kell helyezni. 6.41 Megrendelés A megrendelés, valamilyen termék vagy szolgáltatás konkrét vásárlási szándékát határozza meg a vevő részéről. Írásban készül, van kötelező tartalma: − a megrendelő neve, címe, − az ajánlatra, árjegyzékre, személyes tárgyalásra stb. való hivatkozás, − a megrendelés tárgya (az áru neve, mennyisége, minősége, ára, különleges igények stb.), − a teljesítés helye, ideje, módja, − a fizetés módja, ideje, (helye). A kötelező tartalom elemeiről részletesen, valamint a szerződésekről már a Beszerzés fejezetben részletesen szóltunk. Cégünk által

kapott megrendelést tartalmaz a B/19 minta 6.42 Megrendelés visszaigazolása Részünkről a megrendelés elfogadása annak visszaigazolásával történik. A visszaigazolás nem más, mint a vevőtől beérkezett kétpéldányos megrendelés egy aláírt példányának kísérő levéllel való visszaküldése vagy az egypéldányos megrendelés hivatalos levélben történő visszaigazolása. A visszaigazolással létrejött egy kétoldalú, kölcsönös kötelezettségvállalást tanúsító szerződés. A szerződés ezek után már csak közös megegyezéssel módosítható. Ha a létrejött szerződés jogszabályokba ütközik, akkor megkötését semmisnek kell tekinteni. A megkötött szerződés alapján, mi az un Szállító, kötelesek vagyunk a terméket, árut I. osztályú minőségben, a kikötött határidőre és feltételekkel átadni. A jogosult, nekünk az un Vevő, köteles az árut átvenni, annak ellenértékét a szerződésben meghatározottak szerint

kifizetni. A teljesítés helye, ha nincs külön megállapodás, akkor a vevő telephelye, tehát külön megegyezés nélkül nekünk kell gondoskodni az áru szállításáról. A szerződések megkötésekor tehát nagyon körültekintően kell eljárnunk, annak érdekében, hogy saját kockázatunkat csökkentsük. A visszaigazolás előtt a beszerzési csoporttal, a készletnyilvántartást vezetőkkel természetesen egyeztetni kell, hiszen az elfogadott megrendelés teljesíteni kell, s a teljesíthetőségről tőlük 86 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE kapunk információt (mennyiség, határidő, feltételek). Egyeztetni kell a pénzügyi csoporttal is a fizetés módjáról, határidejéről. A megrendelés visszaigazolására lásd a B/20. minta példát 6.43 Megrendelések nyilvántartása Az általunk elfogadott megrendeléseket nyilvántartásba kell venni. A folyamatos nyilvántartásnak az alábbi főbb adatokat kell tartalmaznia: − a vevő által megrendelt áru

konkrét megnevezése, − a vevő megnevezése, − az áru megjelölő adatai: mennyiség, minőség, ár, − a megrendelés száma, időpontja, − szállítási határidő, esetleges részszállítások, − a teljesítés helye, − a fuvarozást végző cég, − megjegyzés (pl. késedelmes teljesítés, kifogások, teljesítés, stb) A nyilvántartásból kiderül, hogy az elfogadott megrendelések közül melyiket mikor kell teljesíteni, volt-e változtatás a megrendelésen, teljesítettük-e már a megrendelést. Lásd B/21 minta 6.5 A VEVŐK NYILVÁNTARTÁSA Célszerű a vevő vállalatokról egy külön nyilvántartást vezetni. Nagyon sokszor megkönnyíti, leegyszerűsíti a munkánkat. A mindig aktualizált nyilvántartásból bármilyen, számunkra szükséges információ pillanatok alatt kikereshető A nyilvántartás adatai: − a vevő vállalat neve, − székhelye, telefon, telefax száma, e-mail cím, − adóigazgatási száma, − bankszámláját vezető

pénzintézet neve és számlaszáma, − egyéb adatok, − esetleg a kapcsolattartó munkavállaló neve. Egy vevői nyilvántartásra mutat példát a B/22. minta 6.6 KISZÁLLÍTÁS, SZÁMLÁZÁS A megrendelések, a szerződések alapján a vállalat diszpozíciót bocsát ki. A diszpozíció alapján az áru a megfelelő raktárból kiszállítható. A diszpozíció lehet raktár-kivételezési jegy vagy egyből szállítólevél. Raktár-kivételezési jegy alkalmazása esetén (a kereskedelmi vállalatok általában nem használják) az áru tényleges elvitelekor készül a szállítólevél. Szolgáltatás nyújtásánál, vagy azon87 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE nali készpénzfizetés esetén a szállítólevél elmarad, rögtön átadják az árut és kiállítják a számlát. Részletesen nem foglalkozunk a fuvarozási okmányokkal, de az áru cég területéről való kiszállításához és a közúti fuvarozáshoz nélkülözhetetlenek. 6.61 Szállítólevél A

szállítólevél 4 példányban készül. Egy példány itt marad, kettő példány a vevőnél marad, 1 példányt a vevő aláírva visszaküld, aláírásával és a dátummal igazolja az áru átvételét. A szállítólevél tartalma: − a szállító és vevő adatai (név, cím, bankszámlaszám, adóigazgatási szám), − a megrendelés azonosítói, − a kiszállított áru megnevezése, mennyiségi egysége, mennyisége, − egységár, ÁFA kulcs, érték, − dátum, pecsét, aláírás. Lásd B/23. minta 6.62 Számla A szállítólevél elkészülte és az áru kiszállítása után vagy azzal egy időben kell elkészíteni a számlát. A számla formájára és tartalmára nézve kötelező előírások vannak, készülhet kézzel és számítógéppel is Lehet egyszerűsített (készpénzfizetési) számla is A számla törvény szerinti kötelező tartalma (legalább): − a számla sorszáma, − a számlakibocsátó neve, címe, adóigazgatási azonosító

száma, − a vevő neve, címe, − a termék értékesítésének, illetve a szolgáltatás teljesítésének időpontja, − a számla kibocsátásának kelte, − a fizetés módja, határideje, − a terméknek vagy a szolgáltatásnak a KSH által előírt besorolási száma, − a termék, vagy a szolgáltatás megnevezése, jellemzői, − a termék, szolgáltatás mennyiségi egysége, mennyisége, − a termék, szolgáltatás adó nélküli egységára, − a termék, szolgáltatás adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen, − a felszámított adó százalékos mértéke, − az áthárított adó összege tételenként és összesen, − a termék, szolgáltatás adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen, − a számla végösszege. 88 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Természetesen a szállítólevél és a kiállított számla adatainak meg kell egyeznie. A számlát is több példányban kell kiállítani 1

példány marad az értékesítésen, 1 példányt kap a pénzügy, 2 példányt kap a vevő (mindenképpen eredeti 1. példánynak kell lennie), melyből szállítólevél hiánya esetén 1 példányt a teljesítés igazolása végett visszaküld A pénzügy fénymásolás után feladás kíséretében egy számlát átad a számvitelnek, illetve célszerű több példányt készíteni. A kapott megrendelés teljesítéséről általunk kiállított számlát lásd a B/24. minta alatt. A kiszállított árut a megrendelés-nyilvántartásunkból törölni kell, illetve a kiszállítás tényét kell rögzíteni. Ha vevői kifogások merülnek fel, akkor jegyzőkönyvet kell felvenni, s intézkedéseket kell tenni, melyről részletesen már a Beszerzés témakör tárgyalásánál volt szó. 6.7 KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS, KÉSZLETGAZDÁLKODÁS A kiszállított áru mennyiségét a beszerzési csoporttal közösen vezetett készletnyilvántartásban rögzíteni kell, s meg kell

állapítani az új készlet mennyiségét. A készletnyilvántartás adatai: − az áru megnevezése, minősége, mérete (azonosítók), − nyilvántartási száma, − természetes mértékegysége, − főkönyvi számla száma, − készletváltozások: sorszám, dátum, bizonylat száma, mozgásnem, mennyiségi változás, jelenlegi készlet, − a készlet értéke beszerzési áron − az áru fogyasztói ára (esetleges változása). A készletnyilvántartásban rögzített készletcsökkenésről, annak értékéről feladást kell készíteni, mert a számvitel csak ez alapján tudja a készletcsökkenés értékét lerögzíteni. Egy adott konkrét áru értékesítésekor nem biztos, hogy a teljes mennyiség azonos beszerzési áron került megvásárlásra. Így a készletcsökkenés értékét FIFO vagy átlagár módszerrel meg kell határozni (Üzleti gazdaságtan tantárgy tananyaga tartalmazza). A feladást készíthetjük minden egyes számlához csatolandó

mellékletként, de készíthető úgy is, hogy időszak végén a bekövetkezett összes készletmozgásról készítünk feladást. A készletnyilvántartás bizonylati alátámasztását szolgálja a beszerzési és értékesítési csoport irattára, mely tartalmazza: − az elküldött és kapott megrendeléseket, szerződéseket, − a rendelések nyilvántartását, − a szállítóleveleket, számlákat, 89 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − az esetleges kifogásokról készült jegyzőkönyveket. A Készletgazdálkodás témát a beszerzés témakörben már ismertettük. 6.8 FELADÁSOK KÉSZÍTÉSE 6.81 Napi feladás a pénzügy felé A kiszállítás számláját a szállítólevéllel együtt feladás kíséretében kell átadni az ÁFA nyilvántartásba vétele és befizetése, valamint a vevő nyilvántartásba vétele, pénzügyi rendezés figyelése végett. 6.82 Havi feladás a pénzügy felé, aki továbbítja a számviteli csoport felé A készletekben

bekövetkezett változásokról a számviteli alapelveknek megfelelően feladást kell készíteni. A készletváltozásokon kívül az elért árbevételt is meg kell határozni A feladásokat a pénzügy egyezteti, ellenőrzi, majd elkészíti hó végi összesített feladását a számvitel felé 6.9 AZ ÁRUFORGALOM ELEMZÉSE Az áruforgalom, a készletelemzési lehetőségekről már a beszerzés témakörben részletesen szóltunk. Itt a meglévő, értékesítésre váró készlet elemzése a fontos, melyben kiemelt szerepet kapnak a forgási sebesség mutatószámai, melyekre részletesen ismételten nem térünk ki. 6.10 ADATSZOLGÁLTATÁS Az adatszolgáltatás, az információáramlás döntő része a bizonylatok továbbítása, a szakmai munka végzése közben már megvalósul. Legfontosabb az árukészlet mozgásával kapcsolatos információk nyújtása és elemzése. Mi ezt cégünknél a beszerzési csoport feladatai közé soroltuk. A pénzügy felé haladéktalanul

továbbítja a beérkezett számlákat ÁFA nyilvántartásba vétel, befizetés illetve vevői nyilvántartás, pénzbeérkezés végett. Előtte természetesen a fizetési határidő, fizetési mód tekintetében egyeztetnek a csoporttal. Szorosan együttműködik a beszerzéssel, a készlet-nyilvántartást vezetőkkel a megrendelések elfogadása, ajánlati feltételek miatt Szintén szoros természetesen a kapcsolata a marketing alrendszerrel A felső vezetéssel együttműködik az árképzés mechanizmusa, nagyobb megrendelésekre adott engedmények, kedvezmények, rendszeres üzleti kapcsolat feltételeinek kidolgozása kapcsán. Információt szolgáltat az értékesítési forgalom alakulásáról, ütemességéről, szezonális hullámzásáról, esetlegesen teljesítetlen 90 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE megrendelésekről, azok okairól. A marketing részleggel együttműködve állandóan információt gyűjt a megcélzott fogyasztói csoportról, a piac

alakulásáról, elvárásairól. 6.11 A LOGISZTIKA A beszerzés és értékesítés témakör lezárásaként szólni kell a logisztikáról. A logisztika anyagok, félkész és késztermékek, áruk, valamint a kapcsolódó információk származási helyről felhasználási helyre történő hatásos és költséghatékony áramlásának tervezési, megvalósítási, irányítási folyamata, a fogyasztói elvárásoknak történő megfelelés szándékával. Feladata, hogy − a megfelelő termék, − a megfelelő időpontban, − a megfelelő helyen, − a megfelelő mennyiségben, − a megfelelő minőségben, − a megfelelő költséggel álljon rendelkezésre. Főbb területei: − beszerzés, − elosztás, értékesítés, − készletgazdálkodás, − szállítás, raktározás, − rendelés-feldolgozás, kommunikáció, − ezeket átfogó informatikai háttér. Ennek eléréséhez természetesen a vállalati folyamatoknak harmonikus egysége szükséges, melyhez meg

kell találni a megfelelő szervezési elveket, szervezeti struktúrát. Termelő vállalatoknál ma már ilyen komplex alrendszerrel találkozunk, mely magában foglalja beszerzést, készletgazdálkodást, értékesítést is. Persze az előbbiek alapján ennél jóval több, egy másféle szemléletmódot, megközelítést jelent. 91 92 Számla + szállítólevél Készletváltozás feladása Feladások a pénzügy felé Szállítólevél (4 pld.) Pénzügy 1 pld. értékesítés, 3 pld vevő (melyből 1 pld. vissza) Számla (min. 4 pld) 1 pld. értékesítés, 1 pld pénzügy, 2 pld. vevő Kiszállítás Kiszámlázás Készletnyilvántartás Megrendelés 2 pld. 1 pld. vissza (igazolás elfogadásról) 1 pld. értékesítés Rendelés-nyilvántartás Megrendelések fogadása Megrendelések visszaigazolása Megrendelések nyilvántartása Készletnyilvántartás Árutörzslap Árképzés Megelőzi az aktív marketingtevékenység. Együttműködés a beszer-zéssel

Ajánlati feltételek pontos meghatározása. Megjegyzés Pénzügy (Számvitel) Beszerzés Beszerzés Pénzügy Napi feladás: az ÁFA és a vevő nyilvántartásba vétele Havi feladás a készletváltozásról Változások nyilvántartásba vétele készlet fajtánként. Készletlista. Egyeztetés a megrendeléssel, a szállítólevéllel, a számlával. Rendelés-nyilvántartásban a teljesítés rögzítése. Kifogás esetén jegyzőkönyv és a kifogás rendezése. Egyeztetések: - pénzügy: fizetési mód, határidő - beszerzés: teljesítési határidő, Visszaigazolás Beszerzés Árrés kialakítása Management, marketing Üzletpolitika Beszerzés Marketing Pénzügy Titkárság Ajánlatközlő levél Termékkatalógus Árlista stb. Ajánlatadás Kapcsolat Bizonylat Feladat A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 7. PÉNZÜGY A pénzügy a vállalkozás meghatározó, döntéseket alátámasztó, azt befolyásoló szervezeti egysége.

Az alrendszer munkáját a Gazdasági igazgató irányítása alatt végzi. A munkaterület feladatát a Pénzügyi és értékesítési csoportvezető valamint Pénzügyi munkatársak végzik. A csoport munkája szorosan kapcsolódik a vállalkozás minden munkaterületéhez, teljes egészében átfogja a vállalkozás tevékenységét Az alrendszer alapvető feladata a gazdálkodás egyensúlyának finanszírozási szempontból való megteremtése. A pénzügyi egyensúly alapja a vállalkozás pénzügyi terve, mely a vállalkozás által kitűzött célok eléréséhez szükséges saját és idegen források tervszerű képzését és gazdaságos felhasználását tartalmazza. Ez a pénzügyi tervezés döntés-előkészítő, értékelő szerepet tölt be a vállalkozási tevékenység folyamatában, valójában a tevékenység és annak eredményének pénzügyi vetülete. Minden vállalkozás gazdasági céljait a rendelkezésére álló pénzeszközök nagyságának,

pénzforrásainak ismeretében határozza meg, természetesen a közgazdasági szabályozórendszer szabta környezeti feltételek között. Így természetes, hogy a vezetői döntések előkészítésében fontos szerepet kap a pénzügyi tervezés, a pénzügyi helyzet. Az alrendszer főbb tevékenységei: − a vállalkozás pénzforgalmának lebonyolítása, − a pénzfogalom megfigyelése, elemzése, pénzügyi tervezés, − a vállalkozás működésének finanszírozása, − a belső pénzügyi ellenőrzés, − az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötése, befektetése, − a költségvetési kapcsolatok lebonyolítása. Az előbbiekben felsorolt feladatok teljes körű megismerése, elsajátítása azonban a középfokú tananyagnál sokkal mélyebb ismereteket, az összefüggések átlátását, elemző gondolkodásmódot, stb. igényel Így az ügyviteli gyakorlóirodában nem célunk a teljes pénzügyi rendszer megismertetése A pénzügy feladatai: −

bankszámla-nyitás, pénzforgalom lebonyolítása, − bejövő számlák nyilvántartása, kiegyenlítése, − szállítói folyószámlák vezetése, törzsadatok nyilvántartása, − kimenő számlák nyilvántartása, ellenőrzése, − vevői folyószámlák vezetése, vevők törzsadatainak nyilvántartása, − egyenlegközlő levelek küldése, fogadása, egyeztetés, − fizetési határidőn túli vevő illetve. szállítói állományok kimutatása, − fizetési felszólítás, kamatterhelés, 93 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − fizetendő adók számítása, bevallása, nyilvántartása, pénzügyi rendezése, − munkabérrel kapcsolatos elszámolások pénzügyi rendezése, − egyeztetés a számvitellel, a beszerzéssel, az értékesítéssel, a munkaügyi csoporttal, − finanszírozás, − hitelfelvétel, − befektetések, pénzlekötések. Célunk, hogy a tanulók megismerjék, készség szintjén elsajátítsák a pénzforgalommal, az adókkal, az egyéb

kötelezettségekkel kapcsolatos legfontosabb bizonylatok kezelését, nyilvántartások vezetését. Ismerkedjenek meg az adóigazgatási eljárás szabályaival, azok alkalmazásával Ismerjék meg és kísérjék figyelemmel a pénzügyi élet eseményeit, tendenciáit Terv, hogy a feladatok megismerése, elsajátítása után a diákok képesek legyenek felismerni a vállalkozás pénzügyi folyamatainak fontosságát, összefüggését, vállalkozói döntésekben játszott szerepét. 7.1 BANKSZÁMLA-NYITÁS, PÉNZFORGALOM LEBONYOLÍTÁSA A pénznek az állandó, szakadatlan körforgását, amelynek során közvetíti az áruk cseréjét és az egyéb fizetéseket, pénzforgalomnak nevezzük. A pénzforgalom tehát a pénzmozgások összessége. A pénzforgalomban alapvetően két fő fizetési mód van: készpénzfizetés és bankszámlapénzzel történő fizetés. A bankszámlapénz-forgalom készpénz nélküli pénzforgalmat jelent, a pénzforgalom bankszámlák közötti

átírással bonyolódik le. A pénzforgalom szabályozása hazánkban az MNB feladata A készpénzforgalom és az elszámolási forgalom területén azonos elvek és szabályok érvényesülnek A gazdálkodó szervek pénzforgalmuk jelentős részét, a számlapénzforgalmukat a bankoknál vezetett számlákon kötelesek lebonyolítani. Jelenleg már minden vállalkozás önállóan választja meg a pénzforgalmát lebonyolító pénzintézetet, s a vállalkozásnak több banknál is lehet betétszámlája. 7.11 Bankszámla-nyitás A vállalkozások a bankok által megszabott bankszámla-vezetési feltételek (kapott kamat, pénzforgalmi jutalék, teljesítési idő, bankgarancia, egyéb szolgáltatások, stb.) alapján megválasztják a számlájukat vezető pénzintézetet, akivel bankszámlaszerződést kötnek. Bankszámlát olyan gazdálkodó szervezet nyithat, aki a jogszabályokban előírt feltételek szerint létrejött, illetve cégbejegyzési kérelmét beadta – így

jogszabályi feltételek alapján már működhet (előtársaság), tevékenységét jogérvényesen folytatja. A KSH a statisztikai számjel kiadásáról a bankot értesíti, a számlanyitásról a bank a pénzforgalmi jelzőszám közlésével értesíti az APEH-ot, a KSH-t, és az Egészségbiztosítási Pénztárt. Az adóigazga94 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE tási szám, a KSH szám, illetve a cégjegyzékszám közlését a bank is kéri az ügyféltől, melyet összefuttatnak, csökkentve ezzel a gazdasági visszaélések számát. A bankszámla nyitásához bankszámlanyitási kérelem, legalább minimális pénzösszeg befizetése, a számla felett rendelkezésre jogosultak aláírásának bejelentése, azok hiteles voltának igazolása (aláírási címpéldány) és egyéb a bank által kért dokumentumok (társasági szerződés, cégbírósági bejegyzés, stb.) szükségesek (Lásd részletesen az alapítással kapcsolatos anyagban) Bankszámlaszerződés A bank és a

számlatulajdonos közötti szerződéses viszony azzal jön létre, hogy a bank a bankszámlát megnyitotta, erről a vállalkozást értesítette (pénzforgalmi jelzőszámának, a számla nevének közlésével). Dokumentuma a Bankszámlaszerződés Lásd B/25 minta A pénzforgalmi jelzőszám a bankszámla száma, melyet minden bank önállóan alakít ki, és az az egyes számlatulajdonosok megkülönböztetésére szolgál. Kétszer 8 vagy háromszor 8 pozíciós szám. Az első 8 pozíció a számlavezető bank azonosítására szolgál, a második 8 pozíció az ügyfél azonosítását teszi lehetővé. A harmadik 8 pozíció vagy üres (nulla), vagy a számla típusának (alszámlák) megkülönböztetésére szolgál. A nyolcadik pozíción mindig az ellenőrző szám szerepel, mely kialakításának meghatározott algoritmusa van Célszerű, ha a vállalkozásoknál használt szoftverek az adott karaktert tudják ellenőrizni. A Bankszámlaszerződésben mindkét fél

jogokat szerez és kötelezettségeket vállal. A bank arra vállal kötelezettséget, hogy − a számlatulajdonos bankszámlán lévő pénzét kezeli, nyilvántartja, − a megbízásokat teljesíti, − a számla forgalmáról (jóváírásokról, terhelésekről) és a számla egyenlegéről a számlatulajdonost rendszeresen és folyamatosan értesíti, − az ügyféllel való kapcsolat során tudomására jutott tényeket banktitokként kezeli. A bank cserébe jogosult a számla vezetéséért és a pénzforgalmi műveletek lebonyolításáért bankköltséget felszámítani, nyújtott szolgáltatásáért díjat, jutalékot szedni. A számlatulajdonos jogosult: − rendelkezni a számlakövetelése felett, − a fizetésre vonatkozó megbízását a terhelés megkezdéséig visszavonni, módosítani. A számlatulajdonos köteles: − pénzét a bankszámlán tartani és pénzforgalmát ezen lebonyolítani, − a megbízások teljesítéséhez szükséges információkat

megadni, − a bank szolgáltatásaiért jutalékot, illetve díjat fizetni, − adatszolgáltatásra. 95 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A vállalkozás pénzforgalmi számlái: − Elszámolási számla: a folyamatos gazdálkodáshoz szükséges pénzeszközök kezelésére szolgál (látra szóló betétszámla). A teljesítések után a bank forgalmi jutalékot számít fel, a számla állománya után pedig kamatot fizet A számla átmenetileg hitelszámlaként is funkcionálhat, ha a bank és a számlatulajdonos folyószámlahitel-szerződést kötött. − Elkülönített számla: a vállalkozó kérésére vagy jogszabály, számviteli rendelkezés alapján nyitható. Célja valamilyen határozott célra pl fedezetbiztosításra, beruházásra, stb az elszámolási számláról pénz elkülönítése − Lekötött és tartós betétszámlák: kamatozó számlák, melyen a számlatulajdonos az átmenetileg szabad pénzeszközeit a kamatjövedelem szerzése céljából helyezi

el. − Hitelszámlák: a gazdálkodó szervezetek részére folyósított hitelek nyilvántartására szolgáló számlák. (A folyószámlahitel nem itt, hanem az Elszámolási betétszámlán van nyilvántartva, melyet ebben az esetben Folyószámlának neveznek.) − Egyéb célelszámolási számlák: Például esetenkénti gyűjtőszámla, nemzetgazdasági elszámolások számlái stb.) Bankszámla feletti rendelkezés A bankszámla feletti rendelkezésen a bankszámláról való fizetés jogát értjük. A pénzforgalom biztonsága megköveteli, hogy a bankszámla felett mindenkor csak az arra jogosult személyek rendelkezhessenek Ezért a rendelkezési jog akkor nyílik meg, amikor a számlavezető bankhoz a gazdálkodó szerv vezetője a számla felett rendelkezésre jogosultak nevét és aláírását egy formanyomtatványon - aláírás-bejelentő lapon, általában két példányban - bejelentette. Lásd B/26 minta. A bejelentéshez mellékelni kell a vezető kinevezési

okiratát és aláírását, melyet igazolni kell (felettes hatóság, közjegyző – aláírási címpéldány). Minimálisan két aláírót kell megadni, hiszen a megbízások teljesítéséhez minden esetben két bejelentett személy együttes aláírása szükséges (kiköthető, hogy bizonyos aláírásnak szerepelnie kell). Aláírási jog visszavonását mindig írásban kell bejelenteni, s új aláírókat kell megadni A megbízások teljesítése előtt a bank minden esetben ellenőrzi az aláírók rendelkezési jogosultságát, az aláírások valódiságát. 96 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Bankszámlakivonat A bankszámla forgalmáról a számlavezető bank rendszeresen értesítést, ún. bankszámla-kivonatot küld. A számlakivonat tartalmazza a számlatulajdonos nevét, a pénzforgalmi jelzőszámát, a kivonat sorszámát, a könyvelés napját, a számla nyitóegyenlegét, a száma Tartozik illetve Követel forgalmát, valamint a számla záró egyenlegét –

mindezt a bank szemszögéből. (B/27 minta) A vállalkozás a bankszámlaforgalmában bekövetkezett változásokat a kapott bankszámlakivonat alapján rögzítheti le, s köteles a bankszámláit a pénzintézettel azonos bontásban vezetni. 7.12 A pénzforgalom A bankszámlák közötti pénzforgalom átírással lebonyolított pénzforgalom. A pénzforgalom országos rendjében 1994. októberétől gyors, korszerű megoldás került bevezetésre, az ún. zsírórendszer Ennek lényege, egy számítógépes adatátviteli rendszer, egy zsíróközpont, mely minden üzleti nap végén a bankok által megküldött adatokat feldolgozza, összesíti, megküldi az MNB-nek. Így lehetővé válik a bankszámlák közötti pénzmozgások 24 órán belüli lebonyolítása. A vállalkozás pénzforgalmának lebonyolítására különféle nyomtatványokat használ, melyek a pénzvilágban egységesek, de mindenki a saját bankjától vásárolja, mint banknyomtatványt. A pénzforgalmi

nyomtatványokat a pénzintézet által meghatározott módon kell a számlatulajdonosnak a számláját vezető pénzintézettől igényelnie (természetesen az igénylés teljesítésének átfutási idejét figyelembe kell venni). Nyomtatványrendelési megbízás. A nyomtatványokat jól olvasható módon - javítás nélkül - tintával, írógéppel vagy nyomtatóval kell kiállítani és aláírni. A nyomtatványok általában több példányosak, fajtájuk illetve példányszámuk attól függ, hogy mely fizetési móddal kapcsolatosan kerülnek kiállításra. A pénzforgalomban többféle fizetési módot ismerünk, a vállalkozások ezek lényegét ismerve alkalmazzák őket. A pénzforgalom készpénz és elszámolási forgalom útján történik. Készpénzforgalom és nyomtatványa. Házipénztár A bankjegyekkel és érmékkel lebonyolított forgalmat nevezzük készpénzforgalomnak, ilyenkor a készpénz átadásával a fizetés azonnal megtörténik. 97 A

GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Készpénz befizetése bankszámlára − − − Készpénz befizetése a bank ablakainál: a bank pénztárablakainál az általuk rendszeresített Befizetési lappal lehetséges. A kft alapításakor az induló tőkét ilyen banknyomtatványon lehet befizetni Belföldi postautalvány: a pénzt postahivatalokon keresztül fizetik be a számlára. Készpénz-átutalási megbízás: a nyomtatványt a bank a számlatulajdonos kérésére bocsátja rendelkezésre. Már előre feltüntették rajta a számlatulajdonos nevét, székhelyét, bankszámlaszámát A feladónak az összeget és a saját adatait kell csak bejegyeznie. Készpénz kifizetés bankszámláról Készpénzfelvételi utalvány: a bankszámláról történő készpénz felvételére szolgál. Az utalványon a számlatulajdonos felszólítja a bankját, hogy az utalvány benyújtójának, az azon feltüntetett összeget a számlakövetelése terhére készpénzben fizesse ki. Bizonylata a

készpénzfelvételi utalványűrlap, mely szigorú számadású pénzügyi bizonylat Megrendelésre, 50 lapos sorszámozott tömbben kerül a pénzintézet által kibocsátásra, mely tartalmazza a vállalkozás bankszámlájának számát, a bank jelzőszámát. Az utalvány három részből áll: Tőszelvény (tömbben marad, nyilvántartást, ellenőrzést szolgál), Utalvány (a bank pénztári könyvelési bizonylata), Terhelési értesítés (a bank a számlakivonattal együtt visszaküldi a számlatulajdonosnak). Az utalvány kitöltésének és használatának szabályai szigorúak! Javítás nélkülinek, olvashatónak, gyűrődés mentesnek kell lennie Az utalványon fel kell tüntetni: a felvét összegét számmal és betűvel, a kiállítás helyét, idejét (év, hó (betűvel),nap), a számlatulajdonos nevét, bélyegzőlenyomatát, a készpénzfizetés jogcímét, a két bejelentett aláírását. Az utalványt a pénzfelvétellel megbízott dolgozó nyújtja be a

banknál, a kiállítást követő tíz napon belül A benyújtó személyazonosságát a bank személyi igazolvány alapján ellenőrzi. A benyújtó személyét a készpénzfelvételi utalványra is rá szokták vezetni. A kifizetés és a pénz felvételének megtörténtét az utalvány hátlapján a felvevő aláírásával igazolja Az utalvány beváltására természetesen csak akkor van lehetőség, ha a tulajdonos számláján elég fedezet van. Nagyobb összegű készpénz felvétele esetén, pl. bérfizetéskor, a megelőző napon be kell nyújtani a felvét címletjegyzékét, hogy a pénzintézet a felvétet előkészíthesse Kifizetési utalvány: a számlatulajdonos, az általa benyújtott ezen utalványon kéri fel bankját, hogy az utalványon szereplő címzettnek készpénzben fizesse ki az azon feltüntetett összeget. Leggyakrabban a magánszemélyek részére történő kifizetéseknél alkalmazzák (pl. táppénz, levont gyermektartás, megbízási díj, stb.) A

kifizetési megbízás űrlap mellé a kiállító gazdálkodó szervezetnek mellékelnie kell a „Kifizetési utalványok feladójegyzéke” nyomtatványt is, amelyen tételesen fel kell sorolni, összesíteni kell a megbízásokat. 98 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Házipénztár, készpénzmozgások A közvetlen készpénzforgalom (bankjegy és érmeforgalom) lebonyolítása a házipénztáron keresztül történik. A készpénzforgalommal azonnal megtörténik a fizetés, azonnali pénzmozgást jelent. Az utóbbi években a rossz fizetési morál a készpénzforgalom növekedését eredményezte. Az adótörvények és egyéb jogszabályok azonban a készpénzforgalom visszaszorítását próbálják elérni (pl a költségvetési szférában kötelező a munkabér bankszámlára történő utalása) A pénztárat területileg is elhatárolt helyiségben, tűz- és betörésbiztos helyen kell kialakítani. A pénz szállítására, a pénz megfelelő helyen történő

őrzésére szabályok vannak, melyek nagyban függnek a napi pénzforgalom nagyságrendjétől (páncéldoboz, páncélszekrény, trezor). A pénztár feladata: a készpénzforgalom zavartalan lebonyolításához szükséges pénzmennyiség biztosítása, kezelése, őrzése. A számviteli törvény a vállalkozásoknak Pénzkezelési Szabályzat készítési kötelezettséget ír elő. A szabályzat meglétéért, a készpénzforgalom rendjének kialakításáért, a pénzkezelés szabályainak betartásáért a vállalkozás vezetője felelős. Ő állapítja meg a pénztárban a maximálisan rendelkezésre álló készpénz összegét is - keret vagy ellátmány – a készpénz-forgalom igényt és a biztonságos őrzést figyelembe véve. Pénztáros: a pénz kezelésével megbízott személy, aki anyagi felelősséggel tartozik, s ezt nyilatkozat aláírásával veszi tudomásul. A pénztárosi teendők ellátása összeférhetetlenséget igényel, tehát nem lehet pénztáros

az, akinek bankszámla felett rendelkezési joga van, aki utalványozási, ellenőrzési joggal van megbízva, akinek az adott cég vezetője közeli hozzátartozója. Az összeférhetetlenségen kívül követelmény a szakmai ismeret és a megbízhatóság Feladata: − készpénz és egyéb értékcikkek (értékpapírok, bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok, stb.) őrzése, kezelése, − nyilvántartások, elszámolások vezetése. Nyilvántartások, bizonylatok: − Bevételi pénztárbizonylat, − Kiadási pénztárbizonylat, − Pénztárjelentés (Időszaki vagy Napi pénztárjelentés), − Utalványozók névsora (Pénzkezelési Szabályzat melléklete). Minden pénzmozgásnál bevételezési illetve kiadási bizonylatot kell kitölteni, s a kifizetés jogosságát (utalványozó) ellenőrizni kell. A pénzmozgás jogcímétől függően más-más személy lehet az utalványozó, aki a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését elrendelheti. Ilyen

jogkörrel megbízott személyek aláírás mintáját az Utalványozók névsora tartalmazza. A pénztáros kifizetés előtt köteles az aláírást ellenőrizni, összehasonlítani. Csak a szabályszerűen kiállított, érvénye99 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE sített és utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján lehet a pénztárból pénzt kifizetni. Kifizetéskor meg kell győződni arról, hogy a pénzt felvevő személy arra jogosult-e. (Megbízott személynek csak szabályszerű meghatalmazás ellenében lehet pénzt kifizetni, melyet a pénztárbizonylathoz csatolni kell) Nagyobb forgalmú pénztáraknál a pénztáros munkáját a pénztári számfejtő segíti, aki előkészíti a készpénzfizetést, kitölti a bizonylatokat. Pénztári bizonylatokra mintát a B/28. minta mutat be A vállalkozás vezetője rendelkezik abban is, hogy a házipénztárt naponta vagy legalább hetente le kell zárni (pénzforgalom számától függ).- ezt híjuk

pénztárzárlatnak, melynek bizonylata a Pénztárjelentés A pénztárjelentésnek könyvelési, ellenőrzési és elszámoltató szerepe van. A pénztárzárlat során meg kell állapítani a készpénzállományt, a tényleges pénzállományt egyeztetni kell a nyilvántartással, és az esetleges eltérések okait haladéktalanul fel kell deríteni. Az eltérésről és rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni. A pénztárjelentésre fel kell vezetni a nyitó és záró tényleges pénzkészletet (címletenként), a keletkezett összes pénztári bevételi és kiadási bizonylatot, utóbbiak alapján meg kell állapítani a záró pénzkészletet. Időszaki pénztárjelentésre mintát a B/29 minta mutat be. Ha a pénztáros bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell tartani. A készpénz-bevételezéseket és –kifizetéseket pénztári ellenőrzésnek kell megelőznie, melyet az e feladattal megbízott dolgozó

végez – őt hívjuk pénztárellenőrnek. Feladata a pénztárjelentést és a készpénzállomány ellenőrzése is Megbízását a vállalkozás vezetőjétől kapja. A számlapénzforgalom és nyomtatványai A bankszámlapénz-forgalom a bankszámlák közötti átírással lebonyolított pénzforgalom. Ilyenkor a pénzügyi kapcsolatban álló mindkét fél (kötelezett illetve jogosult) rendelkezik bankszámlával valamelyik kereskedelmi banknál. Alkalmazása a vállalkozó és a nemzetgazdaság számára is előnyös. A számlák közötti átírás (fizetés) időt igényel, tehát a fizetési határidő figyelembevételével, időt hagyva a pénzintézet teljesítéséhez kell a kitöltött nyomtatványokat eljuttatni a bankhoz. A bankszámlapénz-forgalomban a fizetés úgy történik, hogy a bank a kapott rendelkezés szerint megterheli a kötelezett bankszámláját, és elismeri a jogosult számláját. A számlapénzforgalom alkalmazott formái között abban van

különbség, hogy ki és milyen feltételekkel kezdeményezi a fizetés a megbízás (formanyomtatvány) bankhoz történő benyújtásával. A bankszámlák közötti megbízások kötelező tartalma: − a keltezés, 100 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − a terhelendő és az elismerendő bankszámla tulajdonosának a megnevezése, székhelye, − a pénzforgalmi jelzőszáma (bankszámlaszám), − az összeg, − a szükséges aláírások. A formanyomtatványok tartalmaznak még egy közlemény rovatot is, melyet nem kötelező kitölteni, de célszerű. Ide maximum 54 pozíció hosszúságú szöveg beírására van lehetőség, tömör, rövid információk kerülhetnek e rovatba (pl. a kiegyenlítendő számla száma, a fizetés jogcíme stb) A bankszámlák közötti megbízások fajtái: − Átutalási megbízás: ebben a fizetési módban a teljesítést a számlavezető bankjánál a kötelezett (adós) kezdeményezi. Azzal bízza meg a számláját vezető bankot, hogy

a megbízáson feltüntetett összeggel bankszámláját terhelje meg, és a kedvezményezett (jogosult) bankszámláján írja jóvá, vagy ha azt más bank vezeti, utalja át. Lásd B/30 minta Gyakoriságát tekintve a legtipikusabb fizetési mód, külön megállapodás nélkül minden esetben így történik a fizetés. Ez a fizetési mód a vásárlónak előnyös, a kedvezményezett számára hátrányos is lehet De, a jogosult érdekeit védi, hogy az esedékességi határidőig nem teljesített fizetés esetén a jogosult benyújthat egy a „Fizető átutalása helyett” jelzéssel ellátott határidős beszedési megbízást. − Beszedési megbízás (inkasszó): Ezt a fizetési megbízást a jogosult (a kedvezményezett) kezdeményezi. Azzal bízza meg a számlavezető bankját, hogy követelését az adós terhére a bankszámlák közötti átírással szedje be. Itt tehát az eladó, a jogosult van előnyösebb helyzetben. Ez látszatra ellentmond a bankszámla feletti

rendelkezési jognak, de ilyenkor az üzleti kapcsolatban lévő felek e fizetési módban állapodnak meg, illetve alkalmazását esetleg jogszabály írja elő. Az előző fizetési módnál bonyolultabb eljárás, s így költségesebb is, ezért alkalmazásának értékhatára van. A beszedési megbízásnak két formáját ismerjük: határidős és azonnali inkasszó Határidős beszedési megbízás: Akkor alkalmazható, ha a felek ebben megállapodtak. A fizetési mód hosszabb időt igényel, ezért úgy kell benyújtani, hogy a kötelezettnek indokolt esetben legyen lehetősége kifogásolást emelni. A számlát vezető pénzintézet köteles a számlatulajdonost értesíteni a megbízás benyújtásáról. A kötelezett a határidős beszedési megbízás teljesítése ellen a bankszámláját vezető pénzintézetnél legkésőbb a fizetési határidő utolsó napját megelőző munkanap 9 óráig részben vagy egészben kifogást tehet. Ha a kötelezett kifogással él,

akkor a kifogásolás okát közölnie kell (tehát, hogy mit nem talált rendben), de ennek jogosságát a bank nem vizsgálja. A véleményét a Kifogás határidős beszedési megbízás teljesítése ellen című nyomtatványon kell benyújtania. Ha az adós nem nyújt be kifogást és van fedezet a bankszámláján, akkor bankja 101 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE elvégzi a terhelést, melyről ügyfelének értesítést küld. A kifogásolásból eredő vitákat a bankoktól függetlenül a feleknek kell rendezniük. Azonnali beszedési megbízás: teljesítés előtt a pénzintézet nem értesíti a kötelezettet, annak külön rendelkezése nélkül megterheli bankszámláját. Alkalmazásának alsó értékhatára van Itt mindenképpen a jogosult van előnyösebb helyzetben, - a kötelezett csak már a fizetés teljesítése után élhet kifogással - ezért teljesítése előtt a bank vizsgálja az alkalmazhatóság feltételét. Ezen megbízás csak akkor nyújtható be,

ha a felek ebben a fizetési módban megállapodtak, s ezt a kötelezett felhatalmazó levélben bejelentette a bankszámláját vezető pénzintézetnek, illetve ha alkalmazását jogszabály írja elő (pl. jogerős bírósági határozattal megítélt követelések) − Okmányos meghitelezés (akkreditív): a pénzintézet a kötelezett megbízása alapján saját nevében arra vállal kötelezettséget, hogy ha a kedvezményezett meghatározott határidőn belül a meghatározott okmányokat hozzá benyújtja, akkor az okmányos meghitelezésben meghatározott összeget részére kifizeti, megtéríti. A kedvezményezett az okmányokat megfelelő igénybejelentő levéllel juttatja el az akkreditívet nyitó bankhoz. − Átvezetési megbízás: a számlatulajdonosoknak a saját bankszámlái közötti könyvelési művelet végrehajtására szolgál, pl. pénzeszközök elkülönítésére, forintfedezet elkülönítésére, stb. A nyomtatványok kitöltése, aláíratása a

pénzügyi csoportvezető felelőssége. A pénzforgalom lebonyolítása az ismertetett formákban és nyomtatványok segítségével történik. Ma már a számítástechnika fejlődése lehetővé teszi, hogy a vállalkozások közvetlen kapcsolatot létesítsenek a bank informatikai rendszerével. Így bankszámlájuk forgalmát bármikor megtekinthessék, esetlegesen megbízásokat is adjanak. Az elektronikus aláírások elterjedése esetén pedig a jövő útja mindenképpen ez. A fizetési forgalom zavartalan működése érdekében a vállalkozás a pénzforgalom megszervezésénél a szigorú bizonylati fegyelmet, a jogszabályi követelményeket köteles betartani. A vállalkozás pénzforgalmának kialakításánál a legfontosabb követelmények: − érvényesüljön az eladó és a vevő érdeke is, − a pénz forgási sebességének a növelésére kell törekedni, − erősíteni kell a pénzügyi fegyelmet, − biztosítani kell a pénzforgalom ellenőrzési

lehetőségét, a pénzfolyamatok elemzéséhez információt kell szolgáltatni, − a pénzforgalom szabályozásának egyszerűnek, áttekinthetőnek kell lennie. 7.2 BEJÖVŐ SZÁMLÁK NYILVÁNTARTÁSA, KIEGYENLÍTÉSE A beszerzés során a szállítóktól beérkezett számlákat formailag és tartalmilag ellenőrizni kell. A számlán szereplő adatokat össze kell hasonlítani a szál102 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE lítólevéllel. Ha az ellenőrzés során hiányosságokat, eltéréseket találunk, akkor haladéktalanul értesíteni kell a szállító vállalkozást, s kérni kell a hiba korrigálását. Nagyon fontos a formailag és tartalmilag is hibátlan, a jogszabályi előírásoknak megfelelő számla, mert az általános forgalmi adó visszaigénylése csak ilyen okmány alapján lehetséges. A beérkezett számlákat „A beérkezett számlák és az előzetesen felszámított általános forgalmi adó nyilvántartása” könyve be kell vezetni. Ezt a

nyilvántartást nem szükséges formanyomtatványban kézzel írva vezetni, számítógépes nyilvántartás is lehet, de a szükséges tartalmi követelményeknek meg kell felelni. A részletes nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen a felszámított adómérték szerinti részletezésben az előzetesen felszámított adó, ezen belül a levonható és le nem vonható rész. A nyilvántartás megtekinthető a B/32. minta alatt A vezetett ÁFA nyilvántartás alapján készül majd havonta, negyedévente esetleg évente az ÁFA Adóbevallás. A beszerzés általában nem készpénzfizetéssel történik, tehát legtöbbször később kerül sor a számla pénzügyi rendezésére. A leggyakrabban alkalmazott fizetési mód az átutalás, melyet a fizetésre kötelezett kezdeményez, ebben az esetben tehát a vállalkozás. Így a fizetési határidőre figyelni kell, s a pénzügyi alrendszer feladata a számla kiegyenlítése, az átutalási megbízás

elkészítése, benyújtása a számlavezető bankba. Ezt úgy kell megtenni, hogy a megadott fizetési határidőn belül a pénzügyi rendezés lebonyolítható legyen. Természetesen ennek feltétele, hogy a kiegyenlítéshez szükséges pénzösszeg rendelkezésre álljon, de ez már a finanszírozás témakörbe tartozik, melyről a későbbiekben szólunk. A fizetési határidőt az ÁFA nyilvántartás és a Szállítói folyószámla nyilvántartás is tartalmazza – tehát ezek alapján is figyelhető. Célszerű azonban külön vezetni egy tervezett pénzforgalom nyilvántartást, hiszen a finanszírozás szempontjából ez nagy segítséget jelent. Ebben a nyilvántartásban megjelennek a tervezett pénz be és kifizetések, így könnyen megállapítható, hogy lesz e pénzügyi fedezete a számla kiegyenlítésnek. A számla egy példányát ellenőrzés és nyilvántartásba vétel után a számviteli munkacsoportnak kell átadni. 7.3 SZÁLLÍTÓI FOLYÓSZÁMLÁK

VEZETÉSE, TÖRZSADATOK NYILVÁNTARTÁSA A beérkezett, de ki nem egyenlített számlák szállítói tartozást jelentenek. A Szállítói folyószámla nyilvántartás az analitikus könyvelés egyik nyilvántartása. Egyeztetési lehetőséget biztosít a számvitellel, mert a Szállítók főkönyvi számla egyenlegének egyeznie kell a Szállítói folyószámla nyilvántartásban szereplő szállítókkal szemben még ki nem egyenlített tartozások összegével. 103 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A beérkezett szállítói számlákat ebben a nyilvántartásban kell lerögzíteni, melyben az adott számla adatain túl a szállítói törzsadatok is szerepelnek. (B/31 minta.) A Szállítói folyószámlák nyilvántartás tartalma: − a szállító neve, − a szállító címe, telefon, telefax száma, e-mail címe, − a szállító adóigazgatási száma, − a szállító pénzforgalmi jelzőszáma, − a számla sorszáma, − a számla összege, − a teljesítés

ideje, − a számla kelte, − a fizetési határidő, − a pénzügyi rendezés kelte − megjegyzés rovat (pl. más fizetési mód, stb) A nyilvántartásból bármikor leolvasható a még ki nem egyenlített számlák adata, az egyes szállítókkal szembeni tartozás. Ha a számla kiegyenlítéséről a bankszámla kivonat megérkezik, akkor a pénzügyi rendezés időpontját a nyilvántartásba be kell vezetni, a szállító azonosítására a pénzforgalmi jelzőszám ad segítséget. A számlarendben meghatározott időközönként a számvitellel kötelező egyeztetést kell végezni - az összes szállítói tartozásnak meg kell egyeznie a főkönyvi számla egyenlegével. Évente legalább egyszer leltározni is kell, mely az egyes szállítókkal szemben fennálló tartozás egyeztetését jelenti egy adott időpontra vonatkozóan. Ezt levélben teszik meg a vállalkozások (ezért kell törzsadatok ismerete) Ha az elküldött egyeztető levélre nem érkezik válasz,

akkor a partner vállalat elfogadja a megadott tartozás összegét (hallgatás beleegyezés), ellenkező esetben kifogásolással él. 7.4 KIMENŐ SZÁMLÁK NYILVÁNTARTÁSA, ELLENŐRZÉSE Értékesítéskor, a vállalkozás által kibocsátott számlát számviteli bizonylatként kell kezelni, formai és tartalmi helyességéért, az okmányban feltűntetett adatok valódiságáért a kibocsátó (a vállalkozás) felelős. A számla tartalmának meg kell egyeznie az értékesítéskor kiállított szállítólevél adataival, melyből a vevőtől visszakapott egy példány, az ún. Átvételi elismervény is csatolandó a számlához. A kiállított számlát a vállalkozásnál maradó példánya alapján be kell vezetni a „Kimenő számlák és a fizetendő általános forgalmi adó nyilvántartás”ba. Ez a nyilvántartás is vezethető természetesen kézzel ún nyomtatványfüzetben 104 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE és számítógéppel is. A fontos az, hogy az adó

