Gazdasági Ismeretek | Projektmenedzsment » Projektmenedzsment a gyakorlatban

Projektmenedzsment a gyakorlatban A projektmenedzsment bevezetése, alkalmazása jelentős értéket ad a szervezetek számára A piaci, üzleti és a közszférában szerzett egy évtizedes tapasztalatunk alapján állíthatjuk, hogy a projektmenedzsment bevezetése, alkalmazása jelentős értéket ad a szervezetek számára. A szervezetek jelentős javulást érhetnek el a pénzügyi, üzleti mutatókban, az ügyfél elégedettségben, a projekt/folyamat mérőszámokban, valamint a tudás, tanulás és előrehaladás mérőszámaiban. Ezt támasztják alá azok a felmérések, elemzések is, melyek az elmúlt években e téren születtek. Többek között a Center for Business Practices (USA) , a tanácsadó és tréning szervezet, a Project Management Solutions, Inc. kutatási ága által végzett, több mint 100 vezetőszintű, projektmenedzsment területén tevékenykedőre kiterjedő felmérés is. A válaszadók több mint 94%-a állította, hogy a projektmenedzsment

bevezetése értéket adott a szervezetének. Projektmenedzsment megközelítésünk A projekt egy hatékony eszköz és megközelítési mód bizonyos típusú feladatok megoldására. A megközelítési mód lényege, hogy mielőtt elkezdenénk a feladatot végrehajtani, azelőtt tudatosan, egy ésszerű és célszerű folyamaton végigmenve a szükséges mértékű alapossággal definiáljuk, strukturáljuk és tervezzük meg a feladat megoldását. A projektmenedzsment alatt, azt az alapvetően tapasztalatokon alapuló eszköztárat értjük, amelyet a projektben végzett feladat végrehajtásban használni tudunk. Azt, hogy egy feladatot projektben célszerű-e megoldani, azt a feladat jellege határozza meg. Bizonyos feladatok megoldására a projekt egy kifejezetten alkalmas és ajánlott eszköz, más típusú feladatok esetében a megközelítés, a szemlélet mód lehet hasznos. A Szinergia Kft. projektmódszertanában a projektfolyamat módszertani (hard) és az emberi

dimenzió (soft) elemek egyensúlyára különösen nagy figyelmet fordítunk. Tapasztalatunk szerint a projekt sikere jelentős mértékben az abban közreműködő munkatársakon múlik. Meghatározó az érintettek, a projektben közreműködők bevonása, megnyerése, a projekt eredményei, következményei (kedvező és kedvezőtlen egyaránt) alapján érintett személyek kezelése. A projektmenedzsment komplex módszertanát a Szinergiában a SZIN-tézis foglalja egységes rendszerbe. A SZIN-tézis a Szinergia Kft által használt általános projekt folyamat modell, amelyet a tapasztalataink és a hazai és nemzetközi projektmenedzsment szakirodalom alapján állítottunk össze. Alapvetően azt tükrözi, hogy mit és hogyan alkalmazunk a gyakorlatban a projektmenedzsment eszköztárából ügyfeleinknél, illetve mi az, amit követendő gyakorlatnak tartunk az egyes konkrét projektmenedzsment feladatok esetében. A jelenlegi formájában található SZIN-tézist alapvetően

az ügyfeleinknél végzett munkáink tapasztalatai alapján állítottuk össze építve a következő két alap projektmenedzsment szakirodalomra: Guide to PMBOK 1996, 2000, 2004. (Project Management Body of Knowledge) és PRINCE 2 módszertan. Projektvezetés A projektek teljes folyamatának vagy valamely fázisának operatív menedzseléséhez, a projekt folyamat kézbentartásában nyújtunk támogatást a kezdeményezés fázisától a projekt lezárásáig. Mindez magába foglalja a projektfolyamat megvalósítását a projekt team funkcionális működtetésével, a projektvezetés nem szakmai felelősségének teljes körű vagy részbeni felvállalásával. A projektek teljes folyamatának vagy valamely fázisának operatív menedzseléséhez, a projekt folyamat kézbentartásában nyújtunk támogatást a kezdeményezés fázisától a projekt lezárásáig. Mindez magába foglalja a projektfolyamat megvalósítását a projekt team funkcionális működtetésével, a

