Informatika | Vállalati információs rendszerek » Informatika és ügyvitelszervezés

INFORMATIKA ÉS ÜGYVITELSZERVEZÉS A rendszerelmélet kialakulása: A II. vh idején volt feladat előszörA rendszer valamely közös ismérv alapján együvé tartozó, egymással megh.kapcsolatban álló elemek jól körülhatárolt csoportja. -Ludwig von Bertalanffy: 1949 Az általános rendszerelmélet problémái. -Norcert Weiner 1948 Kibernetika. A rendszer a világ megismeréséhez ad kapaszkodót. Hogy mit tekintünk rendszernek, az a vizsg.céljától függ Pl város, ember, embercsoport RENDSZERTÍPUSOK -statikus: a r.szerkezete, az elemek közti kapcsállandó -dinamikus: az elemek közti kapcs.folyamatosan fejlődik -müködő, nem működő: szerk.változik illnem -nyílt, zárt: körny.-el anyagot cserél illnem -célratörő, nem célratörő: konkrét cél elérésére törekszik. Pl: óra zárt, de nem célratörő Rakéta célratörő. -természetes, tervezett: biol-i, fiz-i tv.-szerüségek alapján jöttek létre és működnek; ill mesterségesen létrehozott.

-határozott, határozatlan: tudjuk –e, hogy mit csinál. -meghatározható, meghat-lan: felépítés, szerkezet, elemek kapcsolata. -rendezett, szervezett: tv-szerűségek alapján működik –e; ill. mesterséges kategória A kitűzött célt akkor éri el, ha folyamatosan beavatkozunk. -adaptív, nem adaptív: körny.változásaihoz történő alkalmazkodás Pl forgi lámpáknál érzékelő. -öntanuló, nem öntanuló: saját működését ellenőrzi és azt módosítja; ill.nem Elem: a rendszernek az az önálló műveletet végző összetevője, melynek be és kimenetei vannak és ezek közt átalakulási folyamat megy végbe. Struktúra: adott rendszer adott pillanatbeli állapota, azaz annak megadása, hogy mely elemek tartoznak a vizsgálat rendszerébe, s hogy ezek közt milyen kapcsolatok állnak fenn, tehát a rendszer szerkezete. A kapcsolódás lehet soros, párhuzamos és alternatív. (= ez olyan soros kapcsmelyek közt párh.kapcs-ok vannak) Környezet: azon elemek,

melyek a vizsg.szempontjából nem tartoznak a rendszerbe, de arra hatással vannak. Folyamat:a rendszerven végbemanő állapotváltozások sorozata. KIBERNETIKA Az irányítás, a vezérlés, a szabályozás és az infóáramlás tv.szerüségeivel foglalkozó komplex tudományág és gyakorlat. A csatolt tevékenyséégből álló rendszerek vezérlésének és szabályozásának tudománya. Módszerei: 1) Feketedoboz módszer: tudjuk, hogy adott helyzetre milyen válasz jön. 2) Modellmódszer: tudományos alapokra támaszkodik. Pl matek, opkut a rendszert elemeire bontja és modellt készít. Előre lehet tudni a rendszer outputjait, adott input jelekre és a körny-i hatásokra. IRÁNYÍTÁS Olyan tev., melynek eredményeként beavatkozás történik a rműködésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsa, megváltoztassa v.megállítsa Formái: -izoláció:olyan körülményeket kell teremteni, melyek megvédik a rendszert a

zavaró jelek káros hatásaitól. A beavatkozás időben megelőzi a zavaró jelek fellépését -vezérlés:a rendszer bemenő értékeit mérjük, köztük a zavaró jeleket is, s a mérési eredmények alapján avatkozunk be a rendszer működésébe, hogy a zavaró jelek káros hatását kiegyenlítsük. -szabályozás:mérjük a folyamat valamely jellemző értékét, s ha az eltér a kívánttól és ennek hatására beavatkozunk a bemeneti rendszer működésébe, az eltérés + irányba terelésével. A beav.azután történik, miután a zavaró jel már kifejtette hatását, amikor már eltérés van Információ:adott rendszer számára az. A rműködését informáló, új ismereteket nyújtó jejek, jelsorozatok tartalmi jelentése. Az infót jelek, jelsorozatok hordozzák. Adat:adott jel, mely elemi ismeretet hordoz és rögzített állapotban van. Hír:mozgó adat, éppen mozog vagy továbbítják. Az infó az ember által értelmezett adat. Minden szabrendszerben