önadózással történő megállapítása, bevallása, megfizetése vagy visszaigénylése érdekében a részletezett nyilvántartásból a termékértékesítés és a szolgáltatásnyújtás utáni adófizetési kötelezettség, illetve az adófizetés alóli mentesség, az adómérték szerinti részletezettségben megállapítható legyen. Ilyen nyilvántartás vezetését mutatja be a B/33. minta A nyilvántartás a számla kiegyenlítésére is tartalmaz adatokat, késedelmes pénzügyi teljesítés esetén a késedelmi kamat is lerögzíthető benne. Ebben a kapcsolatban általában a pénzügyi teljesítést nem mi kezdeményezzük (leggyakrabban alkalmazott fizetési mód az átutalás), tehát ilyen feladatunk nincs De fontos figyelni, hogy a megadott fizetési határidőre a pénzügyi rendezés megtörténik-e, ha esetleg késik a teljesítés, akkor feladataink vannak (később részletesen írunk erről). A számla egy példányát ellenőrzés és nyilvántartásba

vétel után a számviteli munkacsoportnak kell átadni. 7.5 VEVŐI FOLYÓSZÁMLÁK VEZETÉSE, VEVŐK TÖRZSADATAINAK NYILVÁNTARTÁSA A kimenő, de ki nem fizetett számlák vevői követelést jelentenek. A Vevői folyószámla nyilvántartás is az analitikus könyvelés egyik nyilvántartása. Egyeztetési lehetőséget biztosít a számvitellel, mert a Vevők főkönyvi számla egyenlegének egyeznie kell a Vevői folyószámla nyilvántartásban szereplő vevők által még ki nem egyenlített követelések összegével. A kimenő vevői számlákat ebben a nyilvántartásban kell lerögzíteni, melyben az adott számla adatain túl a vevői törzsadatok is szerepelnek. (B/34 minta) A Vevői folyószámlák nyilvántartás tartalma: − a vevő neve, − a vevő címe, telefon, telefax száma, e-mail címe, − a vevő adóigazgatási száma, − a vevő pénzforgalmi jelzőszáma, − a számla sorszáma, − a számla összege, − a teljesítés ideje, − a számla kelte,

− a fizetési határidő, − a pénzügyi rendezés kelte − megjegyzés rovat (pl. más fizetési mód, késedelmi kamat, stb) A nyilvántartásból bármikor leolvasható a még ki nem egyenlített számlák adata, az egyes vevőkkel szembeni követelés. Ha a számla kiegyenlítéséről a 105 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE bankszámla kivonat jóváírási értesítése megérkezik, akkor a pénzügyi rendezés időpontját a nyilvántartásba be kell vezetni, a vevő azonosítására ismét a pénzforgalmi jelzőszám ad segítséget. A számlarendben meghatározott időközönként a számvitellel kötelező egyeztetést kell végezni - az összes vevői követelésnek meg kell egyeznie a főkönyvi számla egyenlegével. Évente legalább egyszer leltározni is kell, mely az egyes vevőkkel szemben fennálló követelés egyeztetését jelenti egy adott időpontra vonatkozóan. Ezt levélben teszik meg a vállalkozások (ezért kell törzsadatok ismerete) Ha az elküldött

egyeztető levélre nem érkezik válasz, akkor a partner vállalat elfogadja a megadott követelés összegét (hallgatás beleegyezés), ellenkező esetben kifogásolással él. 7.6 EGYENLEGKÖZLŐ LEVELEK KÜLDÉSE, FOGADÁSA, EGYEZTETÉS A vállalkozások számviteli politikájuk keretében elkészítik Leltározási Szabályzatukat. Ebben meghatározzák a leltározás alapvető szabályait, menetét, stb. Ez tartalmazza azt is, hogy milyen időközönként kerül sor az egyes eszközök és források leltározására, mert a jogszabály ebben csak annyit ír elő, hogy egyszer egy évben kötelező leltározni. A követelések és kötelezettségek leltározása egyeztetéssel történik. A leltározást végző vállalkozás a nyilvántartásai alapján ír a partner vállalatnak egy Egyenlegközlő levelet a vele szemben fennálló követés vagy tartozás összegéről. Ha a másik fél ezt a követelés vagy tartozás összegét elismeri, akkor nem reagál a megadott időn

belül a levélre – azon az alapon, hogy a hallgatás beleegyezést jelent. Ha nem tartja jogosnak az összeget, akkor kapcsolatba lép a levelet küldő vállalkozás munkavállalójával, s megpróbálják a helyzetet tisztázni. Ilyen Egyenlegközlő levelet a vállalkozás is kaphat vevőitől, szállítóitól, s természetesen leltározás esetén ő is küld a partner vállalatoknak. Leggyakrabban a naptári év elején küldözgetnek ilyen leveleket egymásnak a gazdálkodók, az előző év december 31-i állapotnak megfelelő követelés és tartozás összegéről. Ez abból következik, hogy a Beszámolója alátámasztásaként legtöbb vállalkozás december 31-i állapotra készít leltárt. 7.7 FIZETÉSI HATÁRIDŐN TÚLI VEVŐ I ILLETVE SZÁLLÍTÓI ÁLLOMÁNYOK KIMUTATÁSA A vevői követelés illetve a szállítói tartozás pénzügyi rendezésének optimális körülmények között a számlában feltűntetett fizetési határidőig meg kell történnie. A

hétköznapi életből is ismerjük, hogy sajnos ez nem mindig van így Lehet, hogy fizetőképesség vagy fizetőkészség hiánya van a háttérben, de az is lehet, hogy csak figyelmetlenség. Sajnos olyan etikátlan üzleti magatartás is elő- 106 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE fordul, hogy valaki monopolhelyzetét kihasználva nem tesz eleget időben fizetési kötelezettségeinek. A pénzügyileg nem rendezett szállítói tartozásért a fizetési módból adódóan (átutalás) a vállalkozás a felelős – finanszírozási gondok vannak. Ha az átmeneti fizetési nehézségeket ismerjük előre, akkor a korrekt üzleti magatartás legalább jelezni ezt a partnernek, s közösen megtalálni a mindkét fél számára kedvező megoldást (pl. váltó, késedelmi kamattal növelt kifizetés, átütemezés, stb) A gondok igazán akkor vannak, ha ez a pénzügyi helyzet tartós, ilyenkor több megoldási út is van, de ennek ismertetése itt nem cél. A vevői követelések,

kintlévőségek legtöbbször a partner vállalat üzleti magatartásának következménye – itt ő kezdeményezi a fizetést. Az első megoldás a fizetési felszólítás, a késedelmi kamatterhelés (lásd következő rész), a fizetési meghagyás. A gond akkor van, ha ennek ellenére sem tud vagy nem akar a vállalat fizetni Az ilyen követelésekről külön nyilvántartást kell vezetni, s a lehető legtöbb információt össze kell gyűjteni a másik vállalkozásról, s természetesen mindent meg kell tenni a követelés behajtásáért. A készített nyilvántartás és a piaci információk alapján tud majd a számvitel értékvesztést elszámolni, behajthatatlan követelést leírni, társasági adóalapot módosítani. 7.8 FIZETÉSI FELSZÓLÍTÁS, KAMATTERHELÉS Ha a vevő nem fizet a megadott határidőn belül, akkor fel kell szólítani, mely Fizetési felszólítás (B/35. minta) küldésével történik A vevőt hivatalos levél formájában, udvarias, de

határozott megfogalmazással, megadott napon belüli fizetésre kell felszólítani. A fizetési határidő másnapjától késedelmi kamatot lehet felszámítani, melynek kamatlába a mindenkori jegybanki kamatláb kétszerese. Korábban a vállalkozások általában nem éltek ezzel a lehetőséggel, a mai piacgazdaság azonban életre kelltette alkalmazását. A késedelmi kamat számítása: Követelés összege X számított kamatláb X fizetési határidőtől eltelt napok száma / 365 7.9 FIZETENDŐ ADÓK SZÁMÍTÁSA, BEVALLÁSA, NYILVÁNTARTÁSA, PÉNZÜGYI RENDEZÉSE Az általános forgalmi adóról és egyéb költségvetéssel szembeni fizetési kötelezettségről is bizonyos időközönként Adóbevallás beadását írják elő az adózással kapcsolatos anyagi és eljárási jogszabályok. A fizetendő adó nagyságrendjétől függően havonta vagy negyedévente, ritka esetben évente kell eleget 107 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE tenni ennek az

adókötelezettségnek – részletes tárgyalására nem térünk ki, a gyakorlás miatt az irodai gyakorlatok során havi adóbevallást kell készíteni. 7.91 Adóbevallások A bevallások elkészítésének határideje az adott időszakot követő 20.-a, tehát követő hó 20-a illetve negyedévet követő hó 20-a Éves bevallás készítésének határideje követő év 15-e, a társasági adó és a helyi iparűzési adó esetében pedig követő év május 31.-e A bevallást vásárolt formanyomtatványon vagy az internetről letöltött nyomtatványon kell megtenni. A bevallásban lehetőség szerint nem szabad javítani, ha mégis szükséges, akkor azt szabályszerűen kell megtenni (javítás ténye, személye, időpontja, eredeti bejegyzés olvasható). Az adóbevallásokat a vezetett nyilvántartás (ÁFA), a kapott feladások (munkaügyi csoport), illetve a pénzügyi csoport számításai alapján kell kitölteni (társasági adó, iparűzési adó). Az

adóbevallások hátoldalán mindig található kitöltési útmutató, interneten való letöltés esetén pedig általában a kitöltés során a számszaki és formai ellenőrzés is elvégezhető. ÁFA bevallásra mintát a B/36 minta tartalmaz. 7.92 Adóbefizetések Az adók befizetésének adott határideje van, késedelmes teljesítés következményekkel jár. Általános forgalmi adót követő hó 20-ig (negyedévet követő hó 20-ig), munkaadói, munkavállalói járulékot követő hó 20-ig, társasági adó előleget minden hónap 20-áig kell fizetni. Személyi jövedelemadót, nyugdíjbiztosítási, egészségbiztosítási járulékot, egészségügyi hozzájárulást követő hó 12-éig kell befizetni. A helyi önkormányzat felé fizetendő adókat (kommunális adó, iparűzési adó, stb.) évente két részletben kell megfizetni, március 15-ig illetve szeptember 15-ig. Az adófizetés átutalási megbízással történik. A közzétett APEH pénzforgalmi

számlákra általában ezer forintra kerekítve kell az önadózással meghatározott összeget átutalni 7.10 MUNKABÉRREL KAPCSOLATOS ELSZÁMOLÁSOK PÉNZÜGYI RENDEZÉSE A munkabérek számfejtése, a fizetési kötelezettségek megállapítása, nyilvántartások vezetése, egyes bevallások elkészítése a munkaügyi csoport feladata. A havi bérszámfejtés elvégzése után a bérekről, a levonásokról, a fizetendő járulékokról a munkaügyi alrendszer feladást készít a pénzügy és a számvitel felé. A pénzügyi munkatársaknak a feladások alapján a járulékokat, a levonásokat át kell utalni, a béreket ki kell fizetni a pénztárból vagy a dolgozók bank108 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE számlájára kell átutalni. A előző havi bér kifizetésének 10-ig kell megtörténnie Készpénzes bérfizetés esetén a pénzt a kifizetéshez szükséges címletekben fel kell venni a bankszámláról, be kell vételezni a pénztárba, majd pénztárkiadási

bizonylat alapján kifizetni. A dolgozóktól levont járulékok, illetve a vállalkozás által fizetendő egészségbiztosítási és nyugdíjbiztosítási járulékok átutalásának határideje 12-e. Száz fő foglalkoztatott felett a vállalkozás társadalombiztosítási kifizetőhely lehet. Ilyen esetben a bérrel együtt családi pótlékot, táppénzt is fizet a vállalkozás 7.11 EGYEZTETÉS A SZÁMVITELLEL, A BESZERZÉSSEL, AZ ÉRTÉKESÍTÉSSEL, A MUNKAÜGYI CSOPORTTAL Az egyes vállalati egységekkel való kapcsolatról már az adott alrendszerek ismertetésénél, illetve ebben a pénzügyi részben is volt szó. Javasoljuk ennek áttekintését. Kiemelten felhívjuk a figyelmet a nyilvántartások egyeztetésére, az egyezőségek fontosságára, mely egy önkontrollt, egy ellenőrzési lehetőséget is jelent. A másik nagyon fontos egyeztetés a pénzforgalomhoz kötődik. Az egyes egységek által végrehajtott feladatok mindig valamilyen pénzmozgást is

indukálnak. A finanszírozás szempontjából nagyon fontos, hogy a pénzügyi egységhez eljusson minden ilyen információ, illetve egy-egy ügylet megkötése előtt konzultáljanak a pénzforgalmat lebonyolítókkal (pénzügyi fedezet, fizetési határidő, stb.) A kapott információk, az előre ismert illetve várható fizetési kötelezettségek alapján célszerű készíteni pénzforgalmi tervet. A terv tartalmazza időrendi sorrendben a várható pénzmozgásokat (nem feltétlenül kell forintra pontosan ismerni, elég egy kb. összeg ismerete, pl bérrel kapcsolatos kötelezettségeknél), illetve a rendelkezésre álló pénzeszközöket. A készített kimutatásból megtudható, hogy a vállalkozás az adott időpontokban eleget tud e tenni fizetési kötelezettségeinek, rendelkezésre áll-e esetlegesen felesleges pénz, amely leköthető, befektethető, szükséges-e valamilyen idegen forrás igénybe vétele. Ez már átvezet a finanszírozás, a hitelezés, a

befektetés témakörbe. Ebben az anyagban erre nem térünk ki, az irodai gyakorlatok során nem feltétlenül lesz rá szükség. Akik pedig ilyen szintre eljutnak, azok már rendelkeznek ehhez szükséges elméleti ismeretekkel. 8. HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS A humán erőforrás osztály feladatai: − Munkaerő-gazdálkodás, 109 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − − − − Munkaviszony létesítésével, a munkaviszony megszűnésével és megszüntetésével járó feladatok elvégzése, Személyi nyilvántartások vezetése (B/37. minta), A ténylegesen teljesített munkaidő nyilvántartása, mely adatot szolgáltat a bérszámfejtéshez, A havi bérek és egyéb juttatások számfejtése, előkészítése a tényleges bérfizetéshez, Jövedelemmel, levonásokkal kapcsolatos nyilvántartások vezetése, Társadalombiztosítási és járulékfizetési kötelezettség valamint az erre vonatkozó nyilvántartások, Különféle feladások elkészítése

(számvitel felé, pénzügy felé), Az előírt adatszolgáltatások teljesítése. 8.1 MUNKAERŐ-GAZDÁLKODÁS: Az ember egy különleges termelési tényező, hiszen: − tudatosan végzi tevékenységét, erőforrás, − vállalati célok megvalósításának eszköze, − önmegvalósítás igénye, döntési szabadság, − önálló, szabad akarata van, képes szabályozni teljesítményét, cselekedeteit. A munkaerő-gazdálkodás feladata: − munkaerő-szükséglet felmérése, − munkaerő-szükséglet kielégítés fedezete, forrása, − munkaszervezés, munkakapcsolatok kialakítása, − bérgazdálkodás kialakítása, működtetése, ösztönzési rendszer. 110 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.11 Munkaerő-szükséglet Munkaerő-szükséglet: munkaerőigény, mellyel kielégíthető a vállalkozási stratégia, a szervezeti struktúra munkakörönként. Munkaerő-szükséglet ≠ létszámszükséglet ! A munkaerő-szükséglet összetevői: létszám,

struktúra (szakképzettség, alkalmasság), munkateljesítmény, törvényes előírások (Munka Törvénykönyv). Munkakör: egy személyre vonatkozó vállalati feladat, amely pontosan meghatározott tudást, képességet feltételez. (Munkaköri leírás) Munka törvénykönyve rendelkezései vonatkoznak: − munkaviszonyokra, melyek alapján, Magyarországon munkát végeznek (egyéni vállalkozók, gazdasági társaságok, mint munkáltatók is), − magyar munkáltatók munkavállalói által külföldön kiküldetésben végzett munkára. Nem terjed ki a közszolgálati viszonyra (külön törvény szabályozza), a külföldi munkáltató munkavállalójára, aki a munkát a Magyar Köztársaság területén végzi. A munkaerő-gazdálkodás feladatkörébe tartozik a munkaerő-szükséglet meghatározása és kielégítése. A munkáltatók a megüresedett vagy az új helyekre többféle módon kereshetnek embert. Lehet cégen belüli kinevezés, ismerősök, ott dolgozók

megkérdezése, munkahelyi hirdetőtáblán való hirdetés, régebbi önéletrajzok, pályázatok áttekintése, magánközvetítők megkeresése, munkaügyi kirendeltségek felkeresése illetve újsághirdetés segítségével. A humán erőforrás osztály munkatársainak tisztában kell lenni, milyen a jó önéletrajz és pályázat, valamint hogyan bonyolítsanak le egy felvételi elbeszélgetést. Most nézzük át röviden az önéletrajz, pályázat készítés fortéjait, valamint azt, hogy hogyan készüljünk egy felvételi elbeszélgetésre és hogy mi zajlik ott. 8.12 Önéletrajz, pályázat, pályáztatás Az önéletrajz Az önéletrajzot lehetőleg saját kezűleg írjuk, ha nincs kikötés szakmai önéletrajz írásánál megengedett a számítógéppel készítés is. Természetes a papír legyen kifogástalan, nagyon rossz fényt vett ránk, ha koszos, gyűrött, szamárfüle van. A toll is szépen fogjon, ne hagyjon tintafoltot Leendő munkahelyünkön,

felvételi elbeszélgetés előtt a másik fél erre tekintve alkotja rólunk az első benyomását, mely a hétköznapi életből is ismert, hogy sokszor meghatározó tényező egy kapcsolat kezdetén. 111 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Az önéletrajz tartalma, lényege a gazdasági, társadalmi életben bekövetkezett változásoknak megfelelően átalakult. Ma már nem a személyi adatok, a politikai életben való szereplés, ideológiai nézet kifejtésére kell helyezni a hangsúlyt Az önéletrajz tartalma: − Személyi adatok - nagyon röviden − Iskolai tanulmányok - végzettség, idegen nyelvismeret, kiegészítő tanulmányok (időrendileg fordított sorrendben, elől a legfrissebb) − Szakmai gyakorlat - hol dolgozott eddig, milyen területen tett szert gyakorlatra (időrendileg fordított sorrendben, elől a legutolsó) − Emberi és szakmai adottságok - mi az erőssége (szakmai és emberi vonatkozásban). az emberekhez, munkáltatókhoz való viszony −

Egyesületi tagság, tevékenység - szakmával kapcsolatos, hobby − Szakmai cél - jelenleg pályázott munkakörhöz kapcsolódóan illetve a jövőben Az önéletrajzot is dátummal és aláírással zárjuk. (B/38 minta) Cél: Hatásosan és vonzóan kell bemutatni képzettségünket, tapasztalatainkat, hogy feltétlenül eljussunk az első, bemutatkozó beszélgetésre! A pályázat A pályázattal valamilyen meghirdetett állásra, munkakörre jelentkezünk. A pályázati kiírás már utal a pályázat elengedhetetlenül szükséges tartalmára. Emellett természetesen van egy elvárt, kötelező tartama is! A pályázat külső alakjára, esztétikájára ugyanaz érvényes, mint az önéletrajzra. Eltérés csupán annyi, hogy a pályázatot nem feltétlen szükséges saját kezűleg írni. A pályázat tartalma: − Iskolai végzettség - több végzettség esetén a munkakör betöltéséhez szükséges, esetleg feltételként előírt végzettséget ki kell emelni. −

Szakmai életút - konkrétan eddig hol állt alkalmazásban, milyen munkakört töltött be, mennyi ideig, stb. A vállalkozás szempontjából a referencia miatt szükséges. − Jövőkép - mit szeretne megvalósítani, mi az elképzelése arra az esetre vonatkozóan, ha elnyeri az állást. − Igények - anyagi (igényelt éves jövedelem, esetleg egyéb igények, pl. gépkocsi használat, munkatársak, technikai eszközök, stb.) Szakmai előmenetellel, felelősséggel, hatáskörrel, jogkörrel kapcsolatos elvárások, igények Cél: a pályázatból annak kell kiderülnie, hogy Ön a legalkalmasabb a munkakör betöltésére! 112 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A pályáztatás A felvételi elbeszélgetés Az első személyes találkozás. Az itt szerzett első benyomás nagy szerepet játszik abban, hogy megkapjuk-e az állást. Rendelkezzen valaki akár a legkiválóbb képesítéssel, ha az első beszélgetéskor nem sikerül jó benyomást keltenie, valószínűtlen, hogy

megkapja az állást. Persze ez fordítva is igaz, ha valaki nem megfelelő stílusban képviseli a vállalatát, sosem fog igazán jó munkaerőt találni. Nagyon lényeges tehát a fellépés! Az ember szavak nélkül is információk özönét továbbítja közvetlen környezetének. A jó fellépés, megjelenés nem csalás, nem megtévesztés Nem hamis képet akarunk vele kialakítani, hanem őszintén meg szeretnénk mutatni, hogy mit tudunk, kik is vagyunk. Tehát alkalmaznunk kell azon jól bevált módszereket, melyek segítségével hatásossá formálhatjuk a rólunk alkotott képet. Image /arculat/: − az ember csomagolása (szokások, munkastílus, testtartás), − önbizalom, rugalmasság, hozzáértés, − személyiség hű kivetítése, − kommunikációs eszköz, plakát (ezen reklámozzuk, elmondjuk, hogy kik vagyunk, mit csinálunk, mennyire jól tudjuk csinálni). A felvételi elbeszélgetésre érkezzünk pontosan; jó, ha már a megbeszélt időpont előtt

tíz perccel megérkezünk a helyszínre. Már az épületbe belépve is ügyeljünk viselkedésünkre, tanúsítsunk tiszteletet „leendő munkatársaink” iránt. Legyünk felkészültek! Az otthon felejtett iratok azt a benyomást keltik, hogy nem készültünk fel a beszélgetésre. Ezt a „leckét” mindig meg kell csinálni Az első tíz másodperc A külső, a testtartás Az alak fontos, üzenetértéke van. Pl magas ember vezető egyéniség, a túlsúlyos lusta stb Az alak természetesen öröklött, de testtartásunkkal befolyásolhatjuk a külső alapján közvetített képet, pl ha egyenesen állunk azzal testtartásunk energiát sugároz Az arc A kommunikáció középpontja. Rendkívül fontos, hogy jól látható legyen az arcunk. Nézzünk a beszélgetőpartner szemébe, e nélkül nem jöhet létre igazi kapcsolat Az arcon sokat alakíthat a frizura, a smink Lényeges, hogy mosolyogjunk, engedjük el magunkat. A mosoly barátságos, kellemes emberre utal A feszült

arc ezzel szemben idegességet árul el. 113 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A cipő A piszkos, elhanyagolt cipő (hölgyeknél a harisnya) jellembeli hibákra utal, az illető nem alapos, nem következetes, nem érdeklik a részletek. Az öltözék A ruha kiválasztásánál a másik fél legyen az elsődleges szempont, nem pedig a saját ízlésünk, kényelmünk. Öltözködésünknek tükröznie kell önbecsülésünket, tiszteletünket a hivatásunk iránt A megjelenésére gondot fordító emberekről a munkájukkal szembeni igényesség tükröződik Kevés kiegészítőt viseljünk, kerüljük a feltűnést. A dezodor, a parfüm, az after shave illata legyen diszkrét. Ügyeljünk a személyes higiéniára A hang Hangszín, hangerő, beszédtempó, beszédstílus. A mély hang önbizalmat, erőt sugároz. Kerüljük a pongyola szófordulatokat, pl öö, hát, szóval, stb Nyelvhelyesség Kézfogás A kézfogás - létrejön a két embert eddig elválasztó tér fölött a

híd. A magabiztos kézfogás sokat számít Beszélgetés Először is köszönjük meg a felvételi beszélgetést vezetőnek, hogy időt szánt ránk. Csak akkor üljünk le, ha erre külön felszólítanak Mindig üljünk egyenesen, kezünkkel ne babráljunk semmit, mert az idegességünket jelzi. Nézzünk mindig beszélgetőtársunk szemébe Vigyázzunk a megszólításra Érthetően beszéljünk, válaszaink legyenek átgondoltak, őszinték, tanúsítsunk lelkesedést a beszélgetés tárgya iránt. Vigyázzunk beszélgetés során az arckifejezésünkre, hanghordozásunkra. Ne mondjunk rosszat más személyekről vagy vállalatról Legyen nálunk notesz és toll, hogy szükség esetén jegyzetelhessünk. Ügyeljünk a gesztusokra, mondja mindig azt, amit gondol. Beszélgetés befejezése Vegyük észre a jelzést, ha a partner be szeretné fejezni a beszélgetést. Egy mondatban közöljük ismét, hogy örömmel dolgoznánk a vállalatnál, de ne könyörögjünk, ne

erőszakoskodjunk. Fogjunk kezet, mosolyogjunk könnyed, magabiztos léptekkel hagyjuk el a helyiséget Közvetlenül a beszélgetés után írjunk levelet, melyben megerősítjük a szándékunkat, és köszönetet mondunk a ránk szánt időért. Cél: Hozza ki a maximumot ebből a döntő fontosságú pár percből! Ha kifogástalan a megjelenése, magabiztos a mozgása és meggyőzően beszél, komoly esélye van az áhított állás elnyerésére. 114 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Gyakran előfordul, hogy egy kívánt állásra nemcsak magyarul, hanem idegen nyelven is el kell készíteni önéletrajzunkat és pályázatunkat. Lássuk, melyek a legfontosabbak az angol nyelvű változatoknál! Önéletrajz készítése angol nyelven I. Nem igazán részletes Ha pályázata alapján felkelti a munkaadó érdeklődését, akkor kell elkészíteni a II. önéletrajzot, mely már bővebb információkat tartalmaz − Név − Születési dátum − Iskolázottság - részletesen kell

leírni az eredményeket, melyek az állás szempontjából különösen fontosak! − Tapasztalat - eddigi munkáról, betöltött pozícióról, hol dolgozott és mennyi ideig. Referencia megjelölése Hol és mit ért el? − Személyes érdeklődés, hobby (röviden). − Milyen szervezet tagja (egyházi és politikai szervezetről tilos! ) pl. golf, tenisz, szakmai, stb − Családi állapot (rövid: házastárs, 2 gyerek, kik, mennyi évesek) II. Részletesebb önéletrajz, de a szempontok, a tartalmi váz azonos Pályázat készítése angol nyelven Cím (cég, utca, város, kód) Név (Szám, utca, város, kód) Megszólítás! − 1. Bekezdés: Megpályázza azt az állást, amit itt és itt hirdettek meg, ekkor és ekkor. Úgy érzi, hogy Ön a megfelelő személy, mert a végzettsége, gyakorlata stb Született (csak év); ide járt iskolába ettől eddig, ebből volt jó, eredménye. − 2. Bekezdés: Mit csinált utána? Hol, milyen pozíciót töltött be, mit ért el?