projektvezetés nem szakmai felelősségének teljes körű vagy részbeni felvállalásával. -------------------------------------------------------------------------------A projektvezetés keretében a projekt megvalósításáért, szakmai eredményeinek elkészítéséért, megvalósításáért vállalunk teljes felelősséget. A projektvezetés során a projekt szakaszaiban az alábbi lépéssorozaton vezeti végig projektjét a projekt vezetője: A projekt első szakaszában a kezdeményezés során az igény felmérését, elemzését, értékelését irányítja, majd a feladatok a lehetséges megoldási módok elemzésével folytatódik és egy döntéssel zárul. Ez határoz a konkrét megoldási módról (szakmai és menedzsment szempontból egyaránt) és a projekt indításáról. A második, definiálási szakaszban az alapvető érintettek (stakeholderek) igényeinek és elvárásainak felmérése és egyeztetése történik, ez után kerül meghatározásra a projekt

célrendszere és hatóköre. A projekt vezetője becslésekre épülve összeállítja a felső szintű fázistervet és ráfordításbecslést (pénzügyi és erőforrás). A szakasz végeredményeként megszülető Projekt Definíciós Dokumentum (PDD) alapján döntés születik a részletes tervezés megkezdéséről. A harmadik szakaszban kerül részletesen megtervezésre a projekt megvalósítása, a fő és támogató folyamatok összessége. A projektvezető felelőssége olyan projektterv elkészítése, mely kellő részletességgel kidolgozott. Tartalmazza a tevékenységeket és kapcsolódásukat, az ütemezést, a felelőst és a közreműködőket, a szükséges egyéb erőforrásokat, a tervezett költségeket, a mérföldkövek és a kritikus út rögzítését. A tervezés keretében a projektvezető irányítja a kommunikáció-, a kockázat-, és változásmenedzsment, a beszerzés és a minőségmenedzsment komplex feladatait. Az elfogadott, integrált projektterv

dokumentáció képezi majd alapját a projekt végrehajtásának. Gyakori, hogy az utóbbi két szakaszt előkészítés néven egy egységben említjük. A projektvezető számára a negyedik szakasz már magának a projekt termékének és eredményeinek megvalósítását jelenti. A tervezés becsléseken alapult, ennélfogva a megvalósítás eltérhet/eltér a tervtől. Az eltérést növelheti a projektben dolgozók viszonya, illetve a külső körülmények változása. A projekt vezetőjét a terv szerinti végrehajtás megvalósításában segíti a projekt monitoring, projekt kontrolling tevékenység, a tudatos változáskezelés, a kockázatmenedzsment, a kommunikációs rendszer működtetése és a beszerzés, minőség menedzsment. A megvalósításnak akkor van vége, ha a projekt végeredményének átadás-átvétele megtörtént. Végül a projekt vezetőjének feladata az is, hogy irányítsa, vezesse a projekt zárásával, értékelésével kapcsolatos

feladatokat. Ilyenkor a termék átadása után nemcsak a lezáró adminisztrációs anyagok elkészítésére kell gondolni, hanem a munka során megszerzett tapasztalatok rögzítésére és a szervezeti tanulást szolgáló ismeretek megosztására is. Projekt audit és minőségbiztosítás A projekt audit keretében a folyamatban lévő, megkezdett és befejezett projektek független felülvizsgálatát módszertani, emberi és szervezeti kultúra oldaláról végezzük el. Felhasználjuk a nemzetközi szabványok ajánlásait, követelményeit és építünk saját projektmenedzsment módszertanunkra (SZIN-tézis), tapasztalatunkra. Projekt audit és minőségbiztosítás A projekt audit keretében a folyamatban lévő, megkezdett és befejezett projektek független felülvizsgálatát módszertani, emberi és szervezeti kultúra oldaláról végezzük el. Felhasználjuk a nemzetközi szabványok ajánlásait, követelményeit és építünk saját projektmenedzsment