folyamatos, kétirányú infóéramlás megy végbe. Rendszerszemléletű gondolkodásmód:lényege a problémák komplex kérdésemelyet mindig egy nagyobb rendszer részeként kell kezelni, értelmezni. A szervezés emberek, anyagok, ezközök, erők meghat.célok elérése érdekében történő működésének szabályozására, szervezetek, rendszerek létrehozására létrehozására, fejlesztésére, azok működési rendjének kialakítására irányuló szellemi tevékenység. A szervezetek olyan rendszerek, melyek meghatározott célkitűzések érdekében, kül.erőforrások igénybevételével összehangolt működtetésre képesek és ennek megvalósításához megf.belső vezérlőfunkcióval rendelkeznek A vállalat olyan célorientált rendszer, mely a társ-i, gazd-i környezettel sokirányú kapcsolatban áll. GAZDASÁGI RENDSZEREK Rendeltetésük, hogy termékeket, szolg-okat állítson elő a körny-ből kapott erőf-ok alapján. Erőforrás

(anyag,energia,infó,m.erő)---Vállalat---Cél---Eredmény (termék, humán érték, szolg, nyereség, infó.) A gazdálkodó szervezeteken belüli foly.ok :A fiz-i folyok a termeléssel, a forg-al és más tev-el kapcs-os m-végzést jelentenek. A gazd-i foly-ok a fiz-i foly-okra vonatkozó adatok, infók összessége, megelőzik, kísérik ill.követik a fiz-i foly-okat Az irányításnak a váll-i rendszerek működésében kettős szerepe van. Célt, feladatot hatmeg a a végrehajtó alrendszer részére. A műksorán fellépő zavaró hatások kompenzálására szolgál. Szervezetek, mint gazd-i rendszerek tul-i: önszabályozó, önszervező, meghatározatlan, határozatlan, hierarchikus. A célok, a folyamatok és a szervezetek között logikai egyensúlyt kell teremteni. Cél---Folyamat---szervezet. C=F=K----teljes összhang. C>F=K---abszolút alulszervezés C<F>K---teljes alulszervezés C<F=K---teljes tulszervezés C<F<K---absz.tulszervezés Gazdasági

folyamatok: 1) Gazdálkodási foly-ok: oénz, ezköz, m.erő, ktggazd 2) Controlling foly.: tervezés, ellenőrzés 3) Számviteli foly: főkv-i könyvelés, anal.nyilvtart 4) Marketing foly: marketing, beszerzés, értékesítés, fejlesztés 5) Egyéb foly: személyzeti, stb. Horizontális vizsgálat: bonyolítás (anyag beérkezése), nyilvántartás (bizonylatok adatainak felvétele), egyeztetés (raktári és analitikus nyilvt.egyeztetése), ellenőrzés (nyilvt-ok helyességének ellenőrzése) Vertikális vizsg.: bonyilítás-folyamatos, beérkezés, tárolás, kiadás –részfolyamat, anyagfogadás, anyagátvétel, biz.kiállítás-tevékenység, fejléc és tételsorok kitöltése, aláírásművelet Váll-i rendszerek építőkövei: -Folyamatmodell: a váll-i tev-ek műszaki, techn-i, gazd-i, társ-i jellemzők szerint szervezett rendszere. -Szervezetmodell: a váll-i foly-ok irányítására és végrehajtására a munkamegosztás figyelembevételével szerzett,

emberek közti együttműködési hierarchia. -Határközi modell: a centralizált és decentralizált döntések, vmint a döntéshez kapcsolódó döntéselőkészítési, végrehajtási műveletek telepítése a váll.szervezeti hierarchia -Információs modell Az információs rendszer: olyan átfogó folyamat, mely egyrészt kiterjed az eseményeket és tényeket leíró adatok megszerzésére, rögzítésére, tárolására, feldolgozására; másrészt a feldolgozás eredményeként az infók előállítására, továbbítására, felhasználására. A vezetési infós rendszer az irányítani kívánt gazd-i rendszer célkitűzéseivel, sajátosságaival összhangban kialakított vezetési-döntési rendszer alapja. Hatékony működésének feltétele, hogy megf.infókkal rendelkezzen és megbízható techn-i bázisra támaszkodjon. Az infós r-el szemben tám.köv-ek: teljesség, valódiság, szabályszerűség, operativitás, illetékesség, alk.kép, ellenőrizhetőség,