− Utolsó bekezdés: Mit gondol a munkájáról! Pl. törekvő, szereti a kihívásokat! Mit szeretne megvalósítani! Referencia! Reméli, hogy pályázatát komolyan veszik, amit meg is érdemel! Tisztelettel: 115 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.2 MUNKAVISZONY LÉTESÍTÉSÉVEL, A MUNKAVISZONY MEGSZŰNÉSÉVEL ÉS MEGSZÜNTETÉSÉVEL JÁRÓ FELADATOK ELVÉGZÉSE A munkaviszony létesítésével, a munkaviszony megszűntetésével és megszűnésével járó feladatokat az alapvető munkajogi fogalmak ismertetésén keresztül tekintjük át. Jól lehet ezen ismeretek bővebbek, mint amit egy gyakorlócég működésénél tudni kell, de a gyakorlócég munkatársai egyszer maguk is munkavállalók, vagy munkáltatók lesznek, s nem árt bizonyos munkajogi kérdésekkel tisztában lenniük. 8.21 Munkaviszony A munkáltató és a munkavállaló kölcsönös megállapodása. Jogviszony, amely munkavégzésre irányul. A munkaviszony jellemzői: − a munkáltató széleskörű

utasítási joga, − a munkáltató által meghatározott helyen, időben, szervezett keretek között kerül sor a munkavégzésre, − a munkavállaló részére járó munkabért havonta, utólag kell megfizetni, − a munka rendszeres jellege, − a munkavállaló függő helyzete, − a munkavállaló rendelkezésre állási kötelezettsége, − a munkáltató eszközeivel való munkavégzés, − a munkavállaló személyes munkavégzési kötelezettsége, − a munkaszerződés írásba foglalása kötelező, − a munkaszerződésnek tartalmaznia kell a Munka Törvénykönyvében meghatározott kötelező taralmi elemeket. A munkaviszonyon kívül lehet más munkavégzésre irányuló jogviszonyt is létesíteni. Ezek közül megemlítendő a megbízási jogviszony, valamint a vállalkozási jogviszony Nézzük meg e jogviszonyokra mi a jellemző! A megbízási jogviszony jellemzői (megbízási szerződés: B/39.minta): − a munkatevékenység kifejtésére irányul, − a

munkavállaló maga osztja be a munkaidejét, − általában eseti jellegű tevékenység (természetesen lehet tartós megbízási jogviszony is a felek között), − egy meghatározott eredmény létrehozására irányul, − a megbízó utasítási joga korlátozott, − a megbízott általában személyesen köteles eljárni, − a megbízási díj a szerződés megszűnésekor esedékes. A vállalkozási jogviszony tartalmi elemei (vállalkozási szerződés: B/40. minta): 116 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − a szerződés célja valamilyen eredmény létrehozása, a vállalkozó saját eszközeivel végzi a munkát, a vállalkozó alvállalkozót vehet igénybe, a vállalkozási szerződést nem kötelező írásba foglalni, a vállalkozási díj a vállalkozás teljesítésekor esedékes. A szerződés típusának megválasztásakor nagyon körültekintően kell eljárni, hiszen ha munkaviszonynak minősíthető foglalkoztatásra nem munkaszerződést,

hanem vállalkozási vagy megbízási szerződést kötnek, színlelt szerződésnek minősítik munkaügyi ellenőrzés során, súlyos szankciók terhelik. 8.22 Munkavállaló Az lehet, aki 16. életévét betöltötte Korlátozottan cselekvőképes személy törvényes képviselőjének hozzájárulása nélkül is létesíthet munkaviszonyt. A munkaviszony szempontjából fiatal munkavállaló az, aki 18. életévét még nem töltötte be. Munkaviszony létesíthető a 15 életévét betöltött, általános iskolában, szakiskolában, középiskolában nappali rendszerű képzésben tanulmányokat folytató tanuló esetén a nyári szünet ideje alatt. A 16 éven aluli munkavállaló munkaviszony létesítéséhez törvényes képviselő hozzájárulása is szükséges Nő és fiatalkorú olyan munkára nem alkalmazható, amely testi alkatára, fejlettségére tekintettel, hátrányos következményekkel járhat. Szakképesítés, gyakorlati idő, egészségügyi alkalmasság,

egyéb feltételek! 8.23 Munkáltató Az lehet, aki jogképes. Köteles a munkavállalóval közölni, hogy a munkaviszonyból eredő jogokat és kötelezettségeket (munkáltatói jogkört) mely szerv vagy személy gyakorolja, teljesíti. 8.24 Munkaviszony - munkaszerződés A munkaviszony munkaszerződéssel jön létre. A szerződés két személy, vagy szervezet közös megegyezésen alapuló - írásba foglalt - megállapodása, amelyből a szerződést kötő felekre nézve kölcsönös jogok és kötelezettségek keletkeznek. A munkaszerződés írásba foglalásáról a munkáltató köteles gondoskodni Alapvető tartalma: munkavállaló személyi alapbére, munkaköre, munkavégzés helye, a felek neve, illetve a munkavégzés szempontjából lényeges adatai. Munkaszerződés érvényesen csak írásban lehet megkötni (egyébként érvénytelen, de erre csak a munkavállaló hivatkozhat 30 napon belül). Körültekintően kell eljárni! (B/41. minta) 117 A

GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a munkáltató a munkavállalót tájékoztatja: − az irányadó munkarendről, − a munkabér egyéb elemeiről, − a bérfizetés napjáról, − a munkába lépés napjáról, − a rendes szabadság mértékének számítási módjáról és kiadásának rendjéről, − a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, valamint − arról, hogy a munkáltató a kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e. A munkáltató ezt a tájékoztatást legkésőbb a munkaszerződés megkötésétől számított 30 napon belül írásban is köteles a munkavállaló részére átadni. A munkaviszony kezdete a munkába lépés napja. Munkaviszony lehet határozott vagy határozatlan idejű Általános elv, hogy a munkaviszony a felek eltérő megállapodásának a hiányában határozatlan időtartamra jön létre. A határozott idejű munkaviszony

időtartama maximum öt év lehet. Ebbe az öt évbe beleszámít, ha a felek a szerződést meghosszabbítják, vagy új szerződést kötnek határozott időre. Az ötéves maximum idő számításánál úgy kell eljárni, hogy a meghosszabbított és az előző határozott idejű munkaszerződés megszűnésétől számított hat hónapon belül létesített újabb határozott idejű munkaviszony tartamát össze kell adni. Ugyanazon felek között újabb határozott idejű munkaviszonyt létesíteni, illetve a régi akkor hosszabbítható meg újra, ha azt a munkáltató jogos érdeke indokolja, és az nem sérti a munkavállaló jogos érdekét. Határozott idejű munkaviszony 1 nap tovább foglalkoztatás esetén határozatlan idejűvé alakul. A 30 napos vagy ennél rövidebb időre létesített munkaviszony azonban csak annyi idővel hosszabbodik meg, amennyi idővel eredetileg létrehozták. 8.25 Pályázat Ha jogszabály vagy munkaviszonyra vonatkozó szabály, illetve a

munkáltató döntése alapján meghatározott munkakör betöltése pályázat alapján történik, e munkakörre csak olyan munkavállalóval lehet munkaszerződést kötni, aki a pályázaton részt vett és a pályázati feltételeknek megfelelt. A pályázati felhívásban meg kell jelölni a pályázat elbírálásának határidejét, melytől eltérni nem lehet A pályázat készítés és pályáztatás témakörével már az előzőekben foglalkoztunk 118 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.26 Próbaidő Kiköthető, időtartama 30 nap (kollektív szerződés max. 3 hónap) Próbaidő alatt bármely fél azonnali hatállyal megszüntetheti a munkaviszonyt. 8.27 Munkaszerződés módosítása Csak közös megegyezéssel történhet. Tartósan munkából távol lévő dolgozók (sorkatonai vagy polgári szolgálat, gyermek ápolása miatti fizetés nélküli szabadság) személyi alapbérének módosítása is e témakörbe tartozik. 8.28 Kollektív szerződés A

munkáltató, a munkáltatói érdekképviseleti szervezet, másrészről a szakszervezet hozza létre. A munkaviszonnyal kapcsolatos jogokat és kötelezettségeket, ezek gyakorlásának, illetve teljesítésének módját az ezzel kapcsolatos eljárás rendjét, a kollektív szerződést kötő felek közötti kapcsolatrendszert szabályozhatja. A munkáltatónál egy kollektív szerződés köthető 8.29 Érdekképviseleti szervek: Országos Érdekegyeztető Tanács (a mindenkori kormánnyal egyeztet a munkaviszonyt érintő főbb kérdésekben, mint pl.: kötelező legkisebb munkabér, leghosszabb napi munkaidő, munkaszüneti napok meghatározása, stb.), Szakszervezetek (elsődleges célja a munkavállalók munkaviszonnyal kapcsolatos érdekeinek előmozdítása és megvédése), Üzemi Tanács (több mint 50 fő), Üzemi megbízott. 8.210 Munkaviszony megszűnése Ebben az esetben a felek szándékán kívüli okból szűnik meg a munkaviszony, mely az alábbi esetekben fordul

elő: − a munkáltató jogutód nélküli megszűnésekor, − a munkavállaló halálakor, − határozott idő lejártakor. 119 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.211 A munkaviszony megszüntetése A munkaviszony megszűntetésére vonatkozó megállapodást illetve nyilatkozatot írásba kell foglalni. A munkaviszony megszűntetésének formái: − a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezésével, − rendes felmondással, − rendkívüli felmondással, − próbaidő alatt azonnali hatállyal. Határozott időre szóló munkaviszony csak közös megegyezéssel vagy rendkívüli felmondással, illetőleg próbaidő kikötése esetén azonnali hatállyal szűntethető meg. A munkáltató felmondása esetén a hátralévő időre (max egy évi) járó átlagkeresetet ki kell fizetni 8.212 Rendes felmondás A munkáltató köteles indokolni. Csak a munkavállaló képességével, magatartásával ill a munkáltató működésével lehet kapcsolatos A munkáltató nem

szűntetheti meg rendes felmondással a munkaviszonyt az alábbi időtartam alatt (Védett időtartam, még a követő 15 vagy 30 nap is): − betegség miatti keresőképtelenség (legfeljebb a betegszabadság lejártát követő egy év), − beteg gyermek ápolására táppénzes állományba helyezés, − közeli hozzátartozó otthoni ápolása miatti fizetés nélküli szabadság, − terhesség, szülési szabadság, − gyermek gondozása miatt kapott fizetés nélküli szabadság, − sor-vagy tartalékos katonai szolgálat, polgári szolgálat. Nyugdíjazás előtti 5 éven belül a munkáltató csak különösen indokolt esetben szűntetheti meg a munkaviszonyt. Felmondási idő: legalább 30 nap, de nem haladhatja meg az egy évet. A felmondási idő tényleges időtartama a munkáltatónál töltött munkaviszony idejétől függ. A munkáltatói felmondás esetén a fele időtartam munkavégzése alól a munkavállalót mentesíteni kell, a töredék napot egésznek kell

számítani. Időtartamára átlagkereset jár Végkielégítés: a munkáltató rendes felmondása és a munkáltató jogutód nélküli megszűnése esetén jár, ha legalább a munkavállaló 3 évig állt munkaviszonyban. Nagysága 1 havi átlagkeresettől 6 havi átlagkeresetig terjed, a munkaviszonyban eltöltött időtől függően A kollektív szerződés ettől eltérhet (természetesen a munkavállalóra nézve kedvezőbb mértékben), ill + 3 havi átlagkereset, 120 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ha a munkavállaló munkaviszonya az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését megelőző 5 éven belül szűnik meg. Rendkívüli felmondás: a munkavállaló lényeges kötelezettséget szándékosan, súlyos gondatlansággal megszeg, illetve olyan magatartást tanúsít, amely a munkaviszony fenntartását lehetetlenné teszi. Ilyen esetben a rendes felmondás szabályai nem alkalmazhatók. De ha a munkavállaló mond fel, akkor neki jár az átlagkereset, a végkielégítés,

sőt kártérítés. 8.213 Teendők a munkaviszony megszűnésekor A munkavállaló a munkaviszony megszűnésekor köteles a munkakörét az előírt rendben átadni és elszámolni a munkáltatóval. − munkabér, egyéb járandóságok kifizetése (az utolsó munkában töltött napon) − igazolások kiadása (munkaviszonyra vonatkozó és egyéb jogszabályokban előírt igazolások) Lásd a B/42. mintákat Az igazolás tartalmazza : − a munkavállaló személyi adatait, − a munkavállaló TAJ-számát, − a munkáltatónál munkaviszonyban töltött idő tartamát, − a munkavállaló munkabéréből levonandó tartozást (jogerős határozat vagy jogszabály alapján), − a munkaviszony évében igénybe vett betegszabadság időtartamát, − a munkavállaló emelt összegű végkielégítésben részesülését. A munkáltató köteles igazolni azt is, ha a munkavállaló bérét a felsorolás negyedik pontja szerinti levonás nem terheli. Az igazolásnak tartalmaznia

kell a munkavállaló által választott magán-nyugdíjpénztár adatait is. A munkavállaló kérésére a munkaviszony megszűnésekor, illetve az azt követő egy éven belül a munkáltató köteles működési bizonyítványt kiadni, mely tartalmazza a betöltött munkakört, és a munkavállaló munkájának értékelését. 8.214 Munkavégzés Munkáltató kötelezettségei: A munkaszerződés és a munkaviszonyra vonatkozó szabályok szerinti foglalkoztatás, szabályok betartása, egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeinek biztosítása (munkaszervezés, tájékoztatás, ismeretnyújtás, a munkaszerződésben foglaltaknak megfelelő bérfizetés). 121 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Munkavállaló kötelezettségei: Kijelölt időben és helyen munkára képes állapotban megjelenni és a munkaidőt munkával tölteni. A munkavállaló köteles a munkát a munkáltató utasítása szerint ellátni. Elvárható szakértelemmel és gondossággal végezze

munkáját, munkatársaival tudjon együttműködni. Fontos a személyes feladat-végrehajtás, üzleti titok megőrzése. Köteles a munkáltató által kijelölt továbbképzéseken megjelenni és az előírt vizsgákat letenni. A további munkaviszony vagy munkavégzésre irányuló jogviszony létesítését be kell jelenteni a munkáltatónak Tanulmányi szerződés: köthető, anyagi támogatást, pótszabadságot, elkötelezettséget jelent (mely max. 5 év ) Mindig írásban készül 8.215 Munkaidő: A munkavégzésre előírt idő, a kezdetétől annak befejezéséig tartó időtartam, amibe be kell számítani a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység időtartamát is. A teljes munkaidő napi 8 óra (max. 12 óra lehet), heti 40 óra (legfeljebb 60 óra). Lehet egyenlőtlen elosztású, de ebben az esetben a napi munkaidő négy óránál rövidebb nem lehet. Rugalmas munkaidő, törzsidő 8.216 Pihenőidő A munkaközi szünet (6 óra után,

valamint minden további 3 óra munkavégzés után legalább 20 perc), a napi pihenőidő (befejezéstől másnapi munkakezdésig legalább 11 óra). A munkavállalót hetenként két pihenőnap illeti meg, ezek közül az egyiknek vasárnapra kell esnie (bizonyos esetekben, legalább havonta egyszer legyen vasárnap). 8.217 Szabadság Lehet fizetett vagy fizetés nélküli. A fizetett szabadság hosszabb időtartamú pihenőidő, melyre a dolgozót átlagkereset illeti meg Az évi rendes szabadság alap- és pótszabadságból áll Alapszabadság 20 munkanap + életkortól függően 30 napig emelkedik Pótszabadság: gyermekenként 2 nap, három vagy annál több gyermek esetén évi 7 nap, tanulmányi szabadság, fiatalkorú munkavállaló esetén évi 5 nap, stb. Amennyiben a munkavállaló évközben kezdi a munkát úgy számára időarányos szabadság jár. Az alapszabadsága 1/4–ét a munkavállaló kérésének megfelelően kell kiadni A szabadságot esedékességének

évében kell kiadni, kivételesen fontos gazdasági érdek miatt meghosszabbítható a következő év június 30-ig, kollektív szerződés pedig rendelkezhet december 31ig. A munkáltató maximum két részletben adhatja ki a saját döntésű szabadságot A szabadság mértékéről és a kiadásról a munkáltatónak nyilvántartást kell ve122 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE zetni. A szabadságot pénzben megváltani tilos, kivétel a munkaviszony megszűnésekor, sorkatonai szolgálatra történő behíváskor Betegszabadság: 15 nap, a munkavállaló részére távolléti díjának (a távollét idején érvényes személyi alapbére, rendszeres bérpótlékai, valamint az előző évben, ha a rendkívüli munkavégzés meghaladta az ötven órát, akkor az e miatti kiegészítő bérpótlék együttes összegének a távollét idejére számított időarányos átlaga) 80 %-a jár. A betegszabadság tárgyévben igénybe nem vett része később nem igényelhető. A

betegszabadság kiadásánál a munkaidő-beosztás szerinti munkanapokat kell figyelembe venni. Munkaidő kedvezmények: terhes és szülő nőt megillet kedvezmény. Gyermek és hozzátartozó ápolására fizetés nélküli szabadság jár, kérelemre építkezés (saját részre lakásépítés) esetén 1 év fizetés nélküli szabadságot kell adni. A munkáltató köteles nyilvántartani a munkavállalók: − rendes és rendkívüli munkaidejével, ügyeletével, készenlétével, − a szabadság kiadásával (B/43. minta), − egyéb munkaidő kedvezményévével kapcsolatos adatokat. 8.218 Rendkívüli munkavégzés A munkaidő beosztástól eltérő, a munkaidőkereten felüli, az ügyelet alatt, illetve a készenlét alatt elrendelt munkavégzés. A munkáltató rendkívüli munkavégzést csak különösen indokolt esetben rendelhet el. A rendkívüli munkavégzés évenként legfeljebb 200, kollektív szerződés eltérő rendelkezése szerint maximum 300 óra lehet.

8.219 Ügyelet és készenlét A munkavállaló a munkáltató által meghatározott helyen és ideig történő rendelkezésre állásra (ügyelet), illetve az általa megjelölt – a munkavégzés helyére tekintettel elérhető- helyen töltendő készenlétre kötelezhető bizonyos esetekben. Az ügyelet és a készenlét rendkívüli munkavégzési forma, ezért az elrendelésére, az időtartamára is a rendkívüli munkavégzésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ügyeletnél a munkáltató állapítja meg azt a helyet, ahol a munkavállalónak a munkavégzésre készen kell állnia. Ügyelet naptári évenként legfeljebb kétszáz órára, kollektív szerződés esetén háromszáz órára rendelhető el. A készenlét esetén a munkavállaló által meghatározott helyen kell rendelkezésre állni, de bármikor elérhető és munkába hívható állapotban kell lennie. A készenlét maximális időtartama kollektív szerződés eltérő rendelkezései hiányában

havonta vagy négyhetenként 168 óra. Ügyelet és készenlét elrendelését meg123 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE kezdése előtt legalább egy héttel és egy hónapra előre kell közölni. Az ügyeletre a munkavállalót a személyi alapbérének a 40 %-a, készenlétnél 20 %-a illeti meg. 8.220 Munka díjazása, munkabér A munkavállalónak a munkaviszonya alapján munkabér jár. A személyi alapbért a munkaszerződésben kell megállapítani (legalább a kötelező minimálbér). Bérrendszerek: − havi bér − időbér (órabér) − teljesítménybér (darabbér) − kombinált bér (előző kettő, pl. 3 teljesítmény %) A munkabér részei: − alapbér vagy törzsbér – a ténylegesen elvégzett munkáért járó bér, − bérpótlék – a munkakör ellátásához kapcsolódó bértöbblet, amely a különleges körülmények vagy feltételek mellett végzett munkáért jár és azt az alapbér megállapításánál nem vették figyelembe (pl.: műszakpótlék,

veszélyességi pótlék, nyelvpótlék, mankópénz, túlóra pótlék, stb), − kiegészítő fizetés – le nem dolgozott munkaidőre jogszabály alapján járó bér (pl.: fizetett szabadság bére, munkaszüneti nap, hivatalos kiküldetés, stb.), − prémium – többletjuttatás valamilyen előre meghatározott feladat elvégzéséért, − egyéb bér – a munkakörtől független bérek (pl.: újítás, tanfolyami előadás, szakmai gyakorlatért adott összegek, stb.) − jutalom – a munka utólagos elismerésekénti többletjuttatás (pl.: 13 havi fizetés, stb) A munkabért, a tárgyhót követő 10-ig kell kifizetni (késedelem esetén kamat). 8.3 A HAVI BÉREK ÉS EGYÉB JUTTATÁSOK SZÁMFEJTÉSE, ELŐKÉSZÍTÉSE A TÉNYLEGES BÉRFIZETÉSHEZ A bérszámfejtés során a végzett munka alapján járó munkabért, a személyes közreműködés ellenértékét és egyéb személyi jellegű kifizetéseket, valamint a társadalombiztosítási juttatásokat állapítják

meg és készítik elő a kifizetéshez. A gyakorlócég esetén alkalmazhatunk valamilyen kézi vagy gépi megoldást egyaránt. A kézi technikánál a nyomtatványboltban használatos nyomtatványokat használjuk (ez lassúbb megoldás, de a bérszámfejtés mechanizmusát jól megtanulják az ott dolgozók), míg a gépi módszernél Excel program segítségével elkészíthetik a szükséges jogszabályok ismeretében a dolgozók bérszámfejtési „prog124 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ramját”(ezzel időt lehet megtakarítani, viszont a mechanizmust könnyen elfelejthető). A gazdasági jellegű szakképzésben résztvevők természetesen speciális bérszámfejtő szoftverekkel is megismerkedhetnek A bérszámfejtés bizonylatai: − Munkaidő-nyilvántartólapok: a ténylegesen letöltött munkaidő megállapítására szolgál (pl.: jelenléti ív (B/44 minta), bélyegzőkártya, stb) − Munkautalvány: mely tartalmazza az elvégzendő munkát, az érte járó bért,