módszertanunkra (SZIN-tézis), tapasztalatunkra A projektek felülvizsgálatát, auditját a Szinergia Kft. munkatársai két megközelítés alapján végzik A Szinergia gyors diagnózis egy összetett kérdéslista alapján méri fel a projekt készültségi szintjét, az alkalmazott megoldások hatékonyságát, eredményességét. A diagnózis keretében feltárjuk a potenciális fejlesztések, a hiányosságok helyesbítésének, a valószínűsíthető probléma, kockázat megelőzésének módjait. A felhasználó a felülvizsgálat keretében aktív támogatást, problémamegoldást is kap. A gyorsdiagnózis keretében érintett kérdéskörök: • A projekt célja • Az ügyfél bevonása • A felsővezetés támogatása • Tevékenység és időterv • Felkészülés a buktatókra, problémákra • Projekt vezető, emberi erőforrások • Felelősség, hatáskör • Követés és visszacsatolás • Tájékoztatás, kommunikáció A Szinergia

komplex auditját és minőségbiztosítását a hazai és nemzetközi minőségirányítási és projektmenedzsment szabványok összehangolásával, saját audit és minőségbiztosítási tapasztalata, gyakorlata alapján alakította ki. Az ISO 9000-es szabványcsalád és az ISO 10006 Minőségirányítási rendszerek - Útmutató projektek minőségmenedzsmentjéhez szabványok követelményeinek, ajánlásainak való megfeleléshez felméréssel, értékeléssel és aktív tanácsadói közreműködéssel végezzük. Részletes audit jelentésünk helyzetfelmérést, megállapításokat, erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és kockázatokat rögzít. Az eltéréseket, nem megfelelősségeket, fejlesztési irányokat a TQM, a hazai és nemzetközi minőségdíjak elérésének irányában adatokkal, elemzésekkel támasztjuk alá. A probléma megoldásokhoz a megállapítás, okfeltárás, intézkedések tervezése, a megvalósítás előrehaladása, követése

folyamatot követjük. A Szinergia Kft saját hatáskörében igazolja, certifikatban rögzíti az audit, a felülvizsgálat eredményét. A Szinergia komplex audit megközelítésének folyamata, lépései • Az érintettek, stakeholderek feltárása, igényeik, elvárásaik összegyűjtése • Projektdokumentáció és kapcsolódó anyagok átvizsgálása • Az auditfolyamat, a minőségbiztosítás folyamatának tervezése • Bejárások, audit vizsgálatok a főfolyamatok, a vezetési, irányítási folyamatok és a támogató területekre vonatkozóan • Megállapítások, auditjelentések, felsővezetői és érintett munkatársak részére prezentációk, helyzetértékelések • Projekt certifikat, megfelelés igazolás átadása a Megbízónak Javaslati dokumentáció összeállítása, megvalósítási alternatívák, projektdefiníciók Projektek minőségbiztosítása során ügyfeleink vagy más külső szereplő, beszállító által vezetett projektek

támogatására, projektmódszertani (hard) és a humándimenzió (soft) folyamatok minőségének, eredményességének, hatékonyságának biztosítására vállalkozunk. A minőségbiztosítás a projekt egészét (fő és támogató, kiszolgáló folyamatát), szervezetét vagy annak vezetőjét támogatja igény szerint. Leggyakrabban igényelt közreműködés területei: • Projekt módszertan, eszközök, eljárások alkalmazása • Projekt folyamat, a tartalmi, a működési, és a szervezetet érintő egyéb feladatok (pl. csoportmunkák, képzések, prezentációk, stb. előkészítése, támogatása) • PM informatikai megoldások kiválasztásában, előkészítésében, bevezetésében közreműködés • Projektkultúra, feladatkultúra fejlesztésében együttműködés Személyre szóló vezetői támogatás A tréningeken átadott, „központi" tudásanyag napi gyakorlatba való átültetése minden projektvezetőnél és minden projektnél más