adatbiztonság és adatvédelem, gazdaságosság, hatékonyság. A szervezés lebonyolítása: tulajdonos változása, új folyamatok kialakulása, új törv-ek, követelmények, bonyolult gazd-i foly-ok, feldolgozási technika megváltozása. A szervezés folyamata: vezetői elhatározás, célkitűzés, a szervezési munka időszükségletének megtervezése. A helyzetfelmérés: 1) Dokumentumok vizsgálata: SZMSZ, szlarend, szlatükör, munkaköri leírások, egyb szabályzatok, bizonylatok, kódszámrendszer, nyilvántartások, PC-s rendszerek dokumentumai. 2) Kérdőives felmérés (írásbeli) 3) Személyes megkérdezés (szóbeli, interjú). Rögzíteni kell a helyet, időt Lehetőleg ne legyen csoportos interjú. Az interjúra fel kell készülni Pontosság fontos Legyen a partnernek célja. A személyes konfliktusokat is meg kell hallgatni, de állást nem szabad foglalni. A KÉRDŐIV felmérést tesz lehetővé, leet nyílt és zárt. Helyzetfelmérés elemzése,

értékelése: folyamatok feltárása, adatok vizsgálata, követelmények felmérése. Módszerei: -Folyamatábrák: infós-, bizonylati-, tevékenység- és menüábra. -Táblázatok -Diagaramok -Mátrixok (portfólió, infós) -Összetett módszerek (Foly.felbontási-, adatáramlási- és infóelemzési ábra) Számítógépes rendszer megtervezése: 1) Feldolgozás módszerei: off-line, on-line, kötegelt, párbeszédes, időosztásos. 2) Adatok körének meghatározása 3)Kódszámrendszer kialakítása 4) Bizonylatok megtervezése. 5) inputok, outputok megtervezése Adatok körének meghatározása: A feldolgozásra kerülő adat megbízható legyen. A feldolg.tárgyait úgy kell adatszerűen leírni, hogy minden felhasználói igényt kielégítsen Az egyedek azok a személyek, tárgyak, események és fogalmak, amelyek egy adott rendszer tevékenységét meghatározzák. A tulajdonságok az egyedeket jellemző sajátosságok, a kapcsolat pedig két egyed közötti viszonyt

jelenti. Adathierarchia: A valós világ leírása egymással logikai kapcsolatban lévő adatrendszerrel történik. 1)Logikai adatstruktúra: adattétel (elemi adat), adatcsoport, logikai rekord és logikai fájl. 2)Fizikai adatstruktúra: mező (egy mező egy adattétel), blokk (fizikai rekord) és fizikai fájl. Fájl: valamilyen szempontból összetartozó egymással logikai kapcsolatban álló rekordok halmaza, amelyeket egy egységként kezelünk. Számítógépes rendszer: a KÓD valamely információhoz egyértelmű szabályok alapján hozzárendelt megkülönböztető jelsorozat. A kódrendszer a diszkrét elemek véges halmazából és a hozzárendelési szabályokból épül fel. Egyszerű, kezelhető, rövid, bővíthető Felhasználása: tárolás, feldolgozás, továbbítás, rejtjelezés, egyértelmű egyedi azonosítás és hatékonyság növelés. Kódfajták: sorszámos, csoportképző, decimális és alfanumerikus A kódszámok funkciói: azonosítók, megjelölő

kód, tranzakciós kód és ellenőrző kód (nem önmagában áll, a kódnak a részét képezi). Bizonylatok megtervezése: a számítógépes feldolgozás módszerei. Bizonylatok: a gazdasági műveletek során bekövetkező változások elsődleges feljegyzése. Számszerű, szöveges közléseket tartalmaz A bizonylati elv: számviteli feljegyzés csak a bizonylat (okmány) alapján készíthető. A vezetés és ellenőrzés eszköze. Tartalmi kellékei: bizonylat megnevezése, biz száma, szállítóadatai, kiállítás dátuma, gazdasági esemény leírása. Alaki kellékei: sorszámozás, tintával vagy írógéppel kitölteni, szabályszerű javítás, fejléc, táblázatos rész, lábléc. A számítógépes feldolgozás adatai: inputok megtervezése: törzsadatok: hosszabb időn át állandóan, többszörös felhasználás. forgalmi adatok: a változásokat, a gazdasági eseményeket írják le. Feldolgozás: karbantartás (felvitel, módosítás, törlés), listázás