valamint a munka elvégzésének és díjazásának igazolását, a teljesítménybérezésnél használatos. − 10-15 napos összesítők: keresetösszesítő az előző kettő alapján. − Bérelszámolólap vagy egyéni bérnyilvántartó-lap: egy havi teljes keresetét mutatja a munkavállalónak (B/45. minta) − Tartozás-nyilvántartólap: a bérszámfejtés során érvényesítendő, előírt tartozásokat mutatja (pl.: fizetési előleg, kártérítés saját munkáltatóval szemben). − Levonási jegyzék: a bérfizetés során érvényesítendő levonásokat tartalmazza, melyekhez valamilyen határozat kapcsolódik, nem a saját munkáltatóval szembeni tartozások. − Törzslap vagy Bérnyilvántartó-lap: egy naptári évre szóló nyilvántartás, mely havi bontásban tartalmazza a dolgozó összes keresetét és levonásait (B/46. minta) − Bérfizetési jegyzék: a munkabér és társadalombiztosítási ellátások kifizetését igazoló bizonylat (B/47. minta) A

szorosan vett bérszámfejtés bizonylatain kívül havonta összesítést kell készíteni a munkabér és társadalombiztosítási kötelezettség költségkénti elszámolásához a számvitel részére, mely a főkönyvi elszámolás egyik bizonylata lesz. Ez az összesítő a Bérfelosztó ív (B/48. minta) A bérfelosztó ív adatot szolgáltat a pénzügyi osztály részére is a levonások és járulékok átutalására vonatkozólag, valamint információt nyerhetünk a bevallás és különféle adatszolgáltatások elkészítéséhez is. Mivel a bérfelosztó íven nem található meg minden adat (pl a társadalombiztosítási járulék, egészségügyi hozzájárulás, munkaadói járulék), ezért a pénzügyi részleg felé, hogy az adók, járulékok átutalását teljesíteni tudják célszerű egy belső feladást készíteni, mely valamennyi információt tartalmazza a bér- és járulék elszámolással kapcsolatosan. Ez a feladás kiválóan alkalmas a számviteli

elszámoláshoz is. (B/55 minta) A munkáltatónak a számfejtés során a munkaviszonyból származó jövedelem után adóelőleget kell levonnia. A bérszámfejtés bizonylatai után nézzük meg, hogyan történik ennek megállapítása: A rendszeres jövedelmet meg kell szorozni 12-vel (évesíteni kell), majd az erre jutó adó összegét 12-vel el kell osztani. Ez az 1/12-ed rész lesz a havi rendszeres munkabért terhelő adóelőleg, amely a törvényben meghatározott kedvez- 125 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE ményekkel mérsékelhető. A 2003 évi adójogszabályok szerint az adóelőleg megállapításánál figyelembe vehető adókedvezmények az alábbiak: − a súlyos fogyatékosság kedvezménye, mely havi 2000 forint, − az adójóváírás, mely a bér 18 %-a, de legfeljebb jogosultsági hónaponként 9000 Ft (Feltéve, ha éves szinten a magánszemély éves bevallott jövedelme nem haladja meg az 1 millió 950 ezer forintot. Ha a jövedelem több, mint 1

millió 350 ezer forint, de nem éri el az 1 millió 950 ezer forintot, akkor az adójóváírás összegét csökkenteni kell az 1 millió 350 ezer forint feletti összeg 18 %-ával, de a munkáltatónak az adóelőlegnél ettől függetlenül teljes összegben az adójóváírást figyelembe kell venni, kivéve, ha annak mellőzését a magánszemély írásban kéri.), − a kötelezően fizetendő nyugdíjjárulék és magán-nyugdíjpénztári tagdíj engedménye, mely a levont összeg 25 %-a, − a magán-nyugdíjpénztári tagdíj-kiegészítés kedvezménye, amely a magánszemély által befizetett tagdíj-kiegészítés 30 %-a, − a magánszemély által az önkéntes kölcsönös biztosító pénztárba befizetett tagdíj kedvezménye, amely a befizetett összeg 30 %-a, legfeljebb évi 100 000 forint, a törvényben meghatározott kivételes esetben évi 130 000 Ft, − a családi kedvezmény, mely egy kedvezményezett eltartott esetén havonta 3000 forint, két eltartott

esetén havonta és eltartottanként 4000 forint, három vagy ennél több eltartott esetén havi 10000 forint eltartottanként. 8.4 TÁRSADALOMBIZTOSÍTÁSI ÉS JÁRULÉKFIZETÉSI KÖTELEZETTSÉG, VALAMINT AZ ERRE VONATKOZÓ NYILVÁNTARTÁSOK A társadalombiztosítás kiadásainak fedezetére társadalombiztosítási járulékot, egészségbiztosítási- és nyugdíjjárulékot, baleseti járulékot és táppénz hozzájárulást kell fizetni. Ezek alapján a következő járulék nemekről és mértékekről beszélhetünk (2003. évi mértékek): − A foglalkoztató: 29 % mértékű társadalombiztosítási járulékot fizet, ebből 18 % a nyugdíjbiztosítási járulék, 11 % az egészségbiztosítási járulék mértéke. − A biztosított: nyugdíjjárulékot fizet, melynek mértéke 8,5 %, ha magánnyugdíjpénztár tagja 1,5 % (magán-nyugdíjpénztári tagság esetén a magánnyugdíjpénztárba 7 % tagdíj fizetendő), valamint 3 % mértékű egészségbiztosítási

járulékot fizet. − A társas vállalkozás kiegészítő tevékenységet folytató tagja: 5 % baleseti járulékot fizet. − A táppénz hozzájárulás a folyósított táppénz 1/3-a. A társas vállalkozás kifejezést a társadalombiztosítási jogszabály (A társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX Törvény, rövidítve Tbj) gyűjtőfo126 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE galomként használja. A társadalombiztosítási jogszabályok alkalmazása szempontjából társas vállalkozásnak minősül: − a közkereseti társaság, − a betéti társaság, − a korlátolt felelősségű társaság, − a közös vállalat, − az egyesülés, − a közhasznú társaság, − az előzőekben felsorolt vállalkozások előtársaságként történő működésük időszakában. A fenti társaságokat a gazdasági társaságokról szóló törvény gazdasági társaságnak

tekinti. Társas vállalkozás még: − a szabadalmi ügyvivő társaság, − a gépjárművezető-képző munkaközösség, − az oktatói munkaközösség, − az ügyvédi iroda, − a végrehajtási iroda Társadalombiztosítási szempontból társas vállalkozásnak minősül: a betéti társaság bel- és kültagja, a közkereseti társaság tagja, a korlátolt felelősségű társaság, a közhasznú társaság, a közös vállalat, az egyesülés tagja, ha a társaság tevékenységében ténylegesen és személyesen közreműködik, és ez nem munkaviszony vagy megbízási jogviszony keretében történik (tagsági jogviszony). A biztosítottak köre a társas vállalkozásnál: − a társaság tevékenységében személyesen közreműködő tagja, − a társaságnál munkaviszonyban álló személy, − a társaság részére megbízási és nem egyéni vállalkozói jellegű jogviszony keretében díjazás ellenében személyesen munkát végző személy, − a

társaság által foglalkoztatott bedolgozó, − a tanulószerződés alapján szakképző iskolai tanulmányokat folytató tanuló. Most vegyük sorra az előbb említett biztosítottakkal kapcsolatosan milyen biztosítási és járulékfizetési kötelezettsége van a vállalkozásnak! 8.41 A társaság tevékenységében személyesen közreműködő tagja A biztosítási kötelezettség időtartama: a tényleges személyes közreműködés kezdete napjától a tagsági jogviszony megszűnéséig (nagyon fontos, hiszen nemcsak a járulékfizetési kötelezettség, hanem a társadalombiztosítási ellátások is a jogviszony idejéhez kapcsolódnak). 127 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A járulékfizetés mértéke függ, hogy a tag főfoglalkozásúnak vagy kiegészítő tevékenységet végzőnek számít-e. Amennyiben társaság tevékenységében személyesen közreműködő tag főfoglalkozású, úgy a járulékalapot képező jövedelem, de legalább a tárgy hó első

napján érvényes minimálbér után társadalombiztosítási járulékot köteles fizetni (18%+11%). A társadalombiztosítási járulék alapjának nincs felső határa. Ez a kötelezettség természetesen nem magát a tagot terheli, hanem a társas vállalkozást. Egészségbiztosítási és nyugdíjjárulék fizetés a társas vállalkozás tagjaként a személyes közreműködés alapján kapott adóköteles jövedelem, azaz a vállalkozás társadalombiztosítási járulék alapjául szolgáló jövedelem alapján kell fizetni (8,5%+3% vagy 1,5%+7%+3%). A nyugdíjjáruléknak van felső határa – 2003 ban – 3 905 500 Ft, azaz napi 10 700 Ft , így csak ezután kell megfizetni A járulékalap alsó és felső határát arányosan csökkenteni kell azzal az időszakkal, amely alatt a társas vállalkozó: − táppénzben, baleseti táppénzben, terhességi-gyermekágyi segélyben, gyermekgondozási díjban, gyermekgondozási segélyben, gyermeknevelési támogatásban,

ápolási díjban részesül, kivéve, ha a gyermekgondozási segély, gyermeknevelési támogatás, az ápolási díj fizetésének időtartama alatt vállalkozói tevékenységét személyesen folytatja, − katonai (polgári) szolgálatot teljesít, − fogva tartott, − ügyvédként, szabadalmi ügyvivőként a kamarai tagság szünetel. Amennyiben a társas vállalkozó egyidejűleg több gazdasági társaság személyesen közreműködő tagja, az előírt legkisebb (minimál bér) járulékot választása szerint egyszer kell figyelembe venni. Ha a biztosított foglalkoztatása bármelyik jogviszonyban eléri a heti 36 órát, a további jogviszonyaiban nem kell fizetnie a 3 %-os egészségbiztosítási járulékot. 8.42 Kiegészítő tevékenységet folytató tag járulékfizetési kötelezettsége Kiegészítő tevékenységet folytató az a társas vállalkozó, aki vállalkozói tevékenységét saját jogú nyugdíjasként folytatja, továbbá az özvegyi nyugdíjban

részesülő személy, aki a reá irányadó öregségi nyugdíjkorhatárt betöltötte. A társas vállalkozásnak a kiegészítő tevékenységet folytatónak minősülő társas vállalkozó után, a részére kifizetett, járulékalapot képező jövedelem után köteles megfizetni a baleseti járulékot. A baleseti járuléknak minimális és maximális alapja nincs. 128 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 8.43 Megbízási díj utáni járulékfizetés A megbízott részére kifizetett adóköteles jövedelem után 29 %-os (18%+11%) társadalombiztosítási járulékot kell fizetni, ha a tárgyhavi járulékalapot képező jövedelme eléri a tárgyhónapot megelőző hónap első napján érvényes minimálbér havi összegének 30 %-át, illetőleg napokra annak a 30-ad részét (2003-ban 15 000 Ft/hó; illetve 500 Ft/nap). A járulékalap a megbízott nyilatkozata hiányában a megállapított bruttó összeg 90 %-a (10 %-os vélelmezett költséghányad, de ettől magasabb

költséghányadról is nyilatkozhat a megbízott, de maximum 50 % lehet). A megbízott akkor köteles egészségbiztosítási járulékot fizetni, ha nincs egyidejűleg olyan munkaviszonya, ahol a foglalkoztatás eléri a heti 36 órát. A megbízottnak viszont minden jogviszonyával összefüggésben meg kell fizetni a 8,5 %-os (ami magán-nyugdíjpénztári tagság esetén 1,5%+7 %) nyugdíjjárulékot, addig míg jövedelme el nem érte annak felső határát. 8.44 A társas vállalkozás, mint foglalkoztató járulékfizetési kötelezettsége A társas vállalkozás, mint foglalkoztató a biztosítási kötelezettség alá eső személy után társadalombiztosítási járulékot köteles fizetni a biztosított részére adott adóköteles jövedelem, valamint az adóköteles természetbeni juttatások után (mértéke 29%=18%+11%). A társadalombiztosítási kötelezettségnek nincs felső határa. Járulékalapot képező jövedelem: a személyi jövedelemadó törvény

szerint összevont adóalapba tartozó, az önálló és nem önálló tevékenységből származó bevételnek, valamint az egyéb bevételnek, jövedelemnek számító része, továbbá a természetbeni juttatás adóalapot képező része. Nem képez társadalombiztosítási járulékalapot: − A foglalkoztató által megállapított és folyósított társadalombiztosítási ellátás, valamint a szociális ellátásnak nem a foglalkoztatót terhelő összege. − A magánszemély foglalkoztatója által az önkéntes kölcsönös biztosító pénztárba a tag javára történő befizetés a havonta fizetett tagdíj összegének az a része, amely nem haladja meg havonta a tárgyhó első napján érvényes minimálbér összegét (további feltétel, hogy a társas vállalkozás tételes egészségügyi hozzájárulás fizetésére kötelezett). − A foglalkoztató által a biztosított részére adott ajándék, reprezentáció címén adott termék, szolgáltatás. A

munkaviszonyban álló személy biztosított, a biztosítás kezdete a munkaszerződés hatálybalépésével kezdődik és annak megszűnésével ér véget. A biztosítási jogviszony időtartama alatt a kapott járulékalapot képező jövedelem után egészségbiztosítási (3%) és nyugdíjjárulékot (8,5 % vagy 1,5%+7%) köteles fi129 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE zetni, illetve ezt a munkáltató a bérfizetéskor levonja. Ebben az esetben is van a nyugdíjjárulék fizetésnek felső határa, mely az előzőekben már ismertetésre került. Ha több nyugdíjjárulék került levonásra, akkor azt 15 napon belül vissza kell fizetni a munkavállalónak, vagy a többletlevonást a munkavállaló a személyi jövedelemadó bevallásban érvényesítheti. 8.45 Járulékbevallás és befizetés határideje A járulékokról a társas vállalkozás az adóbevallás részeként köteles bevallást benyújtani. A bevallás gyakorisága az adózási kötelezettséghez igazodik:

− ha az adózás rendjéről szóló törvény 1. számú mellékletében részletezett fizetési kötelezettség a 10 millió forintot elérte, akkor havonta (gyakorló irodai tevékenység során ezt célszerű alkalmazni, függetlenül attól, hogy a fizetési kötelezettség nem éri el az értékhatárt, hogy minden tanuló megismerkedhessen a feladattal), − ha a 4 millió forintot elérte, negyedévenként, − ha a fizetési kötelezettség 4 millió forint alatti, évente egyszer kell bevallani. Ennek megfelelően: − a havi adóbevallásokat a tárgyhónapot követő hó 20. napjáig, a 0301 számú nyomtatványon (B/49. minta), − a negyedéves bevallásokat a negyedévet követő hó 20. napjáig, a 0302 számú nyomtatványon, − az éves bevallásokat az adóévet követő év február 15-ig, 0303. számú nyomtatványon kell benyújtani az adóhatósághoz. A bevallás határidejétől eltérően a társas vállalkozás a járulékokat az elszámolt hónapot

követő hónap 12-éig köteles befizetni az APEH által megadott számlaszámokra. Késedelmes teljesítés esetén késedelmi pótlékot szabnak ki, melynek jelenlegi mértéke a jegybanki alapkamat kétszeresének 365-öd része naponta. Amennyiben bejelentési, nyilvántartási, adatszolgáltatási kötelezettségének nem tesz eleget a társas vállalkozás, úgy részére mulasztási bírságot szabnak ki, melynek mértéke 2003-ban alsó határ nélkül 200 000 Ft-ig terjed Ismételt mulasztások esetén további jogkövetkezményekkel kell számolni. 8.46 Egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettség Az egészségügyi szolgáltatások finanszírozásának kiegészítéséhez egészségügyi hozzájárulást kell fizetni. Az egészségügyi hozzájárulás (továbbiakban eho) százalékosan és tételesen meghatározott adó jellegű kötelezettség. Százalékos mértékű egészségügyi hozzájárulás fizetésére kötelezett jövedelmek: 130 A

GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − Az összevont adóalapba tartozó jövedelemmel, az adó előleg megállapításánál figyelembe vett azon összeg, amely után társadalombiztosítási járulékfizetési kötelezettség nem keletkezett (pl.: a megbízási szerződés alapján a havi díjazás összege nem éri el a tárgyhónapot megelőző hónap első napján érvényes minimálbér 30 %-át). − A külön adózó jövedelmek közül: a természetbeni juttatások egy része (lásd személyi jövedelemadó törvény); a kamatkedvezményből származó jövedelem; az egyösszegű járadékmegváltás; a kisösszegű kifizetések, ha a természetes személy a társadalombiztosítási szabályok szerint nem biztosított. A százalékos mértékű eho általában az alapját képező jövedelem 11 %-a (természetesen kivételek is vannak, pl.: cégautó adó 25 %) Nem kell százalékos eho-t fizetni az olyan jövedelem, vagy természetbeni juttatás után, amely a fennálló

biztosítási jogviszony alapján a társadalombiztosítási kötelezettség alapjául szolgál. Tételes egészségügyi hozzájárulás Ez a hozzájárulás elsődlegesen a kifizetőt terheli a természetes személlyel fennálló, jogszabályban meghatározott jogviszonyok alapján. Az egyéni vállalkozó abban az esetben köteles maga után megfizetni a tételes eho-t, ha nem áll egyéb más olyan jogviszonyban, ahol megfizetik utána. Az alábbi jogviszonyoknál áll fenn a tételes eho fizetési kötelezettség: − Munkaviszony, országgyűlési képviselő, közalkalmazotti, közszolgálati, bírósági, ügyészségi szolgálati, igazságügyi alkalmazott jogviszony, valamint a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek, a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok hivatásos állományának szolgálati jogviszonya, a fegyveres erők szerződéses, tartalékos állományának jogviszonya. − Tagi jogviszony (kivéve az iskolai szövetkezetnek, szövetkezeti csoportnak a nappali

tagozatos tanulóval, hallgatóval fennálló jogviszonyát), ha ennek alapján a tag a kifizető tevékenységében személyesen közreműködik. − Bedolgozói, megbízási, vállalkozási jellegű, a felhasználási szerződésen alapuló, valamint a segítő családtagi jogviszony, valamint a választott tisztségviselői, ha a természetes személy e tevékenységéből származó tárgyhavi, az adóelőleg megállapításánál figyelembe vett jövedelme eléri a tárgyhónapot megelőző hó első napján érvényes minimálbér 30 %-át, illetve naptári napokra annak 365-öt részét. − Munkanélküli járadék vagy keresetpótló támogatás folyósítása alapján (itt a települési önkormányzat fizeti meg). − Azok után a középfokú nevelési-oktatási vagy felsőoktatási intézmény nappali tagozatán tanulmányokat folytató tanuló, hallgató után, aki nemzetközi szerződés vagy az Oktatási Minisztérium által adományozott ösztöndíj alapján

létesített tanulói, hallgatói jogviszonyt. 131 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A természetes személy egyidejűleg fennálló többes jogviszonya esetén csak az egyik jogviszony után áll fenn tételes eho fizetési kötelezettség. Ez a jogviszony az, ahol a foglalkoztatás eléri a heti 36 órát, azaz ahol a főfoglalkozású jogviszony áll fenn. Ha a munkaidő egyik jogviszonyban sem éri el a 36 órát, az eho fizetési kötelezettség azt a kifizetőt terheli, ahol a munkaidő a leghosszabb (ha a munkaidők azonos hosszúak, akkor irányadó, hogy hol magasabb a jövedelem). Nem kell a tételes eho-t megfizetni az alábbi időtartamok alatt: − a társadalombiztosítás pénzbeli ellátásainak folyósításakor, − keresőképtelenség- ide nem értve a betegszabadságot-, a fizetés nélküli szabadság, az igazolatlan távollét alatt, − gyermekgondozási segély, az ápolási díj, a gyermeknevelési támogatás folyósítása alatt, kivéve, ha a

folyósításban részesülő a folyósítás alatt munkát végez, − a három évesnél fiatalabb gyermek gondozása, a tíz évesnél fiatalabb tartósan beteg vagy súlyosan fogyatékos gyermek gondozása, valamint a tizenkét évesnél fiatalabb beteg gyermek otthoni ápolása miatt engedélyezett fizetés nélküli szabadság, − a sorkatonai (polgári) szolgálat, − a fogvatartás időtartama alatt. A tételes eho összege 2003. január 1-jétől havi 3 450 forint, napi 115 forint (ha a hozzájárulás fizetési kötelezettség alapjául szolgáló jogviszony nem áll fenn a hónap teljes időtartama alatt, az eho-t naptári napokra kell megfizetni). A kifizető igazolási kötelezettsége Az eho fizetésére kötelezett kifizető a természetes személynek – kérelemreigazolást köteles kiadni, amely tartalmazza a kiállító és a természetes személy megnevezését, adóazonosító jelét, valamint a kiállító nyilatkozatát arról, hogy a hozzájárulást megfizeti

(B/50. minta) Egyidejűleg fennálló többes jogviszony esetén a többi kifizető az igazolás alapján mentesül a fizetési kötelezettség alól. Az egészségügyi hozzájárulás megállapítása és megfizetése: − A tételes eho-t a fizetésre kötelezettnek havonta kell megállapítani és a tárgyhónapot követő hó 12. napjáig megfizetni − A százalékos mértékű eho-t havonta kell megállapítani, és a jövedelem juttatását követő hónap 12. napjáig megfizetni Az egészségügyi hozzájárulás bevallása: A havi, évközi, éves bevallás az egyes kötelezettségekről az államháztartással szemben elnevezésű nyomtatvány felhasználásával történik (B/49. minta) A reprezentáció és üzleti ajándék után fizetendő százalékos eho-t a kifizetőnek az adóévre elszámolt összes éves bevétel megállapítására előírt időpontot követően kell megállapítani, és az éves összes bevétel megállapítását követő hónap 12-éig kell

megfizetnie, továbbá az elszámolt éves összes bevétel megállapítása kötele- 132 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE zettségeként a havi, negyedéves illetőleg éves bevallásban kell az eho-t bevallania. 8.47 Munkaadói és munkavállalói járulékkal kapcsolatos feladatok A járulékok fizetéséről a többször módosított 1991. évi IV törvény intézkedik, e törvény határozza meg a fent említett járulékokon kívül a munkaadói és munkavállalói járulék mértékét is. A munkaadói és munkavállalói járulékot a munkanélküli ellátások és a foglalkoztatást elősegítő támogatások fedezetére fizetjük. A munkaadói járulék alapja: a munkaviszony alapján kifizetett és elszámolt bruttó munkabér, illetmény (kereset), valamint a végkielégítés, a jubileumi jutalom, a betegszabadság idejére járó díjazás, továbbá a személyi jövedelemadó köteles természetbeni juttatás, étkezési hozzájárulás, üdülési hozzájárulás és

a munkaviszony keretében biztosított cégautó adójának 25%. A munkaadói járulék mértéke: 3 %. A munkavállalói járulék alapja a munkaadótól kapott bruttó munkabér, mértéke 2003-ban 1 %. Mind a munkaadói, mind a munkavállalói járulék megállapítása a humán erőforrás osztály feladata. Bevallása és átutalása egyaránt a bér költségkénti elszámolását követő hónap 20-ig történik A bevallás teljesítésére szintén a 0301-es lap szolgál 2003. évben 8.48 Nyilvántartások Nyugdíj-biztosítási egyéni nyilvántartólap – a nyilvántartólapot a biztosítás kezdetétől számított 3 munkanapon belül ki kell állítani, és folyamatosan vezetni kell. A nyilvántartólapot a tárgyév december 31-én le kell zárni, és az igazgatási szerv részére, mely az illetékes nyugdíj-biztosítási pénztár megküldeni. A küldés határideje papíralapú adatszolgáltatás esetén a következő év március 31e, mágneses adathordozón

következő év április 20-a. A kiállított nyilvántartólapokat zárható helyen kell tárolni A nyilvántartó lap adataival egyező igazolást a tárgy évet követő év január 31-ig a biztosított részére ki kell adni, év közbeni kilépéskor azzal egyidőben. (B/51 minta) Nem kell nyilvántartó lapot vezetni a saját jogú nyugdíjas, illetve a baleseti rokkantsági nyugdíj mellet biztosítással járó jogviszonyban állókról. Járulék elszámolási adatok nyilvántartása – a főfoglalkozású tagokról, a biztosítottakról az alábbi adatokat tartalmazó: TAJ-szám, név, leánykori név, anyja neve, születési helye, ideje, a magán-nyugdíjpénztári tagság, a foglalkoztató folyószámlaszáma; járulék elszámolási nyilvántartást köteles személyenként vezetni. A nyilvántartásba havonta és halmozottan fel kell vezetni az egészségbiztosítási járulékot, a nyugdíjjárulék-kötelezettség felső határát, a kifizetett juttatásokat

jogcímenkét, a társadalombiztosítási járulékot, az egészségügyi hozzájárulást 133 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A folyamatosan dolgozók részére a tárgyévet követő év január 31-éig köteles a vállalkozás igazolást adni a személyi jellegű kifizetésekről és a levont járulékokról (amennyiben a munkaviszony év közben szűnik meg, akkor ezt soron kívül ki kell adni). Társadalombiztosítási nyilvántartás: a társaság köteles olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza a biztosított TAJ-számát, nevét, leánykori nevét, születésének helyét, idejét, anyja nevét, lakcímét, családi állapotát, állampolgárságát, magán-nyugdíjpénztári tagságát, alkalmazásának minőségét, munkába lépésének és kilépésének napját, illetve a tagsági viszony kezdetének és megszűnésének napját. 8.49 A gazdasági társaság, mint társadalombiztosítási kifizetőhely Minden munkáltató, amely legalább 100

társadalombiztosítási ellátásra jogosult személyt foglalkoztat, köteles társadalombiztosítási kifizetőhelyet létrehozni, vagy e feladatok ellátására más kifizetőhelyet fenntartóval megállapodást kötni. 100 főnél kevesebb biztosítottat foglalkoztató munkáltató egyedi engedély alapján létesíthet kifizetőhelyet. 8.410 Társadalombiztosítási ellátások A társadalombiztosítási ellátásoknak két nagy csoportját különböztethetjük meg: − Egészségbiztosítási ellátások • táppénz, terhességi-gyermekágyi segély, gyermekgondozási díj, • egészségügyi szolgáltatás, • baleseti ellátás (baleseti táppénz, baleseti járadék, baleseti egészségügyi szolgáltatás). − Nyugdíjbiztosítási ellátások • társadalombiztosítási saját jogú nyugellátás (öregségi, rokkantsági, baleseti rokkantsági) • hozzátartozói nyugellátás (özvegyi, szülői, baleseti, hozzátartozói nyugellátás, árvaellátás) 8.5 AZ