és más feladatot jelent. Tapasztalatunk szerint ezen a ponton az egyes vezetőknek, projektvezetőknek nyújtott személyes és személyre szabott tanácsadási szolgáltatás a leghatékonyabb. Szervezetfejlesztés Szervezetfejlesztési munkáink célja, hogy a szervezeti eredményesség növelése érdekében olyan, a felső vezetés által támogatott, hosszú távú, szervezeti tanulási folyamatokat segítsünk, amelyek során holisztikusan, azaz rendszerszemlélettel kezeljük a változás, változtatás és fejlődés kihívásait. Ügyfelünknél a menedzsment- és viselkedéstudományok ismereteinek ötvözésével • az üzleti eredményességre, • a munkatársak és csoportok önbecsülésének és eredményességének fokozására, valamint • a szervezet kölcsönösen összefüggő kapcsolatrendszerének szinergikus használatára fókuszálunk. Mi az, amit szervezetfejlesztési munkáinkkal biztosíthatunk? • Tükröt tartunk és visszacsatolást

biztosítunk: Olyan információkkal és adatokkal segítjük a szervezetet, egyéneket, csoportokat, melyekkel teljesebb és reálisabb képet kaphatnak önmagukról. Ezen visszacsatolások segíthetik és készíthetik elő a tartós változásokat • Részvételt és bevonást biztosítunk: olyan módszerekkel dolgozunk, mely lehetővé teszi, hogy stratégia készítésében, célkitűzésben, új lehetőségek feltárásában, minőség javításában a lehető legszélesebb kört bevonjuk. Ezzel elősegítjük a szervezetet és munkatársait az önbecsülésük és eredményességük fokozásában. • Segítünk a normák tudatosításában: felszínre hozzuk azokat a normákat, melyek meghatározzák a mindennapi viselkedést. A normák és viselkedések elemzésével pedig azonosítjuk azokat a nemkívánatos, vagy diszfunkcionális normákat, melyek a szervezeti hatékonyságot akadályozzák. • Segítünk az interakciók és kommunikáció fejlesztésében:

fejlesztjük és tudatosítjuk az egyéni és csoportos kommunikáció stílusát és módszerét. • Megalapozzuk a tényleges és erősebb felelősségvállalást: munkáink során elősegíthetjük a szerepek és felelősségek tisztázottságát és kialakíthatjuk a teljesítmény és elismerés ösztönző összhangját. • Megemelhetjük a szervezet energiáját és optimizmusát: azok a szervezetfejlesztési módszereink, mely széles körű bevonáson alapszanak motiválttá és lelkessé teszik az érintetteket, hiszen saját jövőjükkel kapcsolatban hoznak meg fontos és közös döntéseket. Ügyfeleinket három különböző szinten segítjük az eredményesebb működés kialakításában: 1. Szervezeti és szervezetközi szinten: Olyan módszereket, folyamatokat, kereteket biztosítunk, melyek segítségével a fejlesztés a teljes szervezetet érinti és átitatja. 2. Csoportok, részlegek, osztályok szintjén: Elősegítjük az egyes részlegek, vagy

csoportok hatékony belső működését, illetve más - szervezeten belüli - csoporthoz való viszonyulás tisztázását és együttműködésüknek fejlesztését. 3. Egyéni szinten: Tudás, készség, képesség és attitűd fejlesztését célozzuk a tréning, coaching, mentoring, tanácsadás eszköztárának segítségével. Szervezeti, szervezetközi fejlesztés Szervezeti eredményességet támogató konstruktív kultúra fejlesztése Egy szervezet eredményességét egyszerre határozza meg működési struktúrája és szervezeti kultúrája. Szervezetfejlesztési tanácsadóink abban segítik Önt, hogy olyan konstruktív szervezeti kultúrát alakítson ki, melyre munkatársi szinten a motiváltság és munkaköri elégedettség, csoportos és szervezeti szinten az együttműködés, az ügyfélközpontúság, a magas szolgáltatási illetve termékminőség jellemző. Szervezeti szinten támogatott valós jövőkép és stratégiaalkotás Ha felteszik Önnek azt a

kérdést, hogy „Van-e, ismert-e, követett-e, illetve támogatott-e szervezeti stratégiája?" és ezekre a kérdésekre azt feleli, hogy részben, akkor érdemes a stratégia, jövőkép alkotás folyamatát felülvizsgálnia. A szervezeti stratégia kialakítása olyan, mint egy vízesés. A felső vezetés meghatározza a stratégiai célokat, majd a szervezet alsóbb szintjei számára biztosítani kell a stratégia megértését, átgondolását és internalizálását. E folyamattal itatódik át a szervezet és kezd el ténylegesen a stratégia szerint működni. Emberi erőforrás folyamatok és rendszerek fejlesztése Tudásintenzív iparágakban működő vállalatok jellemzője, hogy a munkatársak tudása, képessége és készsége adja speciális versenyelőnyüket. Mit tehet a HR annak érdekében, hogy ezt a féltett kincset hosszú távon, nyertes-nyertes viszonnyal tartsa meg? Célunk, hogy ügyfeleinkkel együttműködésben olyan HR rendszereket és