Outputok megtervezése. Cél: viszonylag kis tömegű infó megjelenítése a nyomtatás során. A képernyős és papíros megjelenítést minden esetben mérlegelni kell. A rendszer bevezetése: A rendszer működésének tesztelése, dokumentációk összehasonlítása: szervezési (cél, folyamat, kódrendszer, input, output), kezelési (menüpontok kiválasztása, mezőkbe történő adatbevitel, kilépés a mezőkből, képernyőből, karakterek törlése, kurzor mozgatás, segítség), üzemeltetési (hardver, szoftver, technikai), betanítás, szervezői felügyelet a garanciális idő alatt. A működő rendszer értékelése: költségek: egyéni (szoftver, hardver beszerzés), folyamatos (bérköltségek). A haszon mérhető ill nem mérhető Hardver: a számítógép fizikailag megvalósított gépi eszközeinek összefoglaló megnevezése. Beviteli eszk.: =>központi Egység (háttértárak) => kiviteli eszközök Numerikus elv: a belső programtárolás elve.

Központi egység: itt műveletet végző egységek vannak Aritmetikai vagy logikai egység (alu) ez végzi a műveleteket. Vezetői egység: a műveletek elvégzési sorrendjét végzi el. Központi egység (cpu): operatív memória, gyorsan elérhető tároló Órajel: rezgést jelent (frekvencia), gyorsaságot vizsgálja. Beviteli eszközök: régen: lyukkártyaolvasó, minden lyuk egy jelet jelent; ma: mágneslemez. Háttértárak: mágneses elven működik Mágnes+jó vezető tér=áram. Kiviteli eszközök: nyomtató, monitor Szkenner: napolvasó, fényforrással megvilágított terület => eltérő intenzitás. Fotodiódák érzékelnek, a képek digitális formában tárolhatók, melyek grafikai programmal előhívhatók (bmp, ipg, gif). Ocr: optikai karakter felismerő program Lapolvasás: két henger közt történik a szkennelés. Sínágyas technika= >térbeli alakzatok is Ean13: 13 karaktert képes egy vonalkód jelképezni. Cdv: ellenőrző számjegy, ez van a

13 Pozición Opc-a: vonalkód olvasó. Hálózat: hálózati kártya (lan és wan) Lokális hálózatok: fémvezeték, elektromos jelek (zajos, hosszú, erősíteni kell). Optikai kábel: fény (drága, kevésbé zajos, jobb) Ethernet: netháló, vékony és vastag változata van. Topológia: a számítógépek kapcsolódása a hálózatra Színes, gyűrűs, csillag alakú és fa alakú hálózat. Szoftver: a számítógépes rendszerek működtetéséhez szükséges szellemi alkotás. Programok és a hozzájuk tartozó dokumentációk összessége. Rendszerszoftver: vezérlő: operációs rendszer, adatkommunikáció. Rendszertámogatás: szerviz, adminisztráció, biztonsági rendszer. Fejlesztő rendszer: fordító, serkentő, alkalmazásfejlesztő, programeditor Alkalmazói szoftver: ált. célú, szövegszerkesztő, táblázatkezelő, adatbáziskezelő, grafikon Gazdasági alkalmazások: termelés irányítás, ügyvitel. Tudományos alk: szakértői rendszer, tervezés, elemzés.

Egyéb: multimédia, játék Operációs rendszer: DOS, WINDOWS Állomány: fájl, van nevük és kiterjesztésük. DOS: név= 8 karakter, van 3 karakteres kiterjesztés: doc, txt, bat, exe, com. Két nagy fájltípus: text, asc2, bináris