ELŐÍRT ADATSZOLGÁLTATÁSOK TELJESÍTÉSE Az adózás rendjéről szóló többször módosított 1990. évi XCI törvény, valamint a személyi jövedelemadóról szóló többször módosított 1995 évi CXVII törvény rendelkezik az állami adóhatóság részére teljesítendő adatszolgáltatási kötelezettségről. E törvények előírásai szerint a magánszemélyek jövedelemadójának megállapítása és ellenőrzése céljából az állami adóhatósághoz adatot kell szolgáltatni. Az APEH minden évben tájékoztatót tesz közzé, a használatos nyomtatványokra vonatkozóan. E szerint az alábbi nyomtatványokon kell teljesíteni az adatszolgáltatást: 134 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − a kifizetőnek (K30, K31, K34, K43, K53,K72,K73 sz. nyomtatványokon, melyek az www.apehhu honlapon megtekinthetők) a munkáltatónak (M29, K32, M63 sz. nyomtatványon, ami az előbb említett honlapon tanulmányozható) 8.51 Az adatszolgáltatással kapcsolatos

kifizetői és munkáltatói feladatok Az adózás rendjéről szóló törvény rendelkezései szerint a kifizetőknek és a munkáltatóknak az adóhatósághoz adatot kell szolgáltatni az egyes jövedelmek kifizetéséről, és az ún. tevékenységhez kapcsolódó adókedvezmények igénybevételeléhez kiadott „igazolásról”. Az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása, a hibás vagy valótlan adatok feltüntetéséért az adóhatóság mulasztási bírságot állapíthat meg. A kifizető feladatai Kifizetőnek minősül a Magyar Köztársaság területén székhellyel, telephellyel rendelkező vagy egyébként gazdasági tevékenységet folytató jogi személy, az egyéni vállalkozó, az egyéb szervezet, amely adókötelezettség alá eső jövedelmet juttat. A megbízót kifizetőnek kell tekinteni akkor is, ha valamely összeget közvetítő útján (pl. bank, posta) fizette ki Kifizetőként annak kell adatot szolgáltatni, aki a kifizetést teljesítette,

illetve az adót megállapította, levonta. A kifizető a munkaviszonyból származó kifizetés kivételével, a kifizetéssel egyidejűleg is eleget tehet adatszolgáltatási kötelezettségének. Ilyenkor az adatszolgáltatáson fel kell tüntetni, az évközi adatszolgáltatást A kifizető az adóévben ugyanarra a magánszemélyre csak egy adatszolgáltatást nyújthat be A magánszemély részére történő kifizetés esetén a kifizető olyan bizonylatot köteles kiállítani és kifizetéskor a magánszemély részére átadni, amelyből kitűnik a bevétel teljes összege és jogcíme, az adóelőleg vagy az adó alapjául szolgáló jövedelem, valamint a levont adóelőleg, illetőleg az adó összege. Minden kifizető már a kifizetés alkalmával köteles a bevételről szóló bizonylatot a magánszemély részére átadni. Ha az adóévben bármely okból ez nem történt meg legkésőbb az adóévet követő év január 31-ig ki kell adni az igazolást. Nem kell

adatot szolgáltatni a kifizetőnek az egyéni vállalkozó részére az e jogviszonyára tekintettel teljesített kifizetésekről. A munkáltató feladatai Munkáltatói feladatok része a személyi jövedelemadó megállapítása és elszámolása. A munkáltató annak a magánszemélynek állapítja meg és számolja el a jövedelemadóját, aki nála az adóév december 31. napján munkaviszonyban állt, és az adóévet követő január 15-éig megtett nyilatkozatában ezt kéri. Ha a magánszemély úgy nyilatkozott, hogy adóbevallást tesz, akkor számára M30 sz munkáltatói igazolást kell kiadni, az adóhatóság felé pedig „A kifizető adatszolgálta135 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE tása a magánszemélyek 2003. évi jövedelmeiről” elnevezésű nyomtatványt kell benyújtani. Ebben az esetben a levont járulékokról szóló adatszolgáltatást a 2003K32 számú nyomtatványon szükséges teljesíteni. A K30-as adatszolgáltatáson csak a saját kifizetés

szerepeltethető, a hozott, más munkáltatótól származó adatok nem szerepeltethetők. Amennyiben a munkáltató társadalombiztosítási kifizetőhely (kötelező 100 főt meghaladó statisztikai állományi létszám felett), úgy saját kifizetésként kell kezelnie az általa folyósított társadalombiztosítási ellátásokat. Abban az esetben, ha a munkáltató nem kifizetőhely, de a TB szerv az ellátás kifizetésekor a kifizetést követő 15 napon belül a munkáltató tájékoztatta, akkor a kifizetett ellátásról és a levont adóelőlegről is, saját kifizetésként kell adatot szolgáltatni a K30-as nyomtatványon. A munkáltató adózónként szolgáltat adatot: − az általa kifizetett jövedelemadó és járulékköteles jövedelem teljes összegéről, ideértve a bevallás alá eső valamennyi jövedelemről, − a levont jövedelemadó előlegről és járulékról, − jogcímenként az összjövedelmet csökkentő tételekről és a jövedelemadó

kedvezményekről, − a megállapított jövedelemadóról, a járulékfizetési kötelezettség egyéni felső korlátjáról, a járulékfizetési kötelezettség alól mentes időtartamról, − az adózó magán-nyugdíjpénztári tagsága tényéről. Adatszolgáltatásra vonatkozó határidők: − adóévet követő év március 31-ig - kifizetőknek és munkáltatóknak a papíralapú nyomtatványok esetén − adóévet követő év április 20-ig kifizetőknek és munkáltatóknak mágneses adathordozón teljesített adatszolgáltatás esetén Egyéb adatszolgáltatási feladatok A munkáltatóknak a biztosítási jogviszony kezdetekor illetve a biztosítási jogviszony megszűnésekor adatot kell szolgáltatni a Megyei Egészségbiztosítási Pénztár felé (a blokk keretében már említésre került, hogy mikor és kinél keletkezik biztosítási jogviszony). Ez a jelentés fontos, hiszen ezzel szereznek a biztosítottak jogosultságot a társadalombiztosítási

ellátások igénybe vételéhez is A másik adatszolgáltatás a KSH (Központi Statisztikai Hivatal) felé történik havi rendszerességgel, melyben a foglalkoztatás jellege szerint (pl.: 8 órás főállású fizikai, szellemi, 6 órás főállású fizikai, szellemi, 4 órás főállású nyugdíjas, 4 órás mellékfoglalkozású fizikai, stb.) kell szerepeltetni a létszámot, ledolgozott órák számát, a bruttó bérösszegeket Havi rendszerességgel adatot kell szolgáltatni a magán nyugdíjpénztárak felé is, a levont és átutalt magán nyugdíjpénztári tagdíjakról munkavállalónként. 136 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 9. SZÁMVITEL A számviteli részleg feladatai: − A számviteli politika és a hozzákapcsolódó szabályzatok elkészítése és folyamatos frissítése. − A vállalkozás indulásakor a nyitó mérleg, illetve az azt alátámasztó bizonylatok, dokumentumok elkészítése. − A vállalkozás vagyonrészeiben bekövetkezett változások

folyamatos vezetése- a könyvvezetés. − Üzleti év végén zárás, leltár, a beszámoló elkészítése. − Tárgyi eszközök és immateriális javak nyilvántartása. − Elemzések készítése a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. − A vezetői információ igény kielégítése, adatszolgáltatás a vezetői döntéshozatalhoz. A feladatok taglalása előtt először tekintsük át a magyar számviteli rendszer legfontosabb előírásait, mely a számvitel szabályozására vonatkozik! Ez különösen fontos a 11. évfolyamon, hiszen a tanulók az alapításkor még nem rendelkeznek számviteli ismeretekkel. 9.1 A SZÁMVITELI TÖRVÉNY A 2000. évi C törvény a Számvitelről, mely szabályozza keret jellegűen a legfontosabb irányelveket, eljárásokat, melyeket a hatálya alá tartozó gazdálkodóknak a beszámoló-készítés és könyvvezetés során alkalmazni kell. A törvény meghatározza a törvény hatálya alá tartozók

beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét, a beszámoló összeállítása, a könyvek vezetése során érvényesítendő elveket, az azokra épített szabályokat, valamint a nyilvánosságra hozatalra, a közzétételre és a könyvvizsgálatra vonatkozó követelményeket. Célja: a befektetők, tulajdonosok, hitelezők, menedzserek megbízható informálása a vállalkozás valós vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről. Szabályokat rögzít, de a vállalkozás belső számviteli rendszerének kialakítását a vállalkozás hatáskörébe utalja. A törvény hatálya alá tartozik a gazdálkodó Gazdálkodó: − a vállalkozó: minden olyan gazdálkodó, amely a saját nevében és kockázatára nyereség- és vagyonszerzés céljából üzletszerűen, ellenérték fejében termelő vagy szolgáltató tevékenységet végez, ideértve a hitelintézetet, a pénzügyi vállalkozást, a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepét is, − az

államháztartás szervezetei, 137 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − az egyéb szervezetek (társadalmi szervezetek, egyházak, alapítványok, lakásszövetkezetek, közhasznú társaságok, tőzsde, nyugdíjpénztárak stb.), − az MNB, − a fentiek illetve természetes személyek által alapított egészségügyi, szociális és oktatási intézmény. A törvény hatálya nem terjed ki az egyéni vállalkozóra, a polgári jogi társaságra, az építőközösségre, a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi kereskedelmi képviseletére. 9.11 Beszámolási kötelezettség A gazdálkodó működéséről, vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről az üzleti év könyveinek lezárását követően, a törvényben meghatározott könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles - magyar nyelven - készíteni. A beszámolónak megbízható és valós összképet kell adnia a gazdálkodó vagyonáról, annak összetételéről, a pénzügyi helyzetéről és

tevékenysége eredményéről (kivételes esetben el lehet térni a törvény előírásaitól!). Üzleti év: az az időtartam, amelyről beszámolót kell készíteni. Az üzleti év - ha a vállalkozás folyamatos működéséről készítjük - általában egy naptári év, azaz a mérleg fordulónapja december 31. Ettől eltérhet: a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe, a külföldi anyavállalat konszolidálásba bevont leányvállalata, illetve annak leányvállalata. A mérleg fordulónap újabb megváltoztatása három beszámolóval lezárt év után vagy az anyavállalat személyében bekövetkezett változás esetén lehetséges. Az üzleti év időtartama 12 naptári hónap, kivéve az előtársasági időszak, az előtársasági időszakot követő első üzleti év, a mérleg fordulónap változást megelőző üzleti év, illetve a rendkívüli helyzetekkel kapcsolatos üzleti évek. A beszámolókat ún. fordulónapra kell készíteni, mely

általában tehát december 31 A beszámoló-készítés időpontja tetszőleges, valamikor a fordulónapot követő február, március hó. Az elkészített beszámolót az üzleti év fordulónapjától számított 150 napon belül kell a cégbíróságnál letétbe kell helyezni (Konszolidált beszámolót 180 napon belül, külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe beszámolóját 120 napon belül, egyszerűsített beszámolót a tárgyévet követő év május 30-ig kell letétbe helyezni.) A beszámoló formája − Éves beszámoló Éves beszámolót és üzleti jelentést köteles készíteni a kettős könyvvitelt vezető vállalkozó, aki nem készíthet egyszerűsített éves beszámolót. Az rt., a konszolidálásba bevont vállalkozás, a külföldi vállalkozás magyarországi fióktelepe csak éves beszámolót készíthet Ilyen beszámolót köteles az is készíteni, akinél az üzleti év eltér a naptári évtől. 138 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE −

Egyszerűsített éves beszámoló A kettős könyvvitelt vezető készíti, ha két egymást követő évben a mérleg fordulónapján, az alábbi három mutatóérték közül kettő nem haladja meg a következő határértékeket: • a mérleg főösszege 150 millió Ft -ot, • az éves nettó árbevétele a 300 millió Ft -ot, • a tárgyévben foglalkoztatottak száma a 50 főt. − Összevon (konszolidált) éves beszámoló Összevont éves beszámolót és összevont üzleti jelentés készít - az Éves beszámoló mellett - az a vállalkozás, amely egy vagy több vállalkozóhoz fűződő viszonyában anyavállalatnak minősül. A vállalkozások magasabb beszámoló formát választhatnak! A beszámolót magyar nyelven kell elkészíteni, annak minden részét a hely és a kelet feltűntetésével a vállalkozó képviseletére jogosult személy köteles aláírni. Az adatokat ezer forintban kell megadni, illetve ha a mérlegfőösszeg a százmilliárd forintot

meghaladja) akkor millió forintban. (Kivételes esetben készülhet Ft helyett a létesítő okiratban meghatározott devizában). A beszámoló részei: Éves beszámoló: I. Mérleg II. Eredmény-kimutatás III. Kiegészítő melléklet Egyszerűsített éves beszámoló: I. Egyszerűsített mérleg, II. Egyszerűsített eredmény-kimutatás, III. Kiegészítő melléklet Konszolidált éves beszámoló: I. Összevont mérleg, II. Összevont eredmény-kimutatás, III. Összevont kiegészítő melléklet A beszámolókat alátámasztó okmányok: a könyvvezetés, a leltár. 9.12 Nyilvánosságra hozatal, közzététel A számvitel által szolgáltatott információk el kell, hogy jussanak a piac szereplőihez. Ez úgy lehetséges, hogy a beszámolók nyilvánosak, tehát bárki számára hozzáférhetők. A nyilvánosság lehet: − Letétbe helyezés: az elkészített beszámolót az üzleti év fordulónapjától számított, a beszámoló-készítésnél már korábban

ismertetett határidőig a Cégbíróságon letétbe kell helyezni. Ha szükséges a könyvvizsgálat, akkor 139 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − ugyanolyan formában és tartalommal, mint amelynek alapján a könyvvizsgáló felülvizsgálta illetve tartalmaznia kell a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is. A beszámolók adatai nyilvánosak, azokról a cégbíróságnál bárki tájékoztatást kaphat, másolatot készíthet. Az üzleti jelentés egy beszámolónak sem része, tehát ezt nem kell letétbe helyezni. Közzététel: minden kettős könyvvitelt vezető vállalkozó köteles – kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó - az éves beszámolót, egyszerűsített éves beszámolót a letétbe helyezéssel egyidejűleg közzétenni. A közzétételnek a vállalkozás azzal tesz eleget, hogy a beszámoló eredeti vagy hitelesített másolati

példányát az IM Cégnyilvántartási és Céginformációs Szolgálatának a letétbe helyezéssel egyidejűleg megküldi. A kiegészítő melléklet egy részének közzétételéről el lehet tekinteni, ha a könyvvizsgáló állásfoglalása szerint a vállalkozás valós vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetének megítéléséhez a mérlegben és az eredmény-kimutatásban szereplő adatok elegendőek. Ha a beszámolót könyvvizsgáló nem ellenőrizte, illetve a kötelező könyvvizsgálat esetén a záradék megadását az megtagadta, akkor a beszámoló mindhárom részén a vállalkozó köteles feltűntetni az alábbi szöveget: „A közzétett adatok könyvvizsgálattal nincsenek alátámasztva”. 9.13 Számviteli szolgáltatás A számviteli szolgáltatás magában foglalja: − a könyvvizsgálói tevékenységet (törvényi előírások, könyvvizsgálati standardok szabályozzák), − a könyvviteli szolgáltatást: ebben a törvényben és kapcsolódó

kormányrendeletben előírt könyvvezetési, beszámoló készítési kötelezettség teljesítése érdekében elvégzendő feladatok összességét (számviteli információs rendszer kialakítását, karbantartását, működtetését). Az végezhet ilyen szolgáltatást, aki legalább mérlegképes könyvelői képesítéssel, ennek megszerzését követően legalább 3 éves számviteli, pénzügyi, ellenőrzési gyakorlattal rendelkezik, büntetlen előéletű és részt vesz szakmai továbbképzéseken. 9.14 Könyvvizsgálat A Magyar Könyvvizsgálói Kamaránál bejegyzett könyvvizsgáló bízható meg, ha az összeférhetetlenség esete nem áll fenn (hozzátartozó, üzleti kapcsolat). A könyvvizsgálót az előző üzleti év beszámolójának elfogadásakor, jogelőd nélkül alapított vállalkozónál az üzleti év mérleg fordulónapja előtt kell megválasztani. A könyvvizsgálat célja: annak megállapítása, hogy az éves beszámoló, az egyszerűsített éves

beszámoló, a konszolidált éves beszámoló a törvény előírásai 140 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE szerint készült-e, megbízható, valós képet ad-e a vállalkozás vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetéről, a működés eredményéről. A beszámoló és az üzleti jelentés adatainak összhangját, kapcsolatát is vizsgálni kell A könyvvizsgálónak szakmai gondossággal, pártatlansággal kell végeznie munkáját, melyről megbízója részére írásbeli jelentést kell készítenie, s titoktartás kötelezi. A könyvvizsgáló hitelesítő záradékkal látja el a beszámolót, mely lehet elfogadó, elutasító, és korlátozott záradék. Ha nem tud záradékot adni (nem tudott elegendő és megfelelő könyvvizsgálói bizonyítékot szerezni), akkor a záradék megadásának elutasítását kell az okok feltűntetésével letétbe helyezni, illetve közzétenni. Kötelező a könyvvizsgálat: − Minden olyan vállalkozónak, aki beszámolóját

közzéteszi, vagy köteles közzétenni. − Az összevont éves beszámolót készítő anyavállalatnak. − Minden kettős könyvvitelt vezető vállalkozásnak, de nem kötelező, ha a vállalkozó éves nettó árbevétele az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában nem haladja meg az 50 millió forintot és könyvviteli nyilvántartásait, beszámolóját legalább mérlegképes könyvelői képesítéssel rendelkező vezeti és készíti. Amennyiben kötelező a könyvvizsgálat vagy saját elhatározásból alkalmaznak könyvvizsgálót, csak a könyvvizsgáló által ellenőrzött és záradékkal ellátott beszámoló terjeszthető a társaság legfőbb szerve elé (közgyűlés, taggyűlés). 9.2 A SZÁMVITELI POLITIKA ÉS A HOZZÁKAPCSOLÓDÓ SZABÁLYZATOK ELKÉSZÍTÉSE ÉS FOLYAMATOS FRISSÍTÉSE A törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani, és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak,

körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát. Ez a szabályozás abból adódik, hogy a számviteli törvény keret jellegű, sok esetben választási lehetőséget ad a gazdálkodók számára, hogy mindenki meg tudja határozni a számára legoptimálisabbat. A számviteli politika keretében rögzíteni kell a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket, így pl.: − a beszámolási és könyvvezetési forma, ha az egyszerűsítésre a vállalkozó jogosult, − a mérleg és az eredmény-kimutatás választott formája, − az eszközök minősítése a tevékenységben játszott szerepük alapján, − a bekerülési érték elemei, elszámolásuk feltételei, − a terv szerinti értékcsökkenés meghatározása az immateriális javaknál és a tárgyi eszközöknél, 141 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − − − − − − − − az értékvesztés, terven felüli értékcsökkenés és visszaírás meghatározása, követelések

minősítésének szempontjai, céltartalék-képzés mértékének meghatározása szempontjai, a kiegészítő melléklet szerkezetének és tartalmának meghatározása, a jelentős összegű hiba értékét, a megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hiba mértékét, a maradványérték nagyságát, a behajthatatlan követelések vonatkozásában azt az értéket, amikor a végrehajtással kapcsolatos költségek már nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével, − cégvásárlás esetén az egyes eszközök reális értékének meghatározásához használt módszert (arányos csökkentés), − a mérlegkészítés időpontját, − azt, hogy a vállalkozás mit tekint lényegesnek, jelentősnek, nem lényegesnek, nem jelentősnek, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell

megváltoztatni: • meg kell határozni a fajlagosan kis értékű eszközök nagyságát, • a vevőnként, adósonként a kisösszegű követelések értékét, • a valutás, devizás követelések és kötelezettségek átértékeléséből adódó jelentős eredményhatás nagyságát, • a rendkívüli tételek jelentős eredményhatásának küszöbértékét, • az egyéb gazdasági események könyvelésének határidejét. A számviteli politika kertében el kell készíteni: − az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, − az eszközök és a források értékelési szabályzatát, − az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot (nem kell elkészítenie az egyszerűsített éves beszámoló készítő vállalkozónak, valamint azoknak a vállalkozóknak, amelyeknél a nettó árbevétel csökkentve az ELÁBÉ-vel és a közvetített szolgáltatások értékével kisebb, mint 1 milliárd Ft, vagy a

költségnemek együttes összege kisebb, mint 500 millió Ft), − a pénzkezelési szabályzatot. A számviteli politika elkészítése is a számviteli szolgáltatás körébe tartozik. Újonnan alakuló gazdálkodó a megalakulást követő 90 napon belül köteles elkészíteni. Nagyon fontos a számviteli politika folyamatos frissítése a jogszabályi változásoknak megfelelően, hiszen a beszámoló készítése és könyvvezetés során a számviteli politikában meghatározott elveket, eljárásokat, limiteket alkalmazni kell. A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. 142 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A gyakorlócégre vonatkozó számviteli politika készítése a 11. és 12 évfolyamos tanulók ismeret- és időhiánya miatt nem valósul meg, de célszerű egy kivonatos számviteli politikában a legfontosabb tartalmi elemeket rögzíteni. 9.3 A VÁLLALKOZÁS VAGYONRÉSZEIBEN