folyamatokat alakítsunk ki (kiválasztás, integrálás, orientáció, elbocsátás, karriermenedzsment, teljesítménymenedzsment, képzési- fejlesztési rendszerek, javadalmazási rendszerek), melynek kölcsönös élvezője a szervezet és annak valamennyi munkatársa. A vezetés hatékonyságának fejlesztése Ha nehéz helyzetbe kerül a cég, a munkavállaló és tulajdonos általában egyetért abban, hogy „baj van a vezetéssel". Azt, hogy a „baj" alatt sokszor mást értenek a szereplők, és a vezetés szó mögötti elvárásaik is ellentétesek, csak a két tűz közé szorult vezető érzi igazán. A helyzetkép tisztázásával és a megfelelő beavatkozási területek (min változtassunk: vezetői eszközök és stílus, folyamatok, hatáskörök, érdekeltség, humánerőforrás rendszerek.) közös megkeresésével segítjük a cégek és vezetőik alkalmazkodását a felgyorsult fejlődés és folyamatos változás követelményeihez. A vezetés

utánpótlásának fejlesztése Azokban a szervezetekben, ahol a tudatos karriermenedzsment valós gyakorlat, az egyik kiemelt terület a leendő vezetők felkészítése új szerepükre. Mire számíthatnak a jelöltek, mik a valós elvárások feléjük? Milyen vezetői szerepekben jók, miben kell fejlődniük? Mit jelent egy vezető napi gyakorlatában az érzelmi intelligencia? Hogyan tudják fejleszteni döntéshozatali, vezetői kommunikációs, motivációs készségeiket? Hogyan támogatja felkészülésüket a szervezet? Hogyan készüljenek fel a stresszkezelésre? Partnereinknél a fenti kérdésekre dolgozzuk ki az egyéni és szervezeti szintű válaszokat. Ügyfél-orientáltság fejlesztés „Az ügyfél az első!" - A vállalat munkatársai hogyan tudják igazán belülről fakadóan sugározni ezt? Erre a kérdésre más a válasz a felső vezetőknek, a kiválasztásért felelős munkatársaknak, a közép vezetőknek és az ügyfelekkel közvetlen kapcsolatban

levő munkatársaknak. Partnereinkkel azon dolgozunk, hogy ez a jelmondat a cég minden munkatársánál megteljen tartalommal, és az ügyfél valóban azt érezze, hogy ő a legfontosabb. Szervezetek közötti együttműködés fejlesztése Komplex, több cég szoros együttműködését igénylő projektek megvalósításánál gyakori a folyamatokat megzavaró félreértés, egymásra mutogatás. Okai jobbára az elvárások, normák, és keretek tisztázatlanságából fakadó, tudatalatti percepciókban keresendők. Megoldást ezen helyzetekre nem a jogi utak, hanem a tudatosan struktúrált kommunikációs alkalmak jelentik, ahol a felek együtt vizsgálják meg a releváns problémákat, megteremtve ezáltal az együttműködés alapjait. Tanácsadóink ezen együttműködések keretét teremtik meg. Csapatépítés és csoportok, részlegek, osztályok közötti együttműködés fejlesztése Csapatépítés A vezető számára állandó feladatot jelent csapatának

fejlesztése, a csapattagok közös munkájának elősegítése. A fejlesztés a következő területekre terjedhet ki: • Csapaton belüli kapcsolatok erősítése • Egyén és csoport viszonyának tisztázása, szerepek • A szinergikus, teljesítő csapatok összeállítása és fejlesztése • Csoport és szervezet kapcsolatának tisztázása és erősítése • Csapatküldetés meghatározása • A csapattagok hatáskörének és felelősségi körének tisztázása • Csoportos együttműködés fejlesztése • Csapatot érintő problémák közös megoldása • Csoportos kommunikáció Belső szolgáltatói attitűd kialakítása és fejlesztése A szervezeten belüli hatékony, minőségi munka egyik garanciája, ha a munkatársak felé is olyan igényesek vagyunk, mint az ügyfelek/vevők felé. Sokszor ezt a működést nem támogatják a cég belső folyamatai, érdekeltségi rendszere, kultúrája. Hiszünk abban, hogy a valódi

ügyfélorientáltság a cégen belül kezdődik, és ez tud kiterjedni az ügyfelek felé. Partnereinkkel ennek a külső-belső működési harmóniának a megteremtésén dolgozunk. Részlegek, csoportok közötti együttműködés fejlesztése (keresztfunkcionális együttműködés) Az egymásra épülő szervezeti feladatoknál szükségszerű a különböző részlegek, csoportok között az információk átadása-átvétele. Ezek az alkalmak ritkán zökkenőmentesek Gyakran azt érzik a folyamat részesei, mintha más bolygón élne a két csoport: más nyelven beszélnek, másnak tűnik az érdekük, rejtélyesek a szempontjaik. Mindez gyanakvást ébreszt egymás iránt, csatornák helyett falakat épít a részlegek, osztályok közé. Tapasztalt tanácsadóink abban segítik Önt, hogy ezeket a falakat a szervezet lebontsa, valamint a kommunikációs csatornákat „kitisztítsa", megteremtve ezáltal a nyertes-nyertes helyzettel jellemezhető partneri viszony

alapjait. Hatékony együttműködés kialakítása inter-kultúrális környezetben A globalizáció egyik következményeként egyre többen kerülünk munkakapcsolatba külföldi vezetővel, vagy munkatárssal. Elvárás, hogy ugyanolyan gyorsak és eredményesek legyünk, mintha „hazai pályán" játszanánk mindannyian. A sajátunktól eltérő kulturális háttér alapvető dimenzióinak ismerete, az ebből adódó viselkedési tünetek felismerése segít megelőzni esetleges konfliktusokat, támogathat abban is, hogy megszabaduljunk az előítéletektől, és megtaláljuk azt kommunikációs stílust, ami a kölcsönös tiszteleten alapuló együttműködést támogatja. Nyertes-nyertes viszony mátrix működésű szervezetekben A mátrixszervezet működtetése a szokásosnál bonyolultabb feladat, hiszen több egységnek kell azonos embereken, eszközökön stb. osztoznia A helyzet menedzselésében könnyen felőrlődnek a vezetők és munkatársak. Éppen ezért

fontos, hogy megtanulják a „túléléshez" szükséges eszközöket: ez az asszertivitásnak, önbecsülés-fejlesztésnek, időmenedzsmentnek, szervezeti tárgyalási készségnek, konfliktuskezelésnek és változásmenedzsmentnek egy speciális elegye. Vezetői készségfejlesztő programjainkról Mitől lesz egy vezető sikeres, hatékony és közkedvelt is egyben? Az egyéni készségek fejlesztésének egyik leghatékonyabb módja a kiscsoportos tréning, mely során 8-12 fő igényeire szabva alakítjuk ki a fejlesztési tréningprogramot. A kis létszám lehetővé teszi, hogy a résztvevők biztonságos környezetben, őszintén, gyakorlatiasan, személyre szabottan fejlesszék készségeiket, hosszabb távon pedig attitűdjüket. Tréningjeinken teret adunk az érzelmeknek, gondolatoknak, tapasztalatoknak és cselekvéseknek. A vezetési kompetencia fejlesztés során nagy hangsúlyt fektetünk a gyakorlati alkalmazási szintű tudás megszerzésére. Olyan

tréningelemeket használunk, melyek lehetővé teszik a különböző vezetői eszközök alacsony kockázatú környezetben történő begyakorlását. Szakmai gyakorlatunk szerint kiscsoportos készségfejlesztéseinkre jellemző, hogy: • a résztvevők aktív szereplői és alakítói a programnak • tapasztalati tanulás módszerét alkalmazzuk • az előadások és gyakorlatok 20/80% arányban váltják egymást • önismeret bővítésére különböző kérdőíveket és teszteket alkalmazunk • dolgozunk egyénileg, párban és csoportban • szemléletmód bővítése érdekében felhasználunk esettanulmányokat is