BEKÖVETKEZETT VÁLTOZÁSOK FOLYAMATOS VEZETÉSE- A KÖNYVVEZETÉS 9.31 Könyvvezetési kötelezettség Az a tevékenység, amikor a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetre kiható eseményekről folyamatosan nyilvántartást vezet és azt az üzleti év végével lezárja. A könyvvezetés csak magyar nyelven történhet, folyamatosságáért, helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. A könyvvezetésnek két formáját különböztetjük meg: − Kettős könyvvitel: eszközökről, forrásokról, gazdasági műveletekről olyan nyilvántartást vezet, amely az eszközökben, forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja. (Minden változást lerögzít, s minden változásnak kettős hatása van) − Egyszeres könyvvitel: a gazdálkodó a kezelésében, tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok

forrásairól, pénzforgalmi gazdasági műveletekről (valamint pénzmozgást nem, de végleges vagyonváltozást eredményező műveletekről), olyan nyilvántartást köteles vezetni, amely az ezekben bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja ki. A vállalkozások ilyen könyvvezetést ma nem alkalmazhatnak 9.32 A könyvelés technikája Kettős könyvvezetés esetén: − Idősoros könyvelésnél: a napló vagy alapkönyv (lehet: bank, pénztár, szállító, vevő és vegyes napló) − Számlasoros könyvelésnél: a főkönyvi számla Egyszeres könyvvezetés esetén: − Naplófőkönyv − Pénztárkönyv − Egyéb technika pl.: számítógépes megoldás A gyakorló irodai tevékenység során a kettős könyvvezetést ajánljuk, hiszen az elméleti órák keretében részletesen ezt oktatjuk. A piacon több könyvviteli szoftver közül lehet választani, mi a Cobra Conto Win ügyviteli szoftvert alkalmazzuk. Ez a

szoftver egy komplex ügyviteli rendszer, melyben a főkönyvi 143 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE könyvelésen kívül több modul is található, mint a számlázó, pénzügyi, stb. A szakképzésben jól használhatóak a szoftver egyéb moduljai is. 9.33 1. 2. A könyvelés menete A főkönyvi számlák nyitása: a nyitómérleg alapján összevont könyvelési tétellel az eszközök és források értékét felvezetjük a főkönyvi számlákra. A nyitás könyvelése a Nyitómérleg számla segítségével történik. Folyamatos évközi könyvelés: a gazdasági műveleteket folyamatosan, időrendben el kell könyvelni. Valamennyi gazdasági eseményt bizonylat alapján legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig rögzíteni kell a könyvekben (készpénzforgalommal kapcsolatos eseményeket megtörténtükkor, késedelem nélkül, a bankszámla forgalommal kapcsolatos eseményeket a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket

érintőeket tárgyhót követő hó 15-ig, míg az egyéb gazdasági eseményeket a tárgynegyedévet követő hó végéig). A könyvelés szabálya: mindig ugyanazt az összeget kell elkönyvelni egy vagy több számla tartozik oldalára, és egy vagy több számla követel oldalára. Az egymással szemben álló számlákat egymás ellenszámláinak nevezzük. Könyvelési tétel: a gazdasági műveletek írásos könyvviteli rögzítése, vagyis annak a megállapítása, hogy a gazdasági művelet által előidézett változást melyik számla „T” oldalára, melyik számla „K” oldalára könyveljük. Ez a tételkijelölés, számlakijelölés, vagy kontírozás. A könyvelési tétel kellékei: − a könyvelés kelte, − a gazdasági művelet megnevezése, − a könyvelendő összeg, − a számlakijelölés. 3. A könyvviteli számlák zárása: a főkönyvi számlák egyenlegeit kiegyenlítésül a számlák ellenkező oldalára beírjuk, ellenszámlaként pedig a

Zárómérleg számlát alkalmazzuk. A zárást az üzleti év utolsó napjára vonatkozóan (a mérleg fordulónapján) végezzük. 9.4 ÜZLETI ÉV VÉGÉN ZÁRÁS, LELTÁR, A BESZÁMOLÓ ELKÉSZÍTÉSE Az üzleti év zárását követően a számviteli részleg dolgozóinak el kell készítenie a beszámolót, illetve az azt alátámasztó leltárt. Most tekintsük át a beszámoló részeit, illetve a leltárral kapcsolatos legfontosabb ismereteket! 144 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 9.41 Az éves beszámoló részei Mérleg Fogalma: vagyonkimutatás, egy adott naptári időpontra (fordulónapra) vonatkoztatva összevontan, pénzértékben tükrözi, hogy a vállalkozás vagyona milyen eszközökben testesül meg, másrészt megmutatja az eszközök finanszírozási forrását, eredetét A mérleg kétféle változatban készíthető el: 1. „A” változat Jellemzői: mérlegszerű elrendezés, két oldal, kettős vetület, automatikus egyezőség, ellenőrzés eszköz

mobilitás - fordított likviditási sorrend; forrás – fordított visszafizetési sorrend. 2. „B” változat Jellemzői: lépcsőzetes elrendezés, más jellegű elrendezés, részben finanszírozási szemlélet érvényesül A mérlegből a vállalkozás vagyoni és pénzügyi helyzetét lehet megítélni. A számviteli gyakorlatban a mérlegeknek különféle csoportosítása ismeretes. A készítés időpontja és módszere szerint az alábbi mérlegeket ismerjük: Nyitómérleg, Próbamérleg, Nyersmérleg, Zárómérleg, Vagyonmérleg, Felszámolási mérleg, Végelszámolási mérleg, Közbenső mérleg. A mérleget illetve a mérleget alátámasztó dokumentumokat legalább 10 évig meg kell őrizni. (B/52 minta) Eredmény-kimutatás Fogalma: a vállalkozó mérleg szerinti eredményének levezetését tartalmazza, az eredmény keletkezésére ható főbb tényezőket, a mérleg szerinti eredmény összetevőit, kialakulását mutatja be. A vállalkozás jövedelmi

helyzetét lehet belőle megítélni. Készítésének célja: − az eredmény alakulására ható tényezők számbavétele, − bevételek és ráfordítások eredménykategóriák szerinti csoportosításával a jövedelem összetevőinek egymás mellé állítása, − érdekhordozók járandóságának megállapítása (tulajdonosok, állam, vállalkozás). Az eredmény-kimutatás valamennyi a beszámolási időszakban végzett tevékenységből, bekövetkezett egyéb eseményekből származó, tárgyidőszakot illető hozamot számba veszi (ezért vannak az időbeli elhatárolások!). Jellemzői: ezer forintban (vagy millió Ft-ban) készül, kötelező egyezőség a mérleggel (utolsó sor), naptári évre készül, a ráfordításokat és hozamokat eredménykategóriák (mindig betűvel jelöltek) szerint mutatja. Az eredmény-megállapítás módszerei: (választható) − Összköltség eljárás módszere: ezen belül „A” és „B” változat 145 A GYAKORLÓCÉG

MŰKÖDÉSE − Forgalmi költség eljárás módszere: zen belül „A” és „B” változat Az alapvető két módszer természetesen azonos eredményre vezet, csak az üzemi (üzleti) tevékenység eredményének megállapításáig térnek el egymástól. A választási lehetőség a pénzintézeteket kivéve adott, mely döntően a vállalkozás által alkalmazott költségkönyvelési megoldástól, a vállalkozás belső információs igényétől, az adminisztrációs lehetőségektől függ. (B/53 minta) Mérleg és Eredmény-kimutatás közös jellemzői: Mindkét kimutatásnak három adatoszlopa van. Mindig tartalmazza a bázis és beszámolási időpont, időszak adatát, illetve 1997-től az önellenőrzés, ellenőrzés során a lezárt üzleti év(ek) re vonatkozó módosításokat, melyek az elkövetett jelentős összegű hibákból következnek. Jelentős összegű a hiba, ha a feltárt hibák és hibahatások értékének együttes összege (előjeltől

függetlenül) meghaladja a számviteli politikában meghatározott értékhatárt. Minden esetben jelentős összegű a hiba, ha a hibahatás együttes összege meghaladja a mérleg-főösszeg 2 %-át vagy az 500 millió forintot. A vállalkozás választhat a kétféle mérleg változat és a négyféle eredménykimutatás között, de ha az egymást követő üzleti években nem azonos változatban készíti az egyes kimutatásokat, akkor ezt indokolni kell és az adatok összehasonlíthatóságát szükséges biztosítani. Az egyes tételek további tagolása megengedett, új tételek is felvehetők. Az arab számmal jelzett tételek egy-egy csoporton belül összevonhatóak, ha nem jelentősek, ha az összevonás elősegíti a világosság érvényesülését, és ha az összevont tételek részletezését, az összevonás indokát a kiegészítő melléklet tartalmazza - kivéve a kapcsolt vállalkozásokkal összefüggő tételeket. Elhagyhatók azok az arab számmal jelzett

sorok, amelyeknél adat sem a tárgyévben, sem az előző évben nem szerepel. „A” változat jellemzői: lépcsőzetes elrendezés, automatikus egyezőség csak a mérleggel. „B” változat jellemzői: mérlegszerű elrendezés (ráfordítások – bevételek), más jellegű egyezőség. Kiegészítő melléklet Készítésének célja: a gazdasági élet szereplői számára a vállalkozás vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetének a megbízható, valós megítéléséhez, a működés eredményének bemutatásához kiegészítő adatok, szöveges magyarázatok. A mérleg, az eredmény-kimutatás adatait kiegészíti, magyarázza Itt kell értékelni a vállalkozó vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetét, az eszközök és források összetételét, a saját tőke és a kötelezettségek tételeinek alakulását, a likviditás és a fizetőképesség, valamint a jövedelmezőség alakulását. A számviteli politika meghatározó elemeit és azok változását, a

változás eredményre gyakorolt hatását a kiegészítő mellékletben külön be kell mutatni. Kiemelt fontosságú szerepe van összeállításánál a lényegesség, a költséghaszon összevetése elvének. A számviteli törvény szerint részletes adattartalmát, 146 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE az információ bemutatásának módját, felépítését, szerkezetét a vállalkozás választja meg. Az éves beszámolót készítő vállalkozásoknál a kiegészítő melléklet kötelező tartalma 1997-től a Cash flow - kimutatás (pénzforgalmi kimutatás). Cash flow: a vállalati pénzeszközök mozgásának kimutatása, a pénzforrások képződésének és felhasználásának a folyamata egy meghatározott időszak alatt. Üzleti jelentés - nem része a beszámolónak Döntően a tulajdonosok számára készül, a célból, hogy megítélhessék az üzletmenetet, üzletvitelt a múltbeli tény- és a várható jövőbeli adatok alapján. A vállalkozás működésével,

a várható jövőbeni helyzetével kapcsolatos elképzeléseket, információkat tartalmazza. Külön ki kell térni a vállalkozás környezetvédelemmel kapcsolatos tevékenységére A mérleget alátámasztó leltár Fogalma: minden olyan kimutatás, amely az eszközök és források, vagy egy-egy csoportjuk valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét tartalmazza tételesen felsorolva egy adott időpontra vonatkozóan. (A beszámoló valódiságának egyik alapokmánya.) A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg egyes tételeinek alátámasztásához leltárt kell összeállítani és a törvény előírásai szerint megőrizni (ha az eszközök egy részéről nem vezet mennyiségi nyilvántartást, akkor a leltározási tevékenységet is kötelező elvégeznie). Leltározás: az a tevékenység, amelynek során a vállalkozás a tulajdonában lévő, használatába adott eszközök és forrásaik valóságban

meglévő mennyiséget megszámlálással, méréssel, illetve a nem mérhetőknél egyeztetéssel hitelesen megállapítja. A leltározási tevékenységhez tartozik a könyv szerinti (nyilvántartás szerinti) állomány és a tényleges állomány közötti különbözet (ha van) megállapítása és elszámolása A mennyiségi adatok és az értékelési szabályok alapján meg kell határozni a vagyonrészek értékét. A leltározás elvégezhető folyamatosan, vagy fordulónappal A leltározás bizonylatai: a leltárfelvételi jegyek, a leltárfelvételi ívek. A leltári különbözet lehet: − hiány: a leltár szerinti mennyiség, érték < könyv szerinti mennyiség, érték − többlet: a leltár szerinti mennyiség, érték > könyv szerinti mennyiség, érték Szabály: mindig a könyv szerinti értéket, mennyiséget kell helyesbíteni a leltár szerinti mennyiségre, értékre! A leltár lehet: részleges, teljes, vagyon megállapító, elszámoltató, nyitó,

záró, évközi leltár. A vállalkozások a Számviteli politika keretében kötelesek Leltárkészítési és leltározási szabályzatot készíteni. 147 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 9.5 A TÁRGYI ESZKÖZÖK ÉS IMMATERIÁLIS JAVAK NYILVÁNTARTÁSA A tárgyi eszközök üzembe helyezése, azok rendeltetésszerű használatba vételét jelenti. Ennek megfelelően csak abban az esetben lehet üzembe helyezni, ha adottak a rendeltetésszerű használat feltételei és ezek megfelelően dokumentálva is vannak. A rendeltetésszerű használat feltételei: − az adott eszköz a műszaki feltételek teljesülése mellett ténylegesen alkalmas legyen a használatra, ha szükséges a próbaüzem sikeresen befejeződjön, − a szükséges jogi és szakhatósági engedélyek meglegyenek (pl.: használatbavételi, érintésvédelmi, munkavédelmi, stb.) Az üzembe helyezés dokumentuma a vállalkozás által készített belső bizonylat, mely lehet az Üzembehelyezési jegyzőkönyv, az

eszköz Egyedi nyilvántartó lapja, egyszerűbb esetekben az eszköz beszerzésének bizonylata kiegészítve néhány szükséges adattal. Az üzembe helyezés dokumentumának tartalmaznia kell: − az üzembe helyezés időpontját, − az üzembe helyezés feltételei teljesüléseinek időpontját (mellékelve az ezt igazoló dokumentumokat is), − a bekerülési értékbe tartozó minden tételt, − az egyes eszközök között megosztott bekerülési értékek szétosztásának módját, − a beruházás során beszerzett eszközök bekerülési értékének meghatározási módját, − a terv szerinti értékcsökkenés meghatározásának módját, az ahhoz kapcsolódó egyéb tényezőket (a hasznos élettartam, a maradványérték, az eszköz használatának a terv szerinti értékcsökkenés meghatározása során figyelembe vett körülmények, az értékcsökkenés elszámolásának módszere), − a hitelességet igazoló aláírásokat. A tárgyi eszközök üzembe

helyezési dokumentuma alapján kell kiállítani az egyedi nyilvántartást. Egyedi nyilvántartás helyett bizonyos esetekben a tárgyi eszközökről csoportos is vezethető. A csoportos nyilvántartás vezetésének feltételei: − azonos időben és értékben történjen a beszerzés, − azonos műszaki paraméterekkel rendelkezzenek az eszközök, − azonos időben történjen a használatba vétel, − azonos használati körülmények, − azonos értékű terv szerinti értékcsökkenés kerüljön elszámolásra. Az egyedi nyilvántartásokat (csoportos nyilvántartásnál a csoport minősül egy egyednek) az üzembe helyezés időpontjával kell megnyitni és adatainak je148 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE lentős részét az üzembe helyezési okmányok alapján kell rögzíteni. A nyilvántartáshoz, akár gépi, akár kézi módszerrel történik, az alábbi alapadatokra van szükség: − a tárgyi eszköz megnevezése, − azonosítással kapcsolatos adatok

(gyáriszám, alvázszám, telekkönyvi szám, stb.), − beszerzési, gyártási, üzembe helyezési időpont, − bekerülési (bruttó) érték, terv szerinti, terven felül elszámolt értékcsökkenés, nettó érték, − a terv szerinti értékcsökkenés meghatározása során figyelembe vett körülmények, − hasznos élettartam, várható maradványérték, az értékcsökkenés elszámolásának módszere, az időszakonként elszámolásra kerülő értékcsökkenés, − a leírás változtatás időpontja, indoka, illetve az új leírási feltételek, − az esetleges eszközhöz kapcsolódó halasztott bevétel megszüntetésének a szabályai, − a hozzáírások összegei, az ezekhez kapcsolódó tervezett értékcsökkenés változtatásának körülményei, − a terven felüli értékcsökkenés elszámolásának körülményei (összege, oka, időpontja), − a terven felüli értékcsökkenés visszaírásának körülményei (összege, oka, időpontja), −

értékhelyesbítés elszámolásának körülményei (összege, időpontja), − a társasági adótörvény szerinti leírási kulcs, − a társasági adótörvény szerinti nyilvántartási érték (adóalapot korrigáló értékcsökkenés, terv szerinti értékcsökkenés, illetve visszaírás adóalapban való figyelembe vétele). Az tárgyi eszközök egyedi nyilvántartólapját a B/54. minta mutatja 9.6 ELEMZÉSEK KÉSZÍTÉSE A VÁLLALKOZÁS VAGYONI, PÉNZÜGYI ÉS JÖVEDELMI HELYZETÉRŐL A vállalkozásoknak gazdálkodásuk elemzése során, egy-egy üzleti év értékelésekor el kell végezni: − a gazdálkodás átfogó, minősítő jellegű elemzését és − az egyes folyamatok, tevékenységek, szervezeti egységek részletes kiértékelését. 149 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A gyakorló irodai munka során nincs lehetőség a tevékenységek részletes kiértékelésére, de mindenképp ajánlatos legalább az üzleti év végén a gazdálkodás átfogó

elemzését elvégezni, néhány mutató segítségével. A gazdálkodás átfogó elemzésére a számviteli beszámoló alapján kerül sor. A mérlegből és eredmény-kimutatásból számított mutatók a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetére vonatkozóan szolgálnak információval. Az elemzéseknek nagy jelentőségük van a döntés-előkészítésben és döntéshozatalban. Ugyanakkor hasznosak a vállalkozás vezetőinek, a dolgozóinak a stabilitás, a fejlődés és a jövedelembiztonsága szempontjából. A számított mutatókat leggyakrabban az alábbiak szerint csoportosítjuk: − a vagyon- és tőkestruktúra mutatók, − a hatékonyság mutatói, − jövedelmezőségi mutatók, − likviditási mutatók, − a pénzügyi struktúra mutatói, − piaci mutatók, − egyéb pénzügyi mutatók. Vegyük sorra e kategóriákból a legfontosabbakat a teljesség igénye nélkül, melyeket a gyakorló iroda munkatársai is ki tudnak számítani a

rendelkezésre álló adatokból, valamint értelmezni is tudják azokat. 9.61 A vagyon- és tőkestruktúra mutatók A vagyon és a tőke összetételét teljes körűen a megoszlási viszonyszámok szemléltetik. Ha viszont az elemzést végzők csak a vagyon vagy a tőke egy-egy tagjának az egészen belüli részarányát kívánja meghatározni, struktúra mutatókat alkalmaznak. Struktúra mutató = Részadat Összesen adat *100 Pl.: Vagyonstruktúra mutató= Befektetett eszközök/Összes eszköz *100 Tőkestruktúra mutató= Saját tőke/ Összes forrás *100 A vagyon és a tőke struktúrája vizsgálható a struktúra mutatók sajátos formájával, az intenzitási mutatókkal. Intenzitás A = Pl.Tárgyi eszköz +Forgóeszközök)*100 150 intenzitás= A A+B Tárgyi *100 eszközök/(Tárgyi eszközök A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Saját tőke intenzitás = Saját tőke/(Saját tőke +Idegen tőke)*100 9.62 A hatékonyság mutatói A hatékonyság mutatói azt

jelzik, hogy a vállalkozás erőforrásait, milyen hatékonysággal használja fel. A hatékonyságot az erőforrásoknak vagy a költségtényezőknek az árbevételhez történő viszonyítása fejezi ki Ez a viszonyítás háromféle mutatóval lehetséges: − a rugalmassági mutatóval, − a forgási sebességgel, − a hatékonysági mutatóval. A rugalmassági mutatókkal rugalmassági kapcsolat mutatható ki többek között az értékesítési árbevétellel (termelési értékkel) összefüggésben az eszközökre (elsősorban készletekre, árukra, vevőkre), az összes forrásra (összetevői közül elsősorban a saját tőkére, szállító állományra), az eredményre. Képletei: R= V1 – 100 V2 – 100 vagy R= V2 – 100 V1 – 100 ahol: V1 = az árbevétel (termelési érték) dinamikus viszonyszáma százalékban V2 = a vállalkozás erőforrásainak (eszköz, tőke, bérköltség) dinamikus viszonyszáma százalékban A forgási sebesség mutatóját az

eszközök és a tőke forgásának figyeléséhez, elemzéséhez, tervezéséhez használják. A mutató az erőforrások megtérülését fejezi ki az árbevételben. Mutatói: Fordulatok száma = Árbevétel Eszköz vagy tőke (lehet pl.: az időszak átlagkészlete) Forgási sebesség napokban = Az időszak napjainak száma Fordulatok száma A hatékonysági mutatók azt érzékeltetik, hogy az elért árbevételhez, mekkora értékű eszközt vagy tőkét használtak fel. Mutatói: He = Árbevétel Eszköz vagy tőke *100 = Ft, ahol He = egyenes hatékonyági mutató 151 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Hf = Eszköz vagy tőke Árbevétel *100 = Ft, ahol Hf = fordított hatékonysági mutató A hatékonysági mutatók körébe az alábbi főbb mutatók tartoznak: − Eszközarányos árbevétel: megmutatja, hogy a vállalkozás 100 Ft lekötött eszközzel hány Ft árbevételt realizált (egyenes mutató), vagy 100 Ft árbevétel eléréséhez hány Ft eszközre volt

szükség (fordított mutató). − Tőkearányos árbevétel: megmutatja, hogy a vállalkozás 100 Ft lekötött tőkével hány Ft árbevételt realizált (egyenes mutató), vagy 100 Ft árbevétel elérése hány Ft tőke lekötését igényelte (fordított mutató). − Létszámarányos árbevétel: a mutató a munkaerő kihasználtságot méri, kifejezi, hogy a vállalkozásnál egy foglalkoztatottra hány Ft árbevétel jut. − Költségarányos árbevétel: a mutató azt fejezi ki, hogy a vállalkozás 1 Ft költségráfordítás mellett hány Ft árbevételt ért el. − Eredményarányos árbevétel: azt jelenti, hogy a vállalkozásnál 1 Ft eredmény realizálása hány Ft árbevétel elérését tette szükségessé (célszerű elsősorban az üzleti tevékenység eredményére számítani). 9.63 Jövedelmezőségi mutatók A jövedelmezőségi mutatók az üzleti kockázatot mérik, a vállalkozás működésének eredményességét fejezik ki, az eredmény

létrehozásában közreműködő tényezők hozamát szemléltetik. A jövedelmezőség kifejezése lehetséges %-ban, vagy Ft-ban is. Mutatói: Eredmény * 100 = % Erőforrás Eredmény Erőforrás = Ft A kapott mutatószám %-os formája azt jelenti, hogy lekötött eszközeivel vagy tőkéjével stb. a vállalkozás hány % hasznot realizált eredmény formájában A Ft-ban kifejezett mutató jelentése, hogy 1 Ft lekötött eszközzel vagy tőkével vagy 1 foglalkoztatott fővel a vállalkozás hány Ft eredményt hoz létre. Fontosabb jövedelmezőségi mutatók: − Eszközarányos eredmény: megmutatja, hogy a vállalkozás vezetői a céget mekkora megtérülési ráta mellett működtették (eredmény/összes eszköz = % vagy Ft). − Tőkearányos eredmény: a vállalkozás összes tőkéjének eredményhozamát fejezi ki. Lehet vizsgálni a saját-, az idegen-, a forgó-, a működő tőkére, és az alapítói vagyonra (Eredmény/tőke = % vagy Ft). 152 A

GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − Árbevétel arányos eredmény: megmutatja, hogy a vállalkozás árbevételének mekkora hányadát teszi ki az eredmény (Eredmény/ Árbevétel = % vagy Ft). − Létszámarányos eredmény: a mutató kifejezi, hogy a vállalkozás egy munkavállalójára hány Ft eredmény jut (Eredmény/ létszám = Ft/fő). − Eszköz- és bérarányos eredmény: a vállalkozási eszközök és felhasznált bér együttes összegére jutó eredmény (Eredmény / (eszköz + bér) = % vagy Ft). 9.64 Likviditási mutatók A likviditás a vállalkozás azon képessége, hogy fizetési kötelezettségeinek minden időpontban, a megkövetelt határidőre eleget tud tenni. A likviditási mutatók a vállalkozás pénzügyi stabilitását tükrözik A legfontosabb mutatók: Forgóeszközök Likviditási mutató = Rövid lejáratú kötelezettségek Megjegyzés: minél magasabb a hányados értéke, annál biztonságosabb a vállalkozás likviditása, de ha túl magas az

sem jó, a legelfogadottabb érték az 1,5 körüli. Gyors likviditási mutató = Forgóeszközök – Készletek Rövid lejáratú kötelezettségek Megjegyzés: a kapott értékek közül az 1-et, vagy az 1-nél valamivel magasabbat tekintik megfelelőnek. 9.65 A pénzügyi struktúra mutatói A pénzügyi struktúra mutatóival a vállalkozás gazdálkodásában rejlő és a hitelnyújtáshoz kapcsolódó pénzügyi kockázat jellege és mértéke állapítható meg. A pénzügyi kockázat a vállalkozás finanszírozási szerkezetétől függ, attól, hogy az idegen forrásokat mekkora mértékben vonják be a vállalkozás tőkeszerkezetébe (tőkeáttétel). A főbb mutatók a következők (részletes kifejtését nem szerepeltetjük, hiszen a gyakorló irodai tevékenység során ritkán fordul elő a hitelfelvétel, de ha mégis a bank közli a hitelbírálat szempontjait): − Sajáttőke arány, − Eladósodottsági mutató, − Idegen tőke/ saját tőke aránya, −

Illeszkedési együttható, − Fedezeti arányok, 153 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE − Működő-tőke fedezet. 9.66 Piaci mutatók A piaci mutatók egy részét nevezik befektetés megtérülési mutatóknak. Arról adnak információt, hogy a befektetők, hogyan értékelik a vállalkozást Ezek közül a legfontosabbak: − Piaci érték – könyv szerinti érték aránya − Árfolyamnyereség ráta : Részvényárfolyam/ Egy részvényre jutó nyereség − Egy részvényre jutó osztalék: Kifizetett osztalék/Részvények száma − Osztalékhozam: Egy részvényre jutó osztalék/ Részvényárfolyam. 10. A TÁRSADALMI ÉS HIVATALOS ÉRINTKEZÉS NORMÁI, A MUNKAHELYI VISELKEDÉS SZABÁLYAI A szakmai tudás, a jártasság mellett nagyon fontos, hogy hogyan viselkedünk, mennyire tartjuk be az illem, a hivatalos érintkezés írott és íratlan szabályait, hogyan viszonyulunk munkánkhoz, munkatársainkhoz. Ebben a fejezetben ehhez szeretnénk egy kis segítséget

adni. Először is tisztázzunk néhány fogalmat Illem: a társadalmi érintkezés, a jó modor, az udvariasság szabályainak összessége. Etikett: a társadalmi érintkezés, a viselkedés szabályainak előkelő körökben megszabott, rendszerint megmerevedett formája. Protokoll: a hivatalos érintkezésre, hivatalos rendezvényekre meghívásokra vonatkozó íratlan szabályok, szokások összessége. A magatartás, vagyis a másokhoz való viszonyunk a viselkedésen keresztül jut kifejezésre. A viselkedésbe beletartozik a társasági megnyilatkozás mindenféle formája és jelensége. Ezeket két nagy csoportba sorolhatjuk − Passzívák: azok a mozzanatok, melyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik illemtani kulturáltságunkat. − Aktívák: ezen elemek megnyilvánulásához cselekvő közreműködésünkre, megszólalásunkra, interakcióra van szükség. Passzívák Jellem: erkölcsi tulajdonságok összessége - alakítható, formálható,

fejleszthető. Szilárd jellemerő szükséges, a jellem formálása magatartási normák tudatosulása, megfelelő magatartásformák begyakorlása, külső késztetés, belső indíték által történik. 154 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Lelkiismeret: erkölcsi tudat, az egyén önkontrollra való képessége, környezet iránti kötelesség és felelősség. A munkában eredménye a belső elégedettség, mely kisugárzik a környezetünkre Magatartás, viselkedés: a magatartás a társadalmi szabályok betartása, figyelmen kívül hagyása és a szabályok alkalmazásának mikéntje is. A másokhoz, környezetünkhöz való viszonyunk a viselkedésen keresztül jut kifejezésre, melynek formaságai a következő alapszabályokra épülnek: tiszteletadás, határozottság, mértéktartás, jó ízlés, tapasztalat. Megjelenés, fellépés, öltözködés: magával és másokkal szembeni igényesség, környezethez való viszony, emberek iránti megbecsülés. Mindig alkalomhoz

igazodjon Az öltözködés: kifejezhet közösséghez való tartozást, illetve normáinak elfogadását. A túldíszített ruha nevetséges lehet, mindig az egyszerű az elegáns Illedelmesség, jó modor: az illemtudó ember jó modorú, udvarias, tapintatos, ezzel tiszteletet ébreszt másokban. Bizalomgerjesztő, de nem bizalmaskodó A jó modor erkölcsi erőt, biztos fellépést ad, öntudatot növel. Udvariasság: a műveltség egyik fő tényezője, a társas érintkezés alapja. Előzékenység: nem használjuk ki helyzeti előnyünket, mások hátrányait igyekszünk megszüntetni (mindenkinek jár, előnyben öregek, nők, gyerekek). Figyelmesség: jó érzést keltünk másokban, örülünk az ő örömüknek. Odafigyelés, emlékezőtehetség kell hozzá. Tapintat: érzék, vagy képesség, amelynek birtokában az ember megérzi, hogyan kímélheti meg szavaival, viselkedésével mások érzékenységét. Nevelés útján sajátítható el Pontosság: az egyik

legfontosabb szabály, a megbízhatóság, a következetesség jele. Fontos a saját időbeosztás, a munkaszervezés A pontatlanság a hatalommal való visszaélést jelenti Megbecsülést, mások iránti tiszteletet fejezi ki. Gazdálkodjunk az idővel Szerénység: nem saját értéktelenségünket fejezi ki, sohasem alázattal, hanem önérzettel párosul. Nem méltó dolog a tolakodás, követelőzés, személyünk előtérbe állítása, kiváltságok hajhászása. Nem ügyefogyottságot takar Türelem: nélkülözhetetlen tulajdonság. Az élet sokkal rövidebb, semhogy apró semmiségeken bosszankodjunk. Meghosszabbítja a barátságot, tartópillére a bölcsességnek. Önuralom: érzelmeken, indulatokon. Ha mégsem, akkor kötelező a bocsánatkérés: „azt hiszem megfeledkeztem magamról, sajnálom” Aktívák Köszönés: Az emberi érintkezés művelt, udvarias módja. A szóbeli köszönés alapvetően a napszakhoz igazodik. Szükséges a „kívánok” ige

használata Távozáskor a kedves mosollyal kísért „Viszontlátásra” köszönés jóleső érzést kelt. Általában a férfi a nőnek, fiatal az idősebbnek, alacsonyabb rangú a magas rangúnak, nőtlen, illetve hajadon a nősnek, férjezettnek előre köszön. A köszönést fogadni és viszonozni kell A napszakhoz kötődő kö155 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE szönést baráti, bizalmas, közelebbi ismeretség és megfelelő környezet esetén válthatja fel a tegező köszönés. A tegeződést a nő kezdeményezi A köszönés formalitásai: férfiak kalapemelés, nők fejbiccentés. Köszönés közben a másik fél szemébe kell nézni. Helyiségbe belépőnek mindig előre kell köszönnie Kézfogás: Az üdvözlés egyik legrégibb formája. Egyszerű, rövid, határozott mozdulat, miközben a felek egymásra néznek Nő a férfinak, idősebb a fiatalabbnak, magasabb rangú az alacsonyabb rangúnak nyújt kezet Köszönéskor az ülő férfiak felállnak, a nők

ülve maradnak (kivéve, ha nagy a korkülönbség). Meghajlás: Bemutatkozáskor a kézfogással együtt kicsit meghajlunk, hasonlóan járunk első találkozáskor, búcsúzásnál. Megszólítás: Senkit se szólítsunk másnak, többnek vagy kevesebbnek, mint ami megilleti. A megszólítás se alázatot, se hízelgést, se gőgöt, se lekicsinylést ne fejezzen ki. Uram, kisasszony, asszonyom! Magas rangú személyeknél a hivatalos megszólítás a rang használata felé tolódik el. Pl Elnök asszony! Igazgató úr! Bemutatás, bemutatkozás: A bemutatkozás a kezdete minden ismeretségnek. Első személyes találkozáskor, hosszabb idő után ismételt találkozáskor, illetve ha a partner bizonytalan sor kerül a bemutatkozásra, bemutatásra. Az ismeretkötést kezdeményező mondja előbb és jól érthetően a nevét. Ha bemutatkozáskor nem értjük a nevet visszakérdezni nem udvariatlanság. A bemutatkozásnál a név mellé a munkahely és munkakör, beosztás

megnevezését is mondani kell. (Átnyújtott névjegy) Nem személyes találkozáskor mindenképpen be kell mutatkozni. Bemutatásnál az alacsonyabb rangút a magasabb rangúnak, férfit a nőnek, a fiatalabbat az idősebbnek mutatjuk be. Mindig a később érkezőt mutatjuk be az ott lévőnek. Bemutatás után mindkét félnek meg kell hajolnia (ülve maradóra, idősekre is kötelező) Bemutatásnál annak a nevét kell először mondani, akinek a másikat bemutatják, majd a bemutatási formula és a bemutatott neve következik. Célszerű bemutatás után egy pár szót váltani. Nem kell bemutatkozni akkor, ha csak technikai okból kerülünk kapcsolatba egymással. Társalgás, beszédmodor: A formai követelményeket be kell tartani: világos, jól érthető beszéd, másokat nem zavaró hangerő, figyelem a partnerre, szükségtelen gesztikuláció, helyesen megválasztott távolság (kézzel elérem). A funkció nélküli töltelékszavakat mellőzni kell. Jó hallgatónak

kell lenni Tegezés, magázás: Ki kezdeményezheti a tegezést? Férfi nő felé nem! Azonos neműek között az idősebb, a magasabb rangú. Az azonos korosztályhoz tartozók legfeljebb 30 éves korig tegezhetik egymást automatikusan. A tegezés felajánlását illik megköszönni, és keresztnevünk közlésével tudomásul venni 156 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A magázás a beszéd alatt nagyobb önfegyelmet kíván. A beszéd során mindig az Ön szót használjuk A keresztnéven való magázó megszólítás egyre gyakoribb 157 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE A hétköznapi protokoll kellékei Ajándék Ajándék révén nem akarunk többet szerezni, mint amibe került, nem várunk érte viszonzást. Akkor az igazi, ha az, aki adja, éppúgy örül, mint az, aki kapja. Az ajándékozandó szemével kell választani Szándék szerint lehet őszinte, hazug, udvarias, kötelező, kikényszerített, illetve szóróajándék (reklámcélokat szolgál, magáncélra felhasználni

nem illik). Az ajándékozás során a családtagok között más szabályok érvényesülnek: pl. praktikus ajándék, puhatolódzó érdeklődés Mit ajándékozzunk? Pénzt ne, illetlenség a célzást sejtető ajándék is Az ajándékozás alkalmai: családon belüli névnap, születésnap; meghívás esetén a meghívottnak illik ajándékot vinni; munkahelyen közösen illik ajándékozni; hivatalos látogatáskor az érkező ajándékoz (rang szerepe); napi hivatalos kapcsolatokban nem kívánatos az ajándékozás. Ajándékozni körültekintően kell, kerüljük a típusajándékokat, legyünk tapintatosak, különneműek kapcsolatában a férfi vegye az első ajándékot, árcédulát vegyük le. Fontos a szép és praktikus csomagolás, kivéve a virág, mert azt nem illik becsomagolva átadni Magyar szokás szerint a megajándékozottnak illik azonnal kibontani a csomagot, a virágot vízbe tenni. Díszétkezésnél a pohárköszöntő alkalmából vagy az étkezés

végén kerül sor az ajándék átadására. Fontos az ajándék megköszönése Az ajándékot nem szokás visszautasítani, de lehetnek kivételek! Borravaló Hivatásszerű, de személyes szolgálatért, a rendes járandóságon kívül valakinek juttatott összeg. Az egész világon elterjedt Nem térhetünk ki előle, a helyi szokáshoz kell igazodni. Klasszikus hagyományok szerint a számla 10 %-a, ma általában nagyobb, legfeljebb 15 %. Az alsó határ felé közelít, ha a szolgáltatás gyenge, vagy a számla összege magas. a túl kicsi és a túl sok borravaló is helytelen Nem azonos a korrumpálással vagy megvesztegetéssel Utóbbi időben terjed, hogy a számla már a borravalót is tartalmazza. Taxinál a borravaló minimálisan 10 %. Meghívó Formális vagy informális eseményekre való invitálás. A meghívó tartalmazza: − a meghívó fél rangját, nevét, − a meghívás tényét (formuláját), − a meghívott nevét, a meghívottak körét, − az

alkalom jellegét, − az alkalom idejét, helyét, − esetleges más tudnivalókat (visszajelzés szükségességét, külsőségi kívánalmakat). 158 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Meghívó .ra vagy meghívjuk a ra - mindkettő használata felesleges A meghívás alapformulája minden nyelvben más! A meghívás előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívás történhet szóban (személyesen vagy telefonon) vagy írásban. Legudvariasabb, ha a meghívó előre nyomtatott és a meghívott nevét előtte kézírással ráírják. Ha visszajelzést várunk, akkor RSVP jelzést kell alkalmazni egy telefonszámmal vagy címmel (meghívó bal alsó sarkában) Ez a négy betű a francia „kérem, válaszoljon” rövidítése, melyet az egész világon ismernek. Magyarországon a V.K (Választ kérünk) rövidítése honosodott meg Ha csak távolmaradás esetén igénylik a választ, akkor „Csak

akadályoztatás esetén” jelzést kell írni a telefonszám felé. Ha a vendéglátó megszabja az öltözéket, akkor ezt is közölni kell a meghívón. Általában és legalább nyolc-tíz nappal az esemény előtt kell szétküldeni. Telefaxon csak a legvégső esetben illik küldeni a meghívót A meghívók tárgyát képező esemény másnapján illik megköszönni telefonon vagy írásban a vendéglátást. (B/56 minta) Névjegy A névjegyen a tulajdonosának a neve, foglakozása, címe és telefonszáma található. A hivatalos és kulturális érintkezés gyakorlati segédeszköze, nélkülözhetetlen Minél fejlettebb ízlésű valaki, annál egyszerűbb a névjegye Mindenképpen kerülendő, hogy egy kártyán tüntessük fel a hivatali és privát adatainkat Üzleti vagy cégjelző névkártya elterjedése a leggyakoribb, fontos, hogy minden munkatársnak azonos szerkesztésű névjegye legyen (vállalati arculat). A névjegy megbízható felvilágosítást ad az

érintett személy kilétéről, pozíciójáról. Nem illik a névjegyen javítást eszközölni, mihamarabb új névjegyet kell készítetni. A névjegy személyes átadása a bemutatkozás, az ismerkedés része. Minden esetben hozzátartozik a névjegy figyelmes elolvasása, úgymond tanulmányozása a személyre szóló udvariasság részeként. Modortalan a „jaj nincs nálam”, „épp elfogyott” stb. Lehet hivatalos, magán és diplomáciai névjegy. Hivatalos névjegy: bal felső sarok a cégembléma (magyar címer nem), középen családi és keresztnév, alatta rang, cég neve (ha emblémán nincs kiírva), bal alsó sarok telefon, telefax, jobb alsó sarok a cég címe. A magán névjegy hasonló. A diplomáciai névjegyen csak a név szerepel Virág Páros számú virágot nem szabad adni (csak celofánba lehet csomagolva). Piros rózsát hivatalos kapcsolatban nem illik adni. Női partnert érkezéskor (repülőtér, pályaudvar) illetve búcsúzáskor illik virággal

köszönteni Ha családhoz vacsorára hívnak bennünket illik a háziasszonynak virágot vinni, illetve küldeni. A virág ajándékozásának külön illemkódexe van. A hétköznapi protokoll helyzetei 159 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Alkohol Óvakodni kell a szeszesital fogyasztásától. Következmények! Munkahelyen munkaidőben kifejezetten tilos. Ápoltság Munkahelyen sem a nagyon kikészített arc, sem a vörösre lakozott köröm nem illik, még kevésbé való az erős illatszer. Fontos illemszabály, hogy az ápolás legapróbb részletét se végezzük nyilvánosan. Asztalfoglalás Többnyire telefonon történik. Négy fő adatra korlátozódik: az asztaltársaság létszámára, az asztalfoglaló nevére, az étterembe érkezés várható idejére és a fizetés módjára. A lefoglalt asztalt idejében lemondani kisebb udvariatlanság, mint a lefoglalt asztalt igénybe sem venni. Belépéskor a főpincér köszönti a társaságot, s a lefoglalt asztalhoz kíséri,

illetve tőle kell kérni asztalt, ha nincs lefoglalt helyünk. Ha nincs szabad hely, akkor félig foglalt asztalnál a legidősebb vagy legtekintélyesebb személytől kérjünk helyet. (Ő, ha csak nem vár valakit, köteles a szabad helyet átadni.) Pincértől is kérhetjük Ha így kerülünk valakivel egy asztalhoz, akkor sem kötelező az ismerkedés. Asztaltársaságban, ha később érkezünk a házigazda (vagy korelnök) feladata a bemutatás, s elég, ha csak a két mellettünk ülőt kell köszöntjük Az asztalnál a legjobb hely a nőt illeti, s a férfi csak akkor ül le, ha már minden nő leült. Ismerőseinket az étteremben fejbólintással üdvözöljük. Autóban Főhely a jobb oldali hátsó ülés, tehát vendégünket mindig ez a hely illeti meg. Második hely a baloldali hátsó ülés A gépkocsivezető mellett a legalacsonyabb rangú személy ül Udvarias szokás, hogy a vendég előtt kinyitják az ajtót, a hölgy előtt kötelező. Bocsánatkérés

Kijelentő módban: Ne haragudjon! Elnézést kérek! Pardon! Bocsánatot kérek! Azt jelzi csupán, hogy észrevettem, hogy akaratlanul udvariatlan voltam. Különbség van akaratlan illemsértés és szándékosság között. Akaratlan illemsértés bocsánatát mindig el kell fogadni, a tudatos illemsértés azonban egyértelműen sértésnek minősül Botrányok kezelése Illedelmes ember őrizkedik attól, hogy magatartása, cselekedete, fellépése, mondandója botrányt keltsen. Az sem vet jó fényt ránk, ha mellékszereplői vagyunk Kisebb a botrány hatása, ha minél passzívabb a viszonyulásunk hozzá Erkölcsi kötelesség a minősíthetetlen magatartásért elnézést kérni a vendéglátótól és a sértett személytől is. 160 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE Búcsúzás Búcsúzáskor meghajlunk. Hivatalos látogatáskor a partner a szobája ajtajáig, a titkárságig kísér bennünket A megjelenés külső képe feleljen meg a cég belső szándékának,

lényegének, üzleti filozófiájának. Céghűség A cég iránti lojalitáshoz tartozik minden, ami a cég alkalmazottjának a nyilvánossággal való kapcsolatában megjelenik vagy kifejezésre jut. Divat A divatos öltözködés alapja az önismeret. Az okosan alkalmazott divat az őszintén tudomásul vett hibák háttérbe szorításán, az előnyös részek kihangsúlyozásán alapul. Bizonyos távolságból mindenkinek követnie kell a divatot, ennek határát a jó ízlés szabja meg. Harmónia szükséges az egyén és öltözete között Inkább egy fokkal egyszerűbben, mint díszesebben öltözködjünk. A vendéget túlöltözni udvariatlanság. Dohányzás Alapszabály: aki e káros szenvedély rabja, ám tegye, de mindenkor úgy, hogy másoknak ne legyen terhére füstölésével. A társasági élet olyan színterén, ahol nincs hamutartó, nem illik kérni. Nem illik dohányozni hivatalban, lakásban, ha a vendéglátó nem gyújt rá, gépkocsiban, tánc közben,

folyosón haladva. Nem illik égő cigarettával belépni épületbe, lakásba, gépkocsiba beszállni, bemutatkozni, fogadni valakit. Előreengedés A férfi általában előreengedi a nőt. Kivétel: járműről való leszálláskor, autóból kiszálláskor, étterembe belépéskor, meredek, szűk lépcsőn lefelé, nehéz ajtó esetén előremegy és kinyitja a nő előtt. Közlekedés Az illemtudó utas nem tolakszik, nem tipor, nem gázol át másokon. Előre engedi az időseket, nőket, az előtte érkezőket. Fel és leszálláskor segítő kart nyújt a rászorulóknak. Ülőhelyét átadja Munkahely Életünk kb. egyharmad részét ott töltjük Minden munka egyaránt az élet szükségleteihez és örömeihez tartozik. Alapvető, hogy mindenki szeresse munkáját, becsülje társait Együttélés szabályait mindenhol meg kell tanulni Szorgalom, pontosság, érdeklődés, kreativitás A munkaruha legyen egyszerű, de ápolt, ne tévesszük össze a divatbemutatóval.

Munkánkban, a kötelességek teljesítésében legyünk becsületesek, alaposak, szerények Ne a munkahelyen intézzük 161 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE magánügyeinket. A vezetés ne csak irányítást, hanem segítőkészséget, támogatást is jelentsen. A vezető mutasson viselkedésében is példát Dicséret, bírálat A munkatársi viszony őszinte, együttérző, alkalmazkodó magatartást kíván. A tapintatos érintkezés kéremmel kezdődik és köszönömmel végződik Ne nézzük le környezetünket rendetlen, piszkos öltözettel, ápolatlan külsővel. Fontos követelmény a rend és tisztaság. Ebben a fejezetben illetve a Titkárság címűben megpróbáltuk összefoglalni a legfontosabb illemtani, viselkedési szabályokat, formulákat. Természetesen ezek ismeretét és alkalmazását mindenkiről feltételezzük. A munkahelyi viselkedéshez, munkavégzéshez hozzátartozik, hogy munkahelyi környezetünkben is tartsunk rendet, pakoljunk el, rendszerezzük

dokumentumainkat, papírjainkat, rendeltetésszerűen használjuk az irodatechnikai eszközöket. A munkanap végén pakoljunk el asztalunkról, napközben is csak a munkavégzéshez szükséges dolgok legyenek előttünk, az éppen feleslegesek, nem használatosak csak gátolnak a munkavégzésben. A nap végén úgy hagyjuk ott munkahelyünket, hogyha másnap nem tudunk menni dolgozni, akkor a minket helyettesítő munkatársunk is könnyen eligazodjon, hiszen vannak olyan feladatok, melyek nem várhatnak. Figyeljünk a határidőkre, osszuk be időnket Munkánk tiszta, rendezett, áttekinthető, olvasható legyen. A magánügyeinket ne munkahelyünkön intézzük Ne feledjük: „A stresszmentes és kollegális légkör eredményeként a munka is hatékonyabb. Ennek előfeltétele, hogy valamennyi felettesünkhöz és munkatársunkhoz segítőkészséggel, jó szándékkal és nyíltan viszonyuljunk.” (a szerzők) 162 A GYAKORLÓCÉG MŰKÖDÉSE 11. FELHASZNÁLT IRODALOM

Andrew Leigh: Menedzserkalauz Bagolyvár Könyvkiadó Bp., 2000 Freisinger Edéné: Irodai ügyvitel Nemzeti Tankönyvkiadó 1999. Dr. Lemák Ella: Gazdasági jog Nemzeti Tankönyvkiadó 2000. Dr. Varga Sándor dr Bedő Gyula dr Lőrinczi Gyula: Vállalkozások gazdaságtana Perfekt 1997 Vállalkozások ellenőrzése I.-II Perfekt 1997. Dr. Sille István: Illem, etikett, protokoll KJK Kerszöv Jogi és Üzleti Kiadó Kft. 2000 Dr. Sille István: Titkári kézikönyv KJK Kerszöv Jogi és Üzleti Kiadó Kft. 2000 Dr. Raátz Judit: Kommunikáció Nemzeti Tankönyvkiadó 1999. Dr. Roóz József: Vezetésmódszertan Perfekt 2000. Józsa László Marketing-reklám-piackutatás I.-II Göttinger Kiadó 2001. Menedzserek kiskönyvtára sorozat Park Könyvkiadó A jó önéletrajz fél siker A jó fellépés titka A sikeres menedzser Hogyan ösztönözzük beosztottainkat? Hogyan kérdezzük az álláskeresőt? CD Jogtár compLex KJK Kerszöv Aktuális jogszabályok